Een succesvol en stressvrij Zelfonderzoek 2016

Het Zelfonderzoek 2015 is nog niet afgerond, toch richten wij onze blik weer op de toekomst. Hoe 2015 ook wordt afgehandeld, we weten één ding zeker: ook over 2016 moeten de ziekenhuizen hun registratie controleren. Voor het zelfonderzoek is dit keer iets meer tijd beschikbaar, dus adviseren wij ook een andere aanpak.

De ideale aanpak?

Vanwege de extra maanden die vanaf uitkomen van de Handreiking nog in 2016 vallen, kan er al veel controlewerk plaatsvinden voordat de rapportageperiode van start gaat. Het doel zoals in de Handreiking (HR) 2016 staat beschreven, is om aan te sluiten bij het jaarrekeningtraject. Dit betekent dat u de rapportage eerder in moet leveren. Daar staat tegenover dat u een hoop van de microcorrecties al kunt uitvoeren, zodat u in het jaarrekeningtraject enkel nog de deelwaarnemingen en rapportage hoeft uit te voeren.


Globaal ziet volgens ons de ideale aanpak er als volgt uit¹:

( ยน Hoewel de definitieve versie van de Handreiking 2016 nog niet gepubliceerd is, nemen we in dit artikel alvast een voorschot op een aantal zaken dat al vaststaat of waarschijnlijk is.)

 ( ¹ Hoewel de definitieve versie van de Handreiking 2016 nog niet gepubliceerd is, nemen we in dit artikel alvast een voorschot op een aantal zaken dat al vaststaat of waarschijnlijk is.) 

Hoewel de Handreiking 2016 nog niet gepubliceerd is, is er een aantal controles dat u sowieso kan uitvoeren. Zoals bijvoorbeeld dubbele verpleeg- of IC-dagen, ICC-registratie en voorwaarden voor dagverpleging. Allemaal zaken die naar verwachting in de Handreiking zullen staan en waarvan de regelgeving (inmiddels) redelijk duidelijk is geformuleerd. Dit geldt voor de meeste controles die u dit jaar op microniveau moest corrigeren. Start met die controles waarvan u verwacht dat u ze volgens de Handreiking 2016 op dezelfde manier moet controleren en waarop uw ziekenhuis een risico loopt. Let op dat u de uitgevoerde werkzaamheden goed vastlegt in een audittrail (bijvoorbeeld de reden van goed- of afkeuring).

Wijzigingen in de Handreiking 2016 op de huidige microcorrecties zijn mogelijk, zoals bijvoorbeeld:

  • de controle op herhaalpolikliniekbezoeken tijdens opname (deelwaarneming)
  • dubbele polikliniekbezoeken (voor een deel naar deelwaarneming)
  • enkele controles uit Controlepunt 6 (bijvoorbeeld controle op IVF)

Plannen!

Start tijdig met het opstellen van een (realistische) planning. In de afgelopen jaren zagen we regelmatig ziekenhuizen waarbij de druk richting de deadline erg hoog werd. Ook kwam het voor dat men tijdens de review tegen problemen aanliep, omdat zaken door de hoge snelheid van werken niet helemaal juist waren uitgevoerd.

Neem in de planning in ieder geval op wanneer u de microcorrecties uitvoert, welke deelwaarnemingen u moet uitvoeren en hoeveel dit er waarschijnlijk zijn. Beschrijf daarnaast op welke manier u de rapportage opstelt. Het is belangrijk niet alleen te kijken naar de verwachte doorlooptijd, maar ook naar de benodigde personen. Omdat veel werk bij dezelfde mensen van de financiële afdelingen ligt, is (over)belasting nogal eens de bottleneck. Hou hierbij rekening met periodes waarin minder capaciteit is, zoals bijvoorbeeld de voorjaarsvakantie en carnaval.

Uitloop

Wanneer het niet lukt om uiterlijk in januari alle microcorrecties op te lossen, is er natuurlijk de mogelijkheid om, conform de zelfonderzoeken 2014 en 2015, een peilmoment te kiezen en van daaruit de fouten weg te werken. Ook hiervoor blijft een goede planning van belang: welke zaken moeten gereed zijn voor het peilmoment? Welke punten kunnen tot daarna wachten?

Daarnaast moet u in deze variant goed documenteren wat vóór het peilmoment is gedaan en wat erna. Zo is het voor accountants en verzekeraars inzichtelijk wat de afloop van de controlemassa is.