Process mining: basis voor VBHC

VBHC: maximale waarde van zorg voor de patiënt en het reduceren van zorgkosten. Daarmee vraagt VBHC om een fundamentele verandering in de organisatie van zorg. Een belangrijke eerste stap is de identificatie van patiëntengroep(en). Met deze afbakening maak je het mogelijk een patiëntgroep te begrijpen en het proces dat er bij hoort te doorgronden. Waar zitten de inefficiënties en de onregelmatigheden? Wanneer dit in kaart is gebracht, is het mogelijk om de uitkomsten en kosten te koppelen. Het resultaat? De toegevoegde waarde wordt zichtbaar: een onontbeerlijke voorwaarde voor VBHC. Maar hoe kun je nu die processen doorgronden? Process mining helpt!

Regels en richtlijnen zijn ervoor bedoeld om de diagnose en het behandelproces gestroomlijnd te laten verlopen. De analyses met process mining geven inzicht in hoeverre deze regels en richtlijnen in de praktijk worden opgevolgd en waar de afwijkingen zitten. Een procesmodel kan gemaakt worden op basis van patiënt nummer (mag anoniem), tijdstempel en naam van de (zorg)activiteit.

Een voorbeeld uit de praktijk
Q-Consult Zorg heeft met behulp van process mining voor één van haar klanten een doorlichting gedaan van het behandelproces van Reumatoïde Artritis. Zo ontstaat een diepgaand begrip van het gehele behandelproces door nieuwe inzichten in procesvariatie, behandelvariatie en doorlooptijden.

Wat laat de analyse zien?
De analyse heeft laten zien dat veel patiënten een uniek en beperkt gestandaardiseerd pad doorlopen tijdens de diagnose en behandelfase van Reumatoïde Artritis. Een deel van de variatie kan toegeschreven worden aan behandelvariatie door artsen. Verder werd ook duidelijk dat patiënten vaak langer in behandeling zijn dan verwacht op basis van het zorgpad. De langere doorlooptijd werd veroorzaakt door lange lead times gedurende de behandeling.

Door middel van visuele presentaties heeft process mining laten zien hoe patiënten de diagnostische en behandelfase doorlopen. Met behulp van diverse aanknopingspunten kan zo worden bepaald of de procedure of uitvoering van het proces verbeterd kan en moet worden. Process mining, en de uitkomsten daarvan, heeft ervoor gezorgd dat zorgprofessionals evidence-based discussie kunnen voeren over patiëntgroeperingen, waarde toevoeging en behandelprocedures.

Mogelijkheden voor de toekomst
Tijdens het onderzoek blijkt process mining om de volgende redenen een geschikte methode om processen in de gezondheidszorg te analyseren.

  • De methode is snel, visueel en begrijpelijk voor alle betrokken partijen.
  • Process mining kan evidence-based discussies op gang brengen op vele niveaus binnen de organisatie.
  • Process mining is geschikt om op strategisch niveau Value-Based Health Care, Patient Centered Care en projecten met ketenpartners te analyseren.
  • Process mining kan op tactisch niveau inzicht geven in ontstaan van werkdruk, samenwerking tussen afdelingen en herkomst van werkzaamheden.
  • Door processen te standaardiseren kunnen verwachtingen van personeel, management én patiënten worden gemanaged en kan de samenwerking tussen verschillende afdelingen worden verbeterd.

Het onderzoek dat door Q-Consult Zorg is gedaan voor behandelprocessen in het ziekenhuis is ook toepasbaar in de GGZ of binnen de farmacie. Doorlooptijden, bottlenecks en inzicht in zorglogistieke vraagstukken worden met process mining beter inzichtelijk.

Ook aan de slag met process mining?
Wilt u weten wat process mining voor uw organisatie kan opleveren? Dan kan deze exercitie als ‘pilot’ worden toegepast op één specifiek onderdeel, bijvoorbeeld op een proces waar zorgactiviteiten, kosten en/ of toegevoegde waarde niet of nauwelijks inzichtelijk zijn. Of door een plotselinge toename van werkdruk. Bent u van plan om binnenkort te gaan samenwerken met andere afdelingen of wilt u de samenwerking aangaan met ketenpartners, dan geeft process mining een goede basis. Meer weten over deze pilot? Neem contact op met onderstaande consultant(s).