Altrecht werkt Leaner en Leaner

Altrecht heeft bij de divisie Willem Arntsz (WA) al een aantal pilots gedraaid op het gebied van Lean. En met succes! Daarom zijn zij onlangs een tweede serie gestart. Deze keer werden de pilot teams vooraf getraind in Lean. Elk team kiest vervolgens zijn eigen verbeterproject en wordt begeleid door een Lean coach. Zo weet Altrecht op een snelle, effectieve manier aanzienlijke resultaten te boeken.

Lean pilot teams

Een verschil en verbetering ten opzichte van de eerste pilots is dat de deelnemende teams nu een korte introductietraining kregen aangeboden. Na deze trainingen en workshops over Lean zijn de pilot teams aan de slag gegaan. Met de opgedane kennis en het enthousiasme hebben de pilot teams een eigen verbeterproject gekozen. Deze projecten werden op team- en afdelingsniveau georganiseerd. De begeleiding werd verzorgd door een aantal ‘Lean coaches’, zowel vanuit Altrecht als in de vorm van externe begeleiding van Q-Consult.

"Meer behandelen, minder administratie."

Kick in!

De zoektocht van de pilot teams naar verbetermogelijkheden heeft uiteindelijk tot zeer uiteenlopende onderwerpen en resultaten geleid. Zo namen twee teams hun teambriefings onder de loep en konden hierin een grote efficiencyslag slaan. "Door effectiever te vergaderen, bijvoorbeeld door op tijd te beginnen en anekdotes buiten de briefing om te vertellen, zijn we op de geplande eindtijd klaar. Je begint dan met je volgende afspraak ook weer op tijd." Een ander team kon door de inzet van verschillende Lean tools de aanmeldprocedure van cliënten beter analyseren en heeft hiermee de totale wachttijd met grofweg 75% verkort. Een geweldig resultaat!

Ook door het Aanmeldteam EPA is naar het werkproces gekeken. Er zijn verschillende verbetersuggesties toegepast, zoals het reduceren van overbodige schakels in de keten. Hierdoor verloopt het aanmeldproces sneller en efficiënter. Een vijfde team heeft het kantoor aangepakt. Dat wil zeggen: gezorgd voor meer rust; beter op- en ingeruimde kamers. Hierdoor zijn er minder verstoringen en wordt er ook minder tijd besteed aan zoeken naar ruimte of spulletjes.

De bevindingen van de pilot teams zijn in twee ‘kick-in bijeenkomsten’ gedeeld en geëvalueerd. Deze eerste kennismaking met Lean en de daarbij gerealiseerde resultaten heeft de deelnemers zeker enthousiast gemaakt voor meer Lean.

Lean Altrecht-breed

Rob de Jong, Divisiedirecteur WA heeft tijdens de kick-in bijeenkomst aangekondigd dat een grootschalig verbetertraject zal starten. Zo zullen de pilot teams hun ingezette Lean-aanpak doorzetten en zullen ook andere teams deze aanpak overnemen. Daarnaast worden er meerdere grote projecten tussen de verschillende divisies van Altrecht opgestart. Ook in samenwerking met het Service Bedrijf. En ten slotte, één van de belangrijkste verbeterpunten binnen Altrecht wordt aangepakt onder de noemer: "Meer behandelen, minder administratie".

Rob verduidelijkte de samenhang tussen de pilots en ambitie voor de toekomst via de onderstaande afbeelding. Op dit moment bevinden de pilotteams zich aan de linkerzijde van de matrix. Er is enige ervaring opgedaan met de Lean-systematiek en de verschillende teams zijn al enigszins vertrouwd met de Lean-werkwijze. Dit heeft geleid tot commitment onder de teamleden, waardoor de verbeteringen vanuit het team en organisch kunnen plaatsvinden. De volgende stap is meer focussen op het behalen van tastbare resultaten, het concretiseren van de verschillende verbetertrajecten en het ‘aanhaken’ van meer teams. Wordt vervolgd!