Zorgadministratie van de toekomst

Op 16 november 2016 organiseerden wij de intervisiebijeenkomst ‘Zorgadministratie van de toekomst’. Achttien deelnemers uit verschillende organisaties gingen met elkaar in gesprek over de veranderde rol van de afdeling zorgadministratie in de langdurige zorg.

Door de hervormingen in de langdurige zorg hebben zorgadministraties niet langer te maken met enkele zorgkantoren, maar een hoeveelheid aan verschillende financiers. Dit heeft onder meer tot gevolg dat er nieuwe, andere en veelal hogere eisen worden gesteld aan de afdeling zorgadministratie. Hoe ga je hier als afdeling mee om?

Plek in de organisatie

"Als afdeling zorgadministratie moet je zichtbaar zijn binnen de instelling, passiviteit kan niet meer", aldus één van de aanwezigen over het veranderde speelveld waarin de zorgadministratie zich bevindt. Dit speelveld heeft te maken met proactiviteit, integrale samenwerking en (liefst voortijdig) sturen met juiste en recente informatie. Onder andere de marktwerking in de zorg en de hervormingen in de langdurige zorg hebben dergelijke veranderingen aangewakkerd.

De zorgadministratie heeft een veel meer proactieve en signalerende functie gekregen naar zowel andere afdelingen als de teams in het primair proces. De zaal geeft aan dat de afdeling in toenemende mate verantwoordelijk is (geworden) voor het communiceren van stuurinformatie naar de rest van de organisatie. Ook zijn zij nog steeds verantwoordelijk voor juiste, tijdige en volledige facturatie en verantwoording naar financiers.

Impact op medewerkers

Deze roep naar een meer proactieve zorgadministratie vraagt natuurlijk veel van de medewerkers en in veel gevallen betekent het ook iets voor het gewenste functieprofiel. Dit wordt breed gedeeld, maar organisaties geven er verschillend gehoor aan. Veel intervisiedeelnemers geven bijvoorbeeld aan dat er een reorganisatie heeft plaatsgevonden om als afdeling te zijn gekomen waar ze nu zijn. Andere geluiden gaan uit naar hoger opgeleid personeel of andere werkafspraken. Het is duidelijk dat het zoeken blijft naar een goede balans tussen massaal veranderingen doorvoeren en het behouden van ervaringskennis.

Welke rol neem je als afdeling in?

Het leveren van informatie aan de rest van de organisatie is een van de hoofdtaken van de zorgadministratie. Hierin ligt een grote uitdaging: hoe communiceer je op een goede manier de juiste informatie en hoe krijg je andere afdelingen mee in dit proces?

Deelnemers pakken deze uitdaging verschillend op: sommigen hebben een dashboard ingericht waar medewerkers hun informatie uit kunnen halen. Anderen delen informatie door middel van een nieuwsbrief. Het is hierbij aan de zorgadministratie om in gesprek te blijven met de medewerkers en afdelingen om te onderzoeken welke informatie zij nodig hebben, aldus de deelnemers.

Door duidelijk in beeld te hebben aan welke informatie interne collega’s behoefte hebben, zorg je ervoor dat deze informatie ook wordt gelezen. Ook hieruit blijkt weer de gewenste proactiviteit: om te slagen in de vernieuwde rol als zorgadministrateur moet je de organisatie ‘in’ gaan en het gesprek blijven voeren. Een van de aanwezige organisaties geeft aan dat zij Roadshows organiseren, waarbij ze langs teams gaan. "Hierdoor weten mensen ons goed te vinden. Daarnaast bellen medewerkers je ook makkelijker even op als ze een gezicht hebben gezien."

Meer informatie?

Heeft u vragen, of wilt u graag doorpraten over dit onderwerp? Neem dan contact op met ons.