Rechtmatigheidscontroles MSZ 2015

Veel ziekenhuizen spanden zich in het najaar van 2015 fors in om de resultaten van het zelfonderzoek 2014 tijdig op te leveren. Tijd om nu lang stil te zitten is er niet, want ook dit jaar staat uw ziekenhuis weer voor de uitdaging het zelfonderzoek 2015 efficiënt, nauwkeurig en tijdig te doorlopen.

Dit jaar besloten de NVZ, NFU en ZN samen nog meer in te zetten op structurele samenwerking bij de efficiënte inrichting van de declaratie- en controleketen. Dit heeft zich vertaald tot de Handreiking Rechtmatigheidscontroles Medisch Specialistische Zorg 2015, waarin ziekenhuizen over de omzet van 2015 een zelfonderzoek uit moeten voeren. De te leveren inspanningen zijn niet kleiner dan het voorgaande jaar. Wel is er met de huidige handreiking op voorhand meer duidelijkheid over de uit te voeren werkzaamheden, waardoor ziekenhuizen de inzet beter kunnen plannen.

Welke stappen moet u zetten?

De handreiking 2015 borduurt voort op de convenantafspraken die de NVZ eerder dit jaar samen met ZN en NFU heeft gemaakt, om de rechtmatigheidscontroles meer naar voren te halen. Het tijdspad is dan ook veranderd ten opzichte van vorig jaar, wat betekent dat u nu alvast een begin moet maken met de opzet en planning van de controles in uw eigen ziekenhuis.

  1. Maak een planning: sluit aan bij de planning van de jaarrekening en plan het uitvoeren van de deelwaarnemingen.
  2. Kies een peildatum om de data te bevriezen. De totale onderzoeksmassa betreft de in 2015 gesloten DBC’s en in 2015 geleverde overige zorgproducten, ongeacht het moment van declareren.
  3. Voer de deelwaarnemingen uit en bepaal welke constateringen wel of niet moeten worden meegenomen in de bepaling van de financiële impact.
  4. Vul bijlage 3 in (het financieel rapportage-format per UZOVI) en rond het ‘Rapport van bevindingen’ voor de accountant af.
  5. Start met het corrigeren van de microcorrecties.

Tijdspad

Volgens het huidige tijdspad moet de controle op 1 juni door het ziekenhuis zijn afgerond. Een maand later moeten ziekenhuizen het rapport van bevindingen voor de accountant afronden en de rapportage aan representerende zorgverzekeraars aanleveren. De correcties op microniveau moeten uiterlijk in oktober zijn afgerond, waarna vervolgens tot begin december de review door de zorgverzekeraars plaatsvindt.

Verschillen 2014-2015

De handreiking is opgesteld met als basis de controlepunten uit de handreiking 2014. De aanpak van het zelfonderzoek 2015 kent dan ook grote overeenkomsten met voorgaande zelfonderzoeken. Er is een aantal belangrijke veranderingen ten opzichte van het zelfonderzoek 2014.

De belangrijkste verschillen op een rij:

  • Het tijdpad van het onderzoek. De tijdfasering van het zelfonderzoek is zodanig aangepast, dat ziekenhuizen de controlewerkzaamheden en de uitkomsten van het zelfonderzoek kunnen gebruiken voor de verantwoording van de betrouwbaarheid van de gedeclareerde zorgproductie in de jaarrekening.
  • Voor het bepalen van het aantal deelwaarnemingen is een beslisboom ontwikkeld. Deze heeft als doel de controle risicogericht aan te pakken en daarmee de administratieve last bij het uitvoeren van deelwaarnemingen terug te dringen.
  • Bij enkele controles zijn zorgactiviteiten veranderd of toegevoegd. Daarom is het van belang om de query’s van het vorige zelfonderzoek opnieuw kritisch te beoordelen.
  • De controles waarin ziekenhuizen face-to-face-contacten feitelijk moeten aantonen, kunnen in één deelwaarneming worden uitgevoerd.

Visie

Nu er meer duidelijkheid is over de controlepunten kunnen alle ziekenhuizen starten met het uitvoeren van het zelfonderzoek. We adviseren ziekenhuizen om bij geconstateerde onrechtmatigheden en omissies, ook actief de achterliggende foutoorzaken te analyseren en verbetermaatregelen door te voeren. Hierdoor komt u als organisatie verder in control en heeft u meer grip op uw financiële risico’s. U voorkomt dat uw organisatie in de komende jaren opnieuw te maken krijgt met piekbelasting bij nieuwe rechtmatigheidscontroles. Proactief inspelen op wijzigingen in wet- en regelgeving, afspraken maken over registratieprocessen en het inrichten van beheermaatregelen, maken ook dat uw organisatie (steeds meer) klaar is voor Horizontaal Toezicht. Waarmee de nadruk in de toekomst niet meer op achteraf controleren ligt maar ziekenhuizen gedurende het jaar zelf controles op registratieprocessen- en uitkomsten uitvoeren.

Ondersteuning Q-Consult Zorg, Casemix en Q-talent

Tijdens de afgelopen zelfonderzoeken begeleidden onze experts op het gebied van zorgregistratie en planning & control veel ziekenhuizen bij het doorlopen van het zelfonderzoek. Bijvoorbeeld bij het opstellen van rapportages en het uitvoeren van data-analyses. Daarnaast zetten veel ziekenhuizen de hoogopgeleide jonge professionals van Q-talent in, voor extra capaciteit bij het uitvoeren van steekproeven en correcties.

Ook dit jaar staan we weer voor u in de startblokken. Zo is Casemix Correct aangepast aan de nieuwe controles en verder geoptimaliseerd voor het gestructureerd verwerken van correcties op microniveau met financiële impact. Tien ziekenhuizen maken nu al gebruik van Casemix Correct voor het zelfonderzoek 2015. Wat uw uitgangssituatie of specifieke behoefte ook is: we helpen u de komende periode graag bij een efficiënte, nauwkeurige en tijdige oplevering van de zelfonderzoeken.