In zeven stappen naar een Veiligheidsmanagementsysteem in de GRZ

Niets heeft zo’n haast dat het onveilig moet. Tijd voor een verdieping op uw kwaliteitsmanagementsysteem. In de zorg wordt gewerkt met het meest kostbare bezit: gezondheid. Als zorgverlener wilt u de beste zorg voor uw cliënt. Een belangrijk onderdeel van kwalitatief goede zorg is veiligheid.

De Rijksoverheid stimuleert zorginstellingen en werkgevers om de zorg veiliger te maken. Denk hierbij aan het vergroten van medicatieveiligheid, het veilig toepassen van de medische technologie en het verminderen van vermijdbare incidenten. Voor de inkoop van 2017 stellen zorgverzekeraars aan de geriatrische revalidatiezorg (GRZ) eisen voor een geaccrediteerd veiligheidsmanagementsysteem (VMS). Wat is een VMS en hoe ondersteunt het u bij het verlenen van veilige zorg voor uw cliënt? Q-Consult Zorg deelt een stappenplan om te komen tot een geaccrediteerd VMS.

Wat is veiligheidsmanagement?

Veiligheidsmanagement helpt u om op gestructureerde wijze met veiligheidsthema’s aan de slag te gaan. Vanuit veiligheidsbeleid van uw organisatie stuurt u gericht op hiervan afgeleide doelstellingen. Daarnaast krijgt u zicht op kritische processen en risicovolle handelingen die u vervolgens op gerichte wijze kunt beheersen. Bijvoorbeeld door het gebruik van ondersteunende procedures en het creëren van een veiligheidscultuur. Vanuit de Plan-Do-Check-Act cyclus werkt u vervolgens gericht aan verbeteringen rondom deze thema’s, met als resultaat dat u de kwaliteit en veiligheid van zorg naar een hoger niveau tilt en u grip heeft op de risico’s.

Allereerst is het van belang dat u zich realiseert dat u waarschijnlijk al veel doet op gebied van veiligheidsmanagement. Veiligheid is namelijk onlosmakelijk verbonden met kwaliteits- en risicomanagement. Wilt u gaan voor accreditatie op voor veiligheidsmanagement? Onderstaand stappenplan geeft u houvast voor een praktische aanvliegroute.

In 7 stappen naar een geaccrediteerd VMS

  1. Certificerende instantie: kies een partij voor de officiële accreditatie en neem deze partij tijdig mee in uw plannen om een VMS op te zetten. Kies bij voorkeur de partij waar u nu al aan verbonden bent, zodat audits geïntegreerd plaats kunnen vinden.
  2. Informatie verzamelen: stel de veiligheidsnorm vast die u wilt implementeren. Breng in kaart wat u al doet op gebied van het borgen en verbeteren van veiligheid. Verzamel hiervoor uw documenten over kwaliteits-, veiligheids- en risicomanagement. Denk bijvoorbeeld aan beleidsdocumenten en protocollen die ingaan op risicoanalyse (PRI) en incidentmeldingen (VIM).
  3. Inzicht in de praktijk: ga met betrokken medewerkers in gesprek over veiligheid binnen uw organisatie. Inventariseer hoe er in de praktijk aan veiligheid voor de cliënt en de medewerker wordt gewerkt. Zorg voor een representatieve afvaardiging van verschillende disciplines zoals de behandel- of locatiemanager, een beleidsadviseur, een arts, een paramedicus en een verpleegkundige.
  4. Analyse: stel vast in hoeverre veiligheid al op de agenda staat bij uw organisatie. Vergelijk dit resultaat met de norm. Op welk gebied voldoet u reeds aan de norm? Stel vast welke acties u nog moet nemen en op welk(e) aandachtsgebied(en) uw organisatie ruimte voor verbetering heeft voor het verkrijgen van een VMS-accreditatie.
  5. Plan van aanpak: stel een plan van aanpak op om te komen tot het VMS en de accreditatie. Stel maatregelen op voor verbetering; maak hierin onderscheid tussen quick wins en langere termijn doelen.
  6. Implementatie: werk met medewerkers toe naar de realisatie van uw visie, volg hiervoor het plan van aanpak. Houd er rekening mee dat certificerende instanties vaak een lopend systeem willen toetsen, daarvoor moet er voordat de accreditatie plaatsvindt al een aantal weken, liefst maanden, aantoonbaar gewerkt worden volgens de veiligheidsnorm.
  7. Certificering: stel u bij de externe audit voor certificering open op en leer van de ervaring van de externe auditor. Maak slim gebruik van de eventuele verbeterpunten uit de rapportage om weer gericht volgende stappen te kunnen maken.

Plan-Do-Check-Act: blijf uw VMS continu verbeteren.

Vergeet niet na implementatie de maatregelen op te volgen met een evaluatie. Heeft de maatregel het gewenste effect of is er nog bijsturing nodig? Het hebben van een geaccrediteerd VMS wordt voor de GRZ sinds kort verplicht gesteld vanuit zorgverzekeraars. Gezien het belang ervan en de aandacht voor veiligheid, is het denkbaar dat een VMS ook voor andere domeinen in uw organisatie een norm wordt. Neem daarom in overweging om uw inspanningen op veiligheidsgebied voor de GRZ door te vertalen naar de andere typen zorg die u verleent.