De uitgangspunten voor het inrichten van de three lines of defence

De uitgangspunten voor het inrichten van de three lines of defence

Efficiënte en effectieve administratieve processen én het in één keer juist en tijdig registreren zijn twee van de uitgangspunten van Horizontaal Toezicht. Om verbeteringen door te voeren in de processen van registratie en toezicht en te voldoen aan de uitgangspunten voor Horizontaal Toezicht, is het belangrijk de three lines of defence in te richten. Wat zijn de three lines of defence en hoe kunt u deze inrichten binnen uw organisatie?

Voor Horizontaal Toezicht is het van belang de bedrijfsvoering zodanig in te richten dat het proces van registratie en toezicht op deze registratie voldoet aan de wet- en regelgeving én dat duidelijk is wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen zijn. Vaak is dit proces voor het grootste gedeelte belegd bij de zorgadministratie of financiële administratie. Om aan de uitgangspunten van Horizontaal Toezicht te voldoen is het zaak om in dit proces een onafhankelijke audit uit te kunnen voeren. Dit doet u door middel van het inrichten van de three lines of defence.

De three lines of defence
Iedere organisatie heeft al ingerichte lines of defence. Het is de uitdaging om deze te optimaliseren. De eerste line of defence is verantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van beheersmaatregelen op correcte registratie. De tweede line of defence ondersteunt de eerste line of defence en is verantwoordelijk voor het uitvoeren van overkoepelende beheersmaatregelen en het vastleggen en acteren op controleresultaten. De derde line of defence is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het dossier door onafhankelijke review en steekproeven op de beheersmaatregelen. Ook wordt hier de rapportage gemaakt. Bij een optimale inrichting van de three lines of defence is voor alle betrokkenen duidelijk welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB’s) zij hebben én handelen zij hiernaar. Ook worden de prestaties en tevredenheid van medewerkers bewaakt.

Bron: HEAD Handreiking Control Framework 2015, p. 18
Bron: HEAD Handreiking Control Framework 2015, p. 18

Correcte registratie aan de bron
Het in één keer juist en tijdig registreren en declareren van rechtmatig geleverde zorg vindt zo vroeg mogelijk in de registratie- en declaratieketen plaats. Bij veel organisaties ligt het accent op de tweede line of defence. Om correcte registratie aan de bron te vergroten is het zaak om beheersmaatregelen dichter aan de bron in te zetten en dus een beweging te maken van de tweede line of defence naar de eerste line of defence. Er zijn verschillende manieren om de kwaliteit van registratie aan de bron te verbeteren. Bijvoorbeeld scholing en training van medewerkers, continue optimalisaties van het EPD/ZIS en het inzetten van daily auditing (tooling).

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Q-Consult Zorg helpt u met het inrichten van registratie aan de bron, het uitwerken en implementeren van ICT-beheersmaatregelen, het beschrijven van registratieprocessen en het opstellen van de bijbehorende TVB-matrix. Ook met diverse trainingen in kennis en vaardigheden met betrekking tot het registratie- en declaratieproces helpen wij uw organisatie verder op weg naar een optimale inrichting van de three lines of defence.