Bijsturen op productie(afspraken) met integraal capaciteitsmanagement

Met behulp van integraal capaciteitsmanagement kunnen ziekenhuizen concreet bijsturen op de (financiële) doelen. In plaats van afdelingen en (deel-)capaciteiten zoals de poliklinieken, operatiekamers, kliniek en dagverpleging te beschouwen als afzonderlijke entiteiten, wordt er ziekenhuisbreed bekeken hoe de capaciteit (her)verdeeld kan worden. Zie figuur 1 ter illustratie.

Flexibeler omgaan met capaciteit loont

In een ziekenhuis worden operaties of bedden rondom één specialisme vaak ingepland gedurende een langere periode. Wanneer flexibeler met capaciteit wordt omgegaan, leidt dit tot een dynamischere organisatie en helpt dit om de stuurbaarheid, efficiency, kwaliteit en het service-level te verhogen. Natuurlijk heeft dit ook effect op de financiële resultaten. Denk goed na over hoe een patiënt het beste een ziekenhuis kan doorreizen, bijvoorbeeld met behulp van een zorgpad. Zo kan de beschikbare capaciteit vraaggestuurd, waardegedreven, op tijd en op een juiste manier worden ingezet.

Integraal capaciteitsmanagement heeft raakvlakken met de strategische, tactische en operationele sturingsniveaus. De vraagstukken rondom integraal capaciteitsmanagement kunnen zowel top down als bottom up bekeken worden. Hier ligt dan ook de kracht. Het verbindt de strategische besluiten met de tactische en operationele uitvoering ervan of vice versa. Het geeft de mogelijkheid om op tijd bij te sturen.

Met behulp van een tactisch planningsoverleg kan de capaciteit van de operatiekamers over een kortere termijn worden herverdeeld. Het resultaat? OK benutting neemt toe, wacht- en doorlooptijden dalen aanzienlijk en het personeel in de kliniek wordt op basis van de daadwerkelijke zorgvraag ingezet.

Strong controllership met integraal capaciteitsmanagement

Bij het integraal managen van capaciteit komt besluitvorming vaak gezamenlijk (zorgmanagement en medisch management) en evidence-based tot stand. Historische verantwoordingsinformatie maakt daarbij steeds meer plaats voor feedforward informatie, zodat tijdige bijsturing mogelijk wordt. Daarmee is integraal capaciteitsmanagement een belangrijk instrument voor de controller van wie (steeds) meer de rol van business partner wordt verwacht.

Integraal capaciteitsmanagement in de praktijk

In dit voorbeeld wordt een concrete praktijkcasus beschreven rondom een bariatrische patiëntengroep. De behandelingen voor bariatrische patiënten worden vaak georganiseerd vanuit een eigen entiteit, zoals een expertisecentrum al dan niet binnen een ziekenhuis, die is gespecialiseerd in verschillende (operatieve) behandelingen voor overgewicht. Voorbeelden van operaties zijn een Gastric Bypass, een Gastric Sleeve en een Maagband operatie.

Met de zorgverzekeraar werd afgesproken dat de productieafspraak verhoogd zou worden, het bleek om 100 patiënten per jaar te gaan. Na analyse van de karakteristieken van de patiëntengroep bleek dat er rekenkundig 20 extra OK dagen nodig waren, waarna er 5 patiënten per OK dag door zouden stromen naar de klinische afdeling. De OK capaciteit van het betreffende ziekenhuis bleek echter binnen de bestaande kaders voor 100% verdeeld. Ook andere specialismen maken gebruik van de OK, zodat er niet direct structureel OK tijd kon worden herverdeeld. Daarnaast was er op de klinische afdeling ook geen ruimte om de patiënten op te nemen. Kortom, de toezegging naar de verzekeraar was gedaan maar de capaciteit bleek niet beschikbaar. Wat nu? Er werd besloten het capaciteitsprobleem integraal te bekijken.

Op het strategische niveau werd besloten om de bestaande kaders rondom de capaciteit uit te breiden. Aan het tactische niveau werd de opdracht gegeven om dit in samenspraak met het operationele niveau in te regelen. Er werden verschillende scenario’s opgesteld. Uit analyse bleek dat bij het verlengen van de bedrijfstijden op weekdagen er 1 patiënt per OK dag extra geopereerd kon worden. Op zaterdag kon er alleen volgens het “tweetafel-principe” worden geopereerd in verband met de benodigde ondersteuning en dit betekende dat er 10 patiënten extra geopereerd konden worden. Een aantal andere specialismen gaf door verschillende oorzaken incidenteel een OK dag terug waardoor er flex-OK’s ontstonden die op een kortere termijn (8 weken van te voren) werden verdeeld en die deels gelabeld konden worden voor deze patiëntengroep. Na een analyse rondom de klinische afdeling volgde het besluit. Er werd gekozen voor een combinatie van de eerder beschreven scenario’s.  Zo werd de productieafspraak met de verzekeraar toch nagekomen, ondanks dat het productiejaar al ver gevorderd was.

Kortom, integraal capaciteitsmanagement blijkt hét instrument wanneer bijgestuurd moet worden op reeds gemaakte productieafspraken. Q-Consult Zorg kan u daarbij ondersteunen. Wilt u weten hoe Integraal capaciteitsmanagement uw organisatie verder kan helpen en u de mogelijkheid geeft om uw (financiële) doelen te behalen? Neem dan contact op met onderstaande consultant.