Door de productmatrix het bos weer zien

Voor veel zorgaanbieders was 2015 een bewogen jaar. Zeker aanbieders met veel gemeentelijke contracten liepen voor de Wmo 2015 tegen veel individuele inkoopafspraken aan. Dit leidde voor veel zorgaanbieders tot een woud aan zorgproducten, productcodes en unieke voorwaarden, die ook allemaal ingericht en gemonitord moesten worden. Hoe pak je dat aan?

Careyn, een organisatie voor thuiszorg, verpleging, verzorging en maatschappelijke dienstverlening, worstelde hier ook mee. Begin 2015 werkten ze aan een bestand dat de ICT-afdeling zou gebruiken voor de inrichting in hun softwaresysteem. In het begin verliep dit stroef; ze vonden geen makkelijk format dat overzicht en inzicht bood in alle gemaakte afspraken. Nog moeilijker werd het toen bleek dat gemeenten allen de term ‘begeleiding’ gebruikten, maar dit inhoudelijk verschillend invulden. Aparte codes waren dus nodig om dit verschil inzichtelijk te maken. Dit leidde ertoe dat het oorspronkelijke uitgangspunt, zo min mogelijk codes, in het gedrang kwam.

Met alle verschillen in productomschrijvingen, -tarieven, iWmo-codering en uitzonderingen, worstelden ICT en de zorgadministratie in 2015 met de vraag "Hoe kunnen we al die externe codes vertalen naar logische interne producten?". De oplossing bleek eenvoudig doeltreffend: AWBZ-coderingen, die al bij velen bekend waren, gebruiken als input voor de interne productcodes.

Om het resultaat hiervan inzichtelijk te krijgen, plaatsten ze zoveel mogelijk informatie in één Excelbestand: de productmatrix. In één tabblad zijn met bijna 40 kolommen breed zoveel mogelijk contractafspraken uitgesplitst, gecategoriseerd en samengevat. Gegevens die niet direct in het overzichtstabblad pasten maar wel nuttig waren, staan in andere tabbladen.

Deze matrix van gegevens bleek de gouden combinatie van productcodes, tarieven en facturatiedata in één bestand: de productmatrix. Deze productmatrix hielp bij de implementatie van de Wmo 2015, aan de hand waarvan ICT-systemen ingericht konden worden en de facturatie op gang geholpen kon worden. Careyn bleek in staat al in het eerste deel van 2015 zorg, geleverd vanuit de Wmo, te factureren. Verrassend was echter dat bleek dat meer medewerkers en meer afdelingen gebruik maken van de productmatrix dan van origine bedoeld was. Zo wordt de matrix bijvoorbeeld gebruikt als input voor productkaarten die wijkteams gebruiken voor hun registratie. Ook de consultants van Q-Consult, die Careyn ondersteunen bij verschillende processen rondom de Wmo maken gebruik van de verzamelde gegevens in de productmatrix. Het is een goed hulpmiddel, wat antwoord geeft op vragen als:

"Welke producten hebben we afgesproken met gemeente X?"
"Wanneer factureren we voor gemeente Y?"
"Moeten deze aantallen vertaald worden naar uren, dagdelen of dagen?"
"Doet de gemeente of Careyn de CAK aanlevering?"

Na de goede ervaringen van het afgelopen jaar, gebruikt Careyn de opgezette productmatrix in 2016 weer. De producten voor 2016 zijn geformuleerd door specifieke gemeentegegevens met elkaar te combineren. Dit werkte: het aantal codes liep terug van 300 naar 60.

Tips

Wilt u ook werken met een productmatrix? We hebben alvast een aantal belangrijke tips voor u op een rijtje gezet.

Tip 1: Denk vooraf na over de inrichting van de matrix.
Maak een logische verdeling in de kolommen die in het tabblad komen te staan. Splits zoveel mogelijk informatie uit die te herleiden is naar individuele kenmerken. Formuleer de kolommen op een wijze dat het aantal invulmogelijkheden geminimaliseerd wordt. Voorbeeld: in kolom F staat in de eerste regel "Uursoort"; de mogelijkheden waar per productcode uit gekozen kan worden, zijn ‘Minuut’, ‘Uur’, ‘Dagdeel’, ‘Dag’ of ‘Maand’. Dit maakt het doen van analyses makkelijker, duidelijker en effectiever. Met alle gemeenten onder elkaar in één tabblad worden ook filters en draaitabellen ontzettend waardevol. Dit zorgt namelijk voor veel meer mogelijkheden in samenvatten, overzichten draaien, kruisdoorsnedes en het toonbaar maken van overeenkomsten en verschillen.

Tip 2: Het is belangrijk om afspraken te maken over het beheer van de matrix om te voorkomen dat er verschillende versies ontstaan.
Zorg dat één persoon consequent wijzigingen doorvoert en bewaar de matrix op één centrale plek, bijvoorbeeld een netwerkschijf. Let er daarbij op dat er geen verschillende versies ontstaan.

Tip 3: Houd bij waar de gegevens in de matrix vandaan komen, zodat u altijd terug kunt zoeken naar specifieke afspraken.
Dit kunt u bijvoorbeeld doen door in een apart tabblad een lijstje met bronbestanden bij te houden of links in te voegen naar locaties op een netwerkschijf.

Vindt u het fijn om hier met ons eens over door te praten? Neem gerust contact met ons op!