Door het dashboard het bos weer zien

Met de hoeveelheid informatie die tegenwoordig in zorginstellingen omgaat, is het (nood)zaak orde in de chaos te creëren en handhaven. Dashboards bieden in het bos van informatie uitkomst door informatie samen te vatten, alleen weer te geven wat echt van belang is en door de dynamische insteek maandelijks, wekelijks of zelfs dagelijks te updaten. Dit artikel laat u kennis maken met een aantal praktijkvoorbeelden waarin met vrij weinig moeite, heel veel meerwaarde gecreëerd is door handig gebruik van Excel.

Wat is een dashboard?

Een dashboard is vaak een visuele weergave van de voortgang van bepaalde Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) van processen of veranderingen. Een goed dashboard laat in een oogopslag zien hoe de zaken ervoor staan en creëert gericht overzicht op alleen de punten die van belang zijn. U kunt praktisch overal een dashboard van maken: u kunt monitoren hoeveel bedden er op elke afdeling beschikbaar zijn, wat het gemiddeld aantal ligdagen is per afdeling, het verloop van ziekteverzuim van het afgelopen half jaar en nog veel meer. Zolang zaken systematisch op dezelfde manier over langere tijd worden geregistreerd, wordt het al snel mogelijk een dashboard te maken.

Waarom dashboards in Excel?

Veel afdelingen die dagelijks data verwerken, registratie corrigeren, materiële controles afhandelen en facturen controleren, doen dat grotendeels in Excel. Van alle interne- en externe dataomloop is een groot deel geëxporteerd, bewerkt of verwerkt, geanalyseerd en gefinaliseerd in Excel. U begrijpt dat dit een grote koektrommel is voor de data analist. Van alle zaken waar u een dashboard van zou willen maken, is de kans vrij groot dat er vanuit uw Elektronische Cliënten Dossier (ECD) of data warehouse een export te maken is naar Excel die u in staat stelt uw eigen dashboard in elkaar te knutselen.

Voorbeeld 1 – Spoedeisende hulp

Om de praktijk in te duiken, nemen we het voorbeeld van een Spoedeisende hulp waar een normtijd gehanteerd wordt van maximaal 10 minuten per consult. Met een uitdraai van de registratie kan berekend worden hoeveel minuten ieder consult duurde en op welke dag dat was. In Excel bepalen we met behulp van een formule of dat aantal minuten de grens van 10 minuten overschreed. Door deze input te combineren, kunnen we een wekelijks rapport verversen dat er bijvoorbeeld als volgt uit ziet. Het stoplicht systeem is gebaseerd op een zelfgekozen ratio van aantal bezoeken versus het aantal overschrijdingen.

Voorbeeld 2 – Het zorgplan

In organisatie ‘De Waddeneilanden’ werd in 2015 duidelijk dat het zorgplan niet altijd binnen vijf dagen werd gevuld. Vanaf 2016 werd dit daarom per cliënt strak bijgehouden. Confronterend als het kan zijn, is toch besloten het dashboard zodanig op te bouwen dat de eventuele overschrijding per team inzichtelijk gemaakt wordt. Dit is een keuze die meer inzicht geeft in detail en daarmee meer maatwerk levert, maar ook spannende uitkomsten kan geven. Daarnaast willen de bestuurders de voortgang kunnen meten per week. Het stappenplan voor dit dashboard is als volgt:

Stap 1
Uitrekenen per cliënt hoeveel dagen het duurde voordat het zorgplan werd gevuld.

Stap 2
Met de formule ‘weeknummer’ het weeknummer (1 t/m 53) van de inschrijving extraheren.

Stap 3
Toevoegen van het target van vijf dagen. Het dashboard heeft deze input nodig. Met de toegevoegde kolommen ziet de dataset er als volgt uit.

Stap 4
Een draaitabel maken om alle informatie samen te vatten. In deze draaitabel kan per week het aantal dagen tot gevuld zorgplan inzichtelijk gemaakt worden, maar is nog niet erg handzaam. Zoals eerder genoemd laat een goed dashboard in een oogopslag zien wat van belang is. Een platte tabel met alleen cijfers is daarom vaak niet genoeg.

Stap 5
De draaitabel is vaak niet het eindproduct, maar een middel om het doel te bereiken. De laatste stap is de draaitabel te linken aan een grafiek die de uitkomsten van de draaitabel visueel maakt. Vaak worden dashboards door meerdere mensen gebruikt. Het is dan handig om het filter zodanig visueel te maken dat iedereen eenvoudig door de grote koektrommel kan navigeren. In Excel kunt u dit bereiken met een ‘Slicer’. Die werkt hetzelfde als een filter maar maakt het eenvoudiger en visueler. De uiteindelijke grafiek kan er als volgt uit zien, waarbij het filter in de bovenste afbeelding hieronder staat op Terschelling en week 49 t/m 53. Klikken op een andere week of team, doet de grafiek meteen verspringen zoals te zien in de onderste afbeelding.

Training

Goede informatievoorziening gaat hand in hand met het gebruik van goede dashboards. Daarom organiseert Q-Academy op 9 mei 2017 de training ‘Excel’, voor zowel de Langdurige Zorg als voor Ziekenhuizen. Tijdens deze training behandelen we een aantal praktijkvoorbeelden waarbij u zelf leert wat belangrijk is bij het maken van een dashboard en hoe u controle krijgt over de informatiekoektrommel.