Horizontaal toezicht: waarom, wanneer en hoe begint u?

In 2016 is er veel gezegd en geschreven over horizontaal toezicht in de zorg. De eerste pilots zijn afgerond en geëvalueerd en zowel NZa als Ministerie van VWS geven aan horizontaal toezicht een belangrijke ontwikkeling te vinden. Veel ziekenhuizen en GGZ-aanbieders volgen de landelijke ontwikkelingen op de voet, maar wachten nog met het zetten van concrete stappen. Voornaamste reden hiervoor is dat er nog geen eenduidig en sectorbreed beeld is over wanneer je kunt spreken van effectief werkend horizontaal toezicht (HT) en wat de normen zijn. Toch loont het de moeite om nu al aan de slag te gaan met de beheersing van uw processen en risico’s in deze processen. In dit artikel nemen wij u mee in het waarom, wanneer en hoe.

Wat is horizontaal toezicht in de zorg?

Bij horizontaal toezicht zijn transparantie, eigen verantwoordelijkheid en wederzijds vertrouwen kernbegrippen. Vooraf maken de zorginstelling en zorgverzekeraar afspraken over het toepassen van de registratieregels, de inrichting van registratieprocessen, beheermaatregelen, monitoring en de communicatie hierover. Horizontaal Toezicht beoogt daarmee het wederzijds vertrouwen te herstellen en de last van controles achteraf te verminderen.

Waarom begint u? En wanneer?

Een implementatie heeft alleen kans van slagen als voor alle betrokkenen duidelijk is wat het einddoel is. Toezichthouders en zorgverzekeraars hebben al aangegeven de meerwaarde van horizontaal toezicht in te zien. Ook veel zorgaanbieders staan achter de beoogde doelen van HT, maar willen zekerheid over hoe het kader eruit gaat zien alvorens hier tijd en geld in te investeren. Daarnaast is het om de implementatie tot een succes te maken noodzakelijk dat voor alle interne betrokkenen nut en noodzaak helder zijn. Door recente ontwikkelingen komen ook veel zorgaanbieders nu op een moment dat meerwaarde voor een brede groep betrokkenen mogelijk is. We zetten de voornaamste redenen voor u op een rij.

  • Actueel inzicht in kwaliteit registratie
    Controles vinden steeds meer plaats op recente en actuele data. De achterstanden van controles over voorgaande jaren zijn mede door het sneller uitvoeren van rechtmatigheidsonderzoeken (Handreikingen) voor een groot deel ingelopen. Zeker voor ziekenhuizen geldt dat het verbeteren van registratieprocessen al op korte termijn kan leiden tot minder werklast door controles en correcties achteraf.
  • Inzicht in hardnekkige risico’s
    Rechtmatigheidsonderzoeken zijn nu voor meerdere jaren uitgevoerd. Hierdoor is duidelijk welke risico’s hardnekkig zijn, grote financiële consequenties hebben of een groot aantal signaleringen bevatten. Hierop kan gericht ingezoomd worden.
  • Minder 'grijze' gebieden
    De afgelopen jaren zijn veel onzekerheden m.b.t. de interpretatie van wet- en regelgeving weggenomen. Hierdoor is het eenvoudiger om te toetsen wat een juiste registratie is en wat niet.
  • Beperkt aantal toekomstige wijzigingen
    De NZa heeft eerder haar voornemen uitgesproken om in de komende jaren het aantal wijzigingen in registratie- en declaratieregels te beperken. Kijkend naar dit jaar en het komende jaar is het aantal wijzigingen in de wet- en regelgeving inderdaad relatief beperkt gebleven. Een stabiel systeem betekent voor u als zorgaanbieder dat de aandacht verschoven kan worden van het implementeren van wijzigingen naar het verbeteren van de huidige registratie.
  • Sneller een juiste omzetverantwoording
    Veel instellingen en hun financiers zetten in op een snelle omzetverantwoording en goedgekeurde jaarrekening. Het aantal partijen waaraan verantwoord moet worden, kan daarbij de afgelopen jaren onder andere door de transitie fors toegenomen zijn. Het is raadzaam daarbij zelf de lead te nemen en volgens in een vast format te rapporteren over de kwaliteit van registratie en declaratie. Het helpt daarbij zeker als aangetoond kan worden dat het registratie- en declaratieproces op orde is (of dat bestaande risico’s ook op voorhand gekwantificeerd kunnen worden).
  • Meerjarenafspraken
    Er worden steeds vaker meerjarencontracten afgesloten. Dit geeft comfort aan aanbieders. Hierdoor kunnen zorgverzekeraars en zorgaanbieders ook tijd die eerder in onderhandelingen ging zitten, besteden aan het maken van procesafspraken en het voeren van structureel overleg over de kwaliteit van registratie ter verbetering van de registratie en declaratie.
  • Bewerkstelligen cultuuromslag en verkrijgen draagvlak zijn langdurige processen
    Uit de diverse pilots komt duidelijk naar voren dat het implementeren van horizontaal toezicht voor de meeste organisaties een cultuurverandering betekent. Zo’n verandering kost tijd. Door met kleine en concrete stappen te beginnen, worden resultaten tastbaar en is de kans op draagvlak bij stakeholders groter.
  • Aansluiting bij implementatie EPD/ECD
    Veel zorgorganisaties staan de komende jaren voor een implementatie van een nieuw EPD of ECD. Daarbij is het raadzaam om huidige processen en bestaande risico’s in kaart te brengen zodat deze meegenomen kunnen worden bij het ontwerpen van nieuwe registratieprocessen en het opleiden van medewerkers in het werken met het nieuwe systeem.

Hoe begint u?

Naast het 'waarom' en het 'wanneer' is ook het 'hoe' van belang. Wat kunt u al doen om stappen te nemen richting Horizontaal Toezicht? Het is raadzaam om eerst te bepalen wat de grootste risico’s zijn door een gedegen risicoanalyse uit te voeren. Het rechtmatigheidsonderzoek van 2016 en de voorgaande jaren kan daarbij een goed vertrekpunt zijn om prioritering en scope aan te brengen. Welke risico’s zijn consistent en van zulke omvang in bedrag en aantallen dat dringende actie gewenst is? Voor die registratieprocessen moeten vervolgens taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB’s) met betrekking tot het RSAD-proces in overleg met alle betrokkenen vastgesteld worden. Alleen het beschrijven van processen en TVB’s is uiteraard onvoldoende. Dat zal enkel leiden tot een papieren tijger. Om resultaten te bereiken is het essentieel om met stakeholders de PDCA(Plan-Do-Check-Act)-cyclus volledig te doorlopen. Hiervoor is het gestructureerd en periodiek blijven meten, rapporteren, bespreken en bijstellen van processen noodzakelijk.

Het transparant communiceren en bespreken van de resultaten met zowel interne als externe stakeholders is een belangrijke succesfactor om bewustzijn en draagvlak voor compliant registreren en declareren te vergroten. Het einddoel is namelijk niet het invoeren van Horizontaal Toezicht op zich, maar samenwerking tussen aanbieders, financiers en toezichthouders op basis van gefundeerd vertrouwen.