Bent u klaar voor de EPD livegang?

Doe de 10 vragen-check!

De periode voorafgaand aan de livegang van het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) is chaotisch en gaat gepaard met grote risico’s op het gebied van registratie en declaratie. Of het nou gaat om een nieuwe versie van een bestaand EPD of een volledig nieuwe leverancier, u bent op zoek naar zekerheden. Heeft u overal aan gedacht? Met deze 10 vragen controleert u of de belangrijkste risico’s ten aanzien van de registratie en declaratie beheerst worden.

1. Heeft u uw risico’s in kaart gebracht en uw bijbehorende beheersmaatregelen vastgesteld?

Voer een prospectieve risicoanalyse (PRI) uit om potentiele en toekomstige risico’s te inventariseren en categoriseren. Breng alle risico’s in kaart met behulp van een risicomatrix en breng bestaande en gewenste beheersmaatregelen in kaart. Doe dit met zowel mensen van de werkvloer als medewerkers van de ondersteunende diensten, zodat alle expertise aanwezig is voor een goede en realistische inschatting.

Stel de volgende vragen: wat zijn de huidige risico’s en hoe worden deze risico’s beheerst in het nieuwe EPD? Vangen de werklijsten in het nieuwe EPD dezelfde (historische) risico’s af? Welke zelfgebouwde controles zijn ingebouwd in het oude systeem?

2. Zijn alle afdelingen betrokken bij de implementatie van uw nieuwe EPD?

Vergroot het draagvlak binnen de organisatie door het inzetten van ambassadeur(s) op verschillende afdelingen. Dit kan weerstand tegen de implementatie voorkomen of in ieder geval verminderen.

Stel de volgende vragen: zijn zowel de zorgprofessionals als de financiële afdelingen betrokken bij het totaalproject? Zijn deze medewerkers ook zichtbaar richting de gehele organisatie? Zijn er genoeg medewerkers van de financiële en zorgadministratieve afdeling aangehaakt?

3. Heeft u maatregelen getroffen voor een toekomstbestendige functionele inrichting die aansluit bij de werkvloer?

Inventariseer tijdens de implementatie welke doorontwikkelingen door de eindgebruikers gewenst zijn. Prioriteer vervolgens deze doorontwikkelingen en schets realistische verwachtingen richting de eindgebruikers. Op deze manier worden eindgebruikers bij de doorontwikkeling betrokken en kan onvrede in een vroeg stadium worden weggenomen.

Stel de volgende vragen: is er voldoende expertise en capaciteit aanwezig bij functioneel beheer? Is de inrichting van het EPD gecontroleerd door de juiste personen (polimedewerkers, medisch specialisten, zorgadministratie en financiële afdeling)? Heeft u na de implementatie voldoende kennis in huis om het EPD verder te optimaliseren?

4. Heeft u gegevens om te meten of de productie voor en na livegang gelijk is?

Stel vóór livegang een dashboard op met de parameters die u in de gaten wilt houden na de livegang. Deel dit dashboard periodiek met de organisatie. Zo betrekt u de gehele organisatie bij de implementatie en wordt snel ingespeeld op een mogelijke onderregistratie.

Stel de volgende vragen: welke indicatoren gaat u monitoren en welke zijn kritisch om te monitoren (KPI’s)? Wie is er verantwoordelijk voor deze monitoring? Hoe gaat u deze indicatoren monitoren? Sluiten de definities van de indicatoren in uw huidige en in uw nieuwe EPD op elkaar aan?

5. Weet u hoe u op zoek gaat naar de bron van (registratie)fouten na livegang?

Bedenk voorafgaand aan de livegang goed hoe u de in- en uitstroom van fouten gaat monitoren en analyseren én hoe u hier snel op kunt schakelen. Dit voorkomt dat een onnodige werkvoorraad gaat ontstaan en extra capaciteit nodig is om deze werkvoorraad weer weg te werken.

Stel de volgende vragen: is er voldoende kennis om de oorzaak van registratie- en facturatiefouten te vinden én te verhelpen? En is er extra ondersteuning beschikbaar om u te helpen met het oplossen van deze fouten in uw nieuwe EPD? Zijn de beschrijvingen van uw registratie- en declaratieprocessen aangepast in relatie tot inzet en gebruik van het nieuwe EPD?

6. Heeft u waarborgen getroffen om na livegang de facturatie snel te hervatten?

Ga vroeg in het proces in gesprek met uw zorgverzekeraar(s) en neem hen mee in de mogelijke risico’s voor de facturatie. Bedenk ook hoeveel tijd u zich kunt permitteren na de livegang mocht de facturatie niet snel op gang komen.

Stel de volgende vragen: in welke mate is de zorgverzekeraar meegenomen in de voorbereidingen van de implementatie? Heeft u fall-back mogelijkheden, bijvoorbeeld bij een bank? Heeft u goede afspraken gemaakt met uw zorgverzekeraars over bevoorschotting?

7. Worden uw financiële en zorgadministratieve afdelingen voor, tijdens en na livegang tijdig gevonden?

Informeer medewerkers tijdig via welk kanaal hulp gevraagd kan worden en zorg dat de financiële en zorgadministratieve afdelingen voldoende bezetting hebben om deze vragen te kunnen behandelen. Zorg dat de key-users de financiële en zorgadministratieve afdeling weten te vinden.

Stel de volgende vragen: hoe gaat u de organisatie op de hoogte houden over de ontwikkelingen rondom de livegang? Heeft u key-users aangewezen op de verschillende afdelingen binnen uw organisatie? Hoe weten medewerkers bij wie ze terecht kunnen met hun vragen? Is er daarnaast capaciteit beschikbaar om support te bieden op de werkvloer? Heeft u bijvoorbeeld een helpdesk en floorsupport ingericht de eerste weken na livegang?

8. Wordt er door de leverancier ondersteuning geboden ná livegang?

Maak afspraken met de leverancier over de vorm en periode van ondersteuning tijdens en na livegang. Bedenk hoe u deze ondersteuning optimaal kunt benutten en inzetten. De ondersteuning na livegang wordt namelijk snel afgebouwd terwijl er nog veel openstaande issues kunnen zijn.

Stel de volgende vragen: is er (voldoende) ondersteuning afgesproken met de EPD-leverancier na de livegang? En voor welke periode is deze ondersteuning afgesproken? Welke vorm van ondersteuning is dit (aanwezig in de organisatie, support calls, terugkomdagen, etc.)?

9. Zijn al uw medewerkers voldoende geschoold om het nieuwe EPD te kunnen gebruiken?

Bied al uw medewerkers scholing aan om kennis en draagvlak te vergroten. Voldoende kennis over het nieuwe EPD kan spanningen en weerstanden van medewerkers wegnemen.

Stel de volgende vragen: gaat u voor een klassikale, digitale of gecombineerde leeromgeving? Is in kaart gebracht welke medewerkers geschoold moeten worden en welke niet? Hoe meet u de participatie en effectiviteit van uw scholing?

10. Wanneer vindt u de implementatie geslaagd en afgerond?

Stel voorafgaand aan de livegang korte, middellange en lange termijn doelen op en pas de verwachtingen binnen de organisatie hierop aan. De go-live datum is niet gelijk aan de datum waarop alle historische problemen verholpen zijn. Realistische verwachtingen kunnen ontevredenheid na livegang namelijk voor een groot deel voorkomen.

Stel de volgende vragen: op welk moment vindt u de implementatie afgerond? En wanneer vindt u deze geslaagd? Welke harde en welke zachte criteria heeft u hiervoor geformuleerd? Op welk moment is de implementatiefase afgerond en wordt overgegaan naar de optimalisatiefase?

Een EPD-implementatie is voor elk ziekenhuis een enorm project dat grote financiële risico’s met zich meedraagt. De belangrijkste risico’s hebben we op basis van onze ervaringen met deze implementaties in deze checklist voor u samengevat. Wilt u advies over de implementatie van het EPD? Neem dan contact op met onze adviseurs Jeroen Brouwers (jeroen.brouwers@qconsultzorg.nl) en Karin de Booij (karin.de.booij@qconsultzorg.nl).