Meer inzicht in formatie en kosten

Zorgaanbieders bieden met beperkte middelen zoveel mogelijk kwaliteit en efficiëntie in hun hulp- en zorgverlening. Tegelijkertijd willen gemeenten zicht houden of hun beleid het gewenste effect heeft en verstrekte middelen doelmatig worden gebruikt. Dit speelveld is de laatste jaren steeds belangrijker geworden in de Jeugdzorg en de Wmo. In veel regio’s is de dialoog gaande en proberen partijen nader tot elkaar te komen. De complexe praktijk maakt dit een uitdaging. Hoe kunnen partijen in deze dynamiek een onderbouwd gesprek voeren over inhoud en kwaliteit maar ook over financiële aspecten?

Formatie- en kostenmodel
Een laagdrempelig en doeltreffend model om zowel op inhoud als financieel gesprekken te faciliteren is het gebruik van een formatie- en kostenmodel. Het model geeft handvatten, houvast en onderbouwing voor budgettering en stuurt richting de juiste allocatie van middelen.

Wij gebruiken deze methodiek anno 2019 voor verschillende sectoren:

  • De Veilig Thuis-sector (vanaf 2014)
  • Sociaal domein (vanaf 2018)
  • Integrale crisisdiensten (vanaf 2017)

Het model vergelijkt het huidig aantal ingezette fte met het aantal berekende fte. Het aantal berekende fte is de vermenigvuldiging van (1) het aantal en type activiteiten met het (2) aantal uur per type activiteit. Dit aantal uur bepalen we gezamenlijk met de zorgaanbieder in een aantal sessies en eventueel een periode tijdschrijven. Dit gecombineerd met (3) de productiviteit en (4) salariskosten geeft (5) het berekende aantal fte en kosten.

Kosten en formatie

Benchmark
Benchmarking stelt in staat eigen gegevens in een bredere context te plaatsen. De meest gestelde vraag vanuit organisaties en gemeenten is dan ook “Hoe doen we het vergeleken met andere regio’s”? Indien de gegevens voorhanden zijn kan op alle bovenstaande onderdelen een individuele regio met andere regio’s vergeleken worden. Dit stelt in staat om ‘lokale waarheden’ te toetsen aan een meer landelijk beeld. Vanuit de Veilig Thuis-sector (zie hieronder meer) heeft Q-Consult Zorg veel ervaring opgebouwd met benchmark- vergelijkingen. Afhankelijk van de situatie en sector kan benchmarking een toegevoegde waarde hebben. Indien u hier meer over wilt weten kunt u contact opnemen met Lennart Roest.

Voorbeelden

De Veilig Thuis-sector
Veilig Thuis kreeg vanaf de formele start in 2015 een aantal wettelijke taken en verantwoordelijkheden. Deze staan concreet beschreven in het handelingsprotocol Veilig Thuis. Veel regio’s waren onzeker over de vertaling van deze wettelijke taken naar de juiste hoeveelheid fte en subsidiëring. In samenwerking met een aantal organisaties en inhoudelijk experts ontwikkelden wij een toegespitst formatie- en kostenmodel. Deze is toepasbaar op alle 26 organisaties omdat het model gebaseerd kon worden op de wettelijke taken en het handelingsprotocol Veilig Thuis.

In 2019 gebruiken alle 26 Veilig Thuis-organisaties dit model voor het verbeteren van hun bedrijfsvoering en het opstellen van hun begroting.

Benchmark Veilig Thuis
Vanwege het wettelijk kader waarin Veilig Thuis werkt, kon Q-Consult Zorg een landelijk gestandaardiseerd benchmarkmodel maken die regio’s anoniem op alle onderdelen van het model met elkaar vergelijkt. Hiermee konden regio’s voor het eerst zien of ze bijv. een ‘normaal’ aantal meldingen of adviesvragen krijgen, of dat de tijdsbesteding voor een onderzoek hoog, laag of juist gemiddeld is. De benchmark is nadrukkelijk geen norm, maar een gemiddelde.

Sociaal domein
Voor lokale gezins-, jeugd- en wijkteams binnen het sociaal domein worden ook steeds vaker vergelijkbare vragen gesteld. Wat gebeurt er precies, wat wordt er gedaan, voor welke cliënten, hoe lang duren deze trajecten? Waar liggen kansen tot verbetering? Een aantal regio’s heeft ons gevraagd met het formatie- en kostenmodel te ondersteunen en richting te geven aan de capaciteitsbezetting en hieraan gerelateerde kosten. Een dergelijk traject kan bijvoorbeeld antwoord geven op:

“In 10 gemeenten voeren in totaal 15 teams jeugd- en gezinshulp uit. Wordt het juiste aantal fte en de juiste expertise ingezet? En ligt dit in lijn met het aantal cliënten en zwaarte van problematiek?”

Integrale crisiszorg- en diensten
Wij zetten het formatie- en kostenmodel ook in voor de inrichting en uitvoering van integrale crisiszorg. Hierbij werken (zorg)aanbieders en gemeenten samen om activiteiten voor de crisiszorg te integreren, om zo gezamenlijk 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaarheid en beschikbaarheid te garanderen. Partijen dragen samen zorg voor de bezetting van het meldpunt. Het formatie- en kostenmodel geeft inzicht in de benodigde capaciteit, kennis en kosten. Op basis van het huidig aantal crisismeldingen van alle participerende organisaties en de tijd die nodig is voor het aannemen, triageren en het overdragen van meldingen, wordt berekend hoeveel formatie iedere organisatie aan het meldpunt moet leveren.