De tracermethodiek: (nieuwe) energie voor uw intern auditsysteem

Op 24 september 2015 vond een intervisiebijeenkomst plaats over de tracermethodiek. Tijdens deze bijeenkomst bespraken we de uitvoering van de tracer en deelden het Deventer Ziekenhuis, het Amphia Ziekenhuis en het Zaans Medisch Centrum hun ervaringen vanuit de praktijk. Ook keken we naar een aantal uitdagingen bij het implementeren en uitvoeren van de methodiek. In dit verslag vindt u een aantal van de tips dat tijdens de bijeenkomst werd uitgewisseld.

Beleid

  • Bedenk wat uw organisatie wil bereiken met het uitvoeren van interne audits. Daarop volgt de keuze voor de methodiek(en). Laat de tracermethodiek aansluiten bij uw visie en ambitie.
  • Zorg, vóórdat u de traceraudits uitvoert, voor duidelijke afspraken en communicatie over o.a.:
    • Inzage in het patiëntendossier door auditoren, betrek hierbij een jurist of privacyfunctionaris.
    • De scoremethodiek (bijvoorbeeld het verschil tussen ‘niet geaudit’ en ‘niet van toepassing’).
    • Wanneer bij een score een toelichting gegeven moet worden door de auditoren.
    • Wie verantwoordelijk is voor (afdelingsoverstijgende) verbeterpunten.
    • De mogelijkheid om bevindingen die niet direct binnen de norm passen te noteren.
  • Start met traceraudits op de VIR’s (Qmentum) of de IPSG’s (JCI).
  • Laat auditoren ook de criteria die als ‘voldaan’ worden gescoord, onderbouwen in de rapportage. Dit is voor de afdelingen prettig om te weten.

Voorbereiding traceraudits

  • Communicatie over het hoe en wat van de tracermethodiek is belangrijk. Tip: maak een flyer waarin u vertelt wat de tracer is, hoe u hem uitvoert en wat het oplevert. Die kunt u achterlaten bij de mensen die u gedurende de dag spreekt en neerleggen in koffiekamers. Dit draagt bij aan de bekendheid van de tracers.
  • Geef vooraf een presentatie aan de medische staf over de tracermethodiek.
  • Kies patiëntengroepen met een hoog volume. Dit voorkomt dat er geen patiënt vanuit de gekozen patiëntengroep aanwezig is op de dag van de tracer.
  • Hoe meer focus, hoe meer concrete informatie en verbeterpunten een tracer oplevert.
  • Geef bij de focus de onderliggende normen en procedures als een hanteerbaar en overzichtelijk pakketje mee aan de auditoren. Zo kunnen zij zich goed voorbereiden.
  • Geef de auditoren de mogelijkheid om normen toe te voegen wanneer zij tijdens de tracer bijzonderheden constateren die niet direct tot de focus behoren.