Personeelstekort in de zomer: hoe blijven we kwaliteit van zorg leveren?

Personeelstekorten in de zomer; deze zomer was het een onderwerp dat veelvuldig voorbij kwam in het nieuws. Zo liet de NOS weten dat één op de drie wijkzorgorganisaties het zomerrooster niet rond kreeg en waarschuwde het CNV voor een ‘zorginfarct’. Het nijpende tekort aan personeel houdt ook onze consultants bezig, want we willen ondanks dit tekort kwalitatieve zorg blijven leveren. Consultant Henrike interviewde collega Pieter, expert op het gebied van capaciteitsmanagement. Pieter ondersteunde de afgelopen zomermaanden een instelling voor ouderenzorg bij het analyseren van de knelpunten in de zomerroosters. Welke oplossingen zijn er voor het vullen van het zomerrooster? En hoe heeft hij deze instelling verder geholpen?

Pieter, wat was precies de vraag van de instelling?
De hoofdvraag was: "hoe realiseren we in de zomermaanden kwaliteit van zorg nu we te maken hebben met een personeelstekort?".

Hoe heb je dit project aangepakt?
Samen met zorgverleners, zorgmanagers, teamleiders en de planners heb ik onderzocht wat de knelpunten zijn in de totstandkoming van de (zomer)planning. Hoe komt het dat de planning niet rond komt? Daarna hebben we met verschillende medewerkers verbetermogelijkheden bedacht om zowel in de zomer als voor de lange termijn kwalitatieve zorg te leveren. Deze verbetermogelijkheden hebben we uitgewerkt tot een concreet activiteitenplan. Een deel van dit activiteitenplan is deze zomer uitgevoerd.

Kun je een voorbeeld geven van een oplossing?
Een voorbeeld van een kortetermijnoplossing is om medewerkers zonder zorgtaken, zoals de vakantiehulpen, een uitbreiding in contracturen te geven. Zij nemen taken over van de zorgmedewerkers. Zo kunnen de zorgmedewerkers zich volledig op de zorg richten, maar blijft er ook aandacht voor service en welzijnsactiviteiten. Duurzame oplossingsrichtingen, op de lange termijn, zijn te vinden in het inzichtelijk maken van een langere planningshorizon en het afstemmen van de formatie op de (verwachte) zorgvraag. Ook het opzetten van een strategische personeelsplanning is belangrijk voor een duurzaam personeelsbeleid. Maar, eerlijkheid gebied te zeggen dat het personeelstekort in de ouderenzorg natuurlijk niet opgelost wordt met zo’n analyse. Wel is het mogelijk om personeel zo efficiënt mogelijk in te zetten en te kijken hoe we het personeel dát er is zo slim mogelijk kunnen inzetten en hoe we hen kunnen ondersteunden. Dáár is nog veel winst te behalen.

"Ook het opzetten van een strategische personeelsplanning is belangrijk voor een duurzaam personeelsbeleid. Maar, eerlijkheid gebied te zeggen dat het personeelstekort in de ouderenzorg natuurlijk niet opgelost wordt met zo’n analyse."

Welke rol heb jij vanuit Q-Consult Zorg vervuld in dit project?
Wij hebben een quickscan uitgevoerd op de knelpunten in het zomerrooster en samen met de medewerkers gekeken naar concrete oplossingen. Dit zorgt voor draagvlak onder medewerkers om samen op projectmatige wijze te komen tot concrete oplossingen op de korte termijn. “Wat leuk dat wij hierover bevraagd en bij betrokken worden!”, was een opmerking die veelvuldig voorbij kwam. Heel leuk! Ook is er gekeken naar oplossingen voor de lange termijn, zoals het vaststellen van een minimale functiemix en werknemers meer inzicht geven in openstaande diensten op langere termijn. Als medewerkers hier meer inzicht in hebben kunnen zij zich hierop inschrijven en vooral hun privéleven hierop inrichten. Vanuit onze ervaring met capaciteitsmanagement, plannen en roosteren en de trainingen die wij vanuit Q-Academy geven over Slimmer roosteren in de zorg en Duurzaam roosterbeleid in de zorg, hebben we als organisatie veel expertise op dit thema.

Wat vind jij het leukste aan deze opdracht?
Het enthousiasme, de creativiteit en betrokkenheid van de medewerkers van de instelling bij het komen tot oplossingen. Dit geeft veel energie. Daarnaast is het natuurlijk een zeer actueel onderwerp dat onlangs weer uitgebreid in de media was. Ik vind het belangrijk om júist de zorgverleners zelf te betrekken. Samen met de zorgverleners, het management en de planners verbinden we de werkvloer en de (papieren) verwachting qua kwaliteit van zorg. Zo zijn we tot concrete implementeerbare oplossingen gekomen. Dit geeft niet alleen veel voldoening maar draagt ook bij aan de kwaliteit van de zorg.

Het personeelstekort in de langdurige zorg is een actueel en (voorlopig) blijvend probleem. Bent u op zoek naar manieren om de tijdelijke pieken in de roosters te ondervangen (zoals rond de vakanties en de feestdagen)? Of worstelt u door het jaar heen met de uitdaging om de juiste balans te vinden tussen zorgvraag, personeelsaanbod en de wensen van medewerkers? En wilt u hier een training over volgen (bijvoorbeeld: Slimmer Roosteren of Duurzaam Roosterbeleid) of over van gedachten wisselen met één van onze consultants? Neem dan contact met ons op!