Tips voor slim en efficiënt roosteren

De vraag naar zorg groeit sneller dan het personeelsaanbod. De taak van de planner/roosteraar wordt dan ook steeds uitdagender. Door de coronacrisis wordt plannen en roosteren nóg complexer. Hoe kom je tot de beste aanpak? Vanuit onze ervaring delen wij graag tips voor een goed roosterbeleid en een optimaal roosterproces.

Houd voortdurend overzicht over de inzet van het eigen personeel
Organisaties hebben door het jaar heen niet altijd duidelijk zicht op de inzet van het eigen personeel. Met als risico dat zij pas aan het einde van het jaar merken dat medewerkers te weinig of te veel uren hebben gemaakt. Dit kan leiden tot onnodige personele kosten of stuwmeren aan overuren.
>> Maak gebruik van de jaarurensystematiek (JUS) en zorg voor inzicht in plus- en min uren gedurende het hele jaar. Dat biedt op ieder moment helderheid in de bestaande formatie. Maak ook vanaf de start van het jaar duidelijke afspraken met de medewerkers over het urenbeleid zodat hierover geen verwarring bestaat.

Breng structuur aan in manier van werken en bereikbaarheid
De roosteraars zijn het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers over het rooster. Daarnaast worden zij gebeld voor ziekmeldingen, verlofaanvragen en afstemming over openstaande diensten. Alles loopt vaak door elkaar, waardoor efficiënt werken in het gedrang komt.
>> Bedenk hoe verstoringen gestroomlijnd kunnen worden. Kan de dag worden ingedeeld in blokken? Moet de werkverdeling tussen de roosteraars anders? Bieden inloopspreekuren op vaste momenten van de dag uitkomst? Onderzoek waar de verspillingen zitten en ondervang deze.

Communiceer helder met de zzp-bureaus
Om diensten op te vullen kiezen veel organisaties voor de inzet van zzp’ers. Met name de voortdurende afstemming over openstaande en vervulde diensten kost veel tijd en is foutgevoelig. Diensten worden dubbel ingevuld, diensten staan open bij zzp-bureaus terwijl ze al vervuld zijn en andersom: diensten staan níet open bij zzp-bureaus terwijl ze nog vervuld moeten worden.
>> Zorg voor een duidelijk werkproces om de inzet van zzp’ers optimaal te laten verlopen. Werk bijvoorbeeld met een gedeeld ‘systeem inzet zzp’ers’ waar zowel de roosteraars als de zzp-bureaus toegang toe hebben. Dan weet iedereen wat de status van diensten is.

Bespreek knelpunten en signalen tijdig met het lijnmanagement
Aangescherpte wetgeving over contracten met medewerkers, zoals de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) en nieuwe cao’s hebben gevolgen voor de inzet van personeel. Het is belangrijk dat relevante signalen, cijfers en (structurele) knelpunten over de personele inzet terechtkomen bij het management zodat zij tijdig kunnen bijsturen waar nodig. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om openstaande diensten, inzet PBL-uren (Persoonlijk Budget Levensfase), overzicht in de jaarurensystematiek (JUS) en de inzet van zzp’ers.
>> Richt een periodiek tactisch planoverleg in voor planner(s) en managers om relevante zaken te bespreken. Laat de planner(s) de input leveren en adviseren over vervolgacties. De managers kunnen dan gedurende het jaar op ontwikkelingen inspelen zodat verrassingen aan het einde van het jaar worden voorkomen.

Heeft u extra handen nodig bij het roosterproces? Onze gemotiveerde talenten zijn per direct beschikbaar. Zij werken zich snel in en kunnen veel meerwaarde bieden. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Bart Gerards.

Q-Consult Zorg ondersteunt zorgorganisaties bij het optimaliseren van het roosterbeleid en roosterproces. Wilt u meer weten of heeft u een vraag? Neem contact op met Henrike Berghuis of Sanne van Logten.