De paarse krokodil van de zorg: hoe komen we ervan af?

Op 5 juli organiseerden wij een intervisiebijeenkomst over het thema (Ont)Regel de Zorg. Uit het onderzoek van de denktank (Ont)Regel de Zorg blijkt namelijk dat professionals in de zorg maar liefst 40% van hun tijd met administratieve handelingen bezig zijn. Hier zitten heel wat welbekende ‘paarse krokodillen’, de metafoor voor bureaucratie en regelzucht, tussen. Met 18 deelnemers uit 13 verschillende ziekenhuizen gingen wij in gesprek over de regeldruk in de zorg. Welke paarse krokodillen zagen zij? En hoe komen we ervan af?

Marit Buijs van het Erasmus MC en Thomas Bakker van het Spaarne Gasthuis namen ons mee in hun plan van aanpak om de regeldruk in hun eigen organisatie te verminderen. Vervolgens zijn de deelnemers aan de slag gegaan om hun visie op ‘ontregelen’ te formuleren en een stappenplan op te stellen. De belangrijkste uitkomsten?

  1. Gebruik boerenverstand: wanneer een groot deel van de zorgprofessionals een registratie niet als meerwaarde ziet, moet gekeken worden naar het oorspronkelijke doel. Is het middel inmiddels het doel voorbij geschoten? Kan het doel niet bereikt worden op een andere manier? 
  2. Vertrouw in professioneel handelen: zorg dat de basisvoorwaarden (zoals opleiding) voor professioneel handelen in uw organisatie aanwezig zijn en maak op basis daarvan keuzes om (kwaliteits)registraties niet meer uit te voeren.
  3. Communiceer helder over het nut van regels en registraties. Professionals en patiënten gaan minder regeldruk ervaren als ze beter geïnformeerd worden over nut en noodzaak van een bepaalde handeling en deze daardoor niet meer als een overbodige last ervaren. Zo leveren registraties ook een schat aan informatie op, op basis waarvan we de kwaliteit van zorg steeds verder verbeteren.
  4. Bevraag coassistenten en stagiaires waar zij zich over verwonderen. Zij verbazen zich nog over zinloze regels die ooit in het leven geroepen zijn, terwijl ze voor de medewerkers ‘part of the job’ zijn geworden.
  5. Heb lef! Heb met certificerende instanties het gesprek over wat uw doelstelling is als organisatie en welke instrumenten u daarvoor gebruikt om dat te bereiken. Durf vervolgens ook keuzes te maken om bepaalde informatie niet aan te leveren.
  6. Werk samen met andere organisaties in de regio: neem gezamenlijk als regio een standpunt in over het aanleveren van bijvoorbeeld informatie ten behoeve van keurmerken. 
  7. Ga het gesprek aan met de patiënten van uw organisatie. Welke informatie hebben zij nodig om een goede keuze te maken?
  8. Geef iedereen in de organisatie de kans om mee te denken: richt een (digitale) plek in, bijvoorbeeld een rode knop op het intranet, waar medewerkers hun ontregelideeën kunnen indienen. Vraag daarbij waarom de regel verbroken moet worden en hoe dit volgens de professional gerealiseerd kan worden.
  9. Begin klein: maak een top 10 van de verbeterideeën en ga daarmee aan de slag. Communiceer helder en gericht over regels die geschrapt of verbeterd zijn en wat dat betekent in de dagelijkse praktijk.  
  10. Vier de successen en maak het leuk!

De prangende vraag die aan het eind door deelnemers van de intervisie werd gesteld: “Wanneer is de volgende bijeenkomst?” Deze komt er zeker! We gaan een vervolgbijeenkomst plannen waarbij organisaties de gelegenheid krijgen om best practices te delen met anderen. Houd de nieuwsbrief dus in de gaten!