Geslaagde ondersteuning aan het ASz bij invoering nieuw EPD

Geslaagde ondersteuning aan het ASz bij invoering nieuw EPD

Op 22 september 2017 is het Albert Schweitzer Ziekenhuis (ASz) overgegaan naar een nieuw Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Van SAP (en nog veelal papieren dossiers) is de overstap gemaakt naar HiX van Chipsoft. Om deze overgang zo goed mogelijk te laten verlopen schakelde het Albert Schweitzer Ziekenhuis zowel consultants van Q-Consult Zorg als talenten van Q-talent in. Wij boden extra ondersteuning aan de afdelingen Zorgadministratie en AO/IC, tijdens én na de livegang van HiX. Bent u benieuwd hoe de overgang naar een nieuw EPD in zijn werk gaat? In deze klantcasus leest u wat er allemaal komt kijken bij de overgang naar een nieuw EPD, op welke wijze wij het ASz hierin hebben ondersteund en waar het succes van dit project lag.

Wat komt er allemaal kijken bij de overgang naar een nieuwe EPD?
Met de overgang naar een nieuw EPD komt er veel af op de zorgadministratieve afdelingen. Denk hierbij aan:

  • Een toenemend aantal vragen, omdat medisch specialisten en medewerkers nog niet bekend zijn met registratie in het nieuwe systeem;
  • Een stijgend aantal registratiefouten dat opgelost dient te worden;
  • Het herinrichten van bestaande werkprocessen, omdat het nieuwe EPD hier vaak nog niet naadloos op aansluit c.q. verdere inrichting HIX op bestaande werkprocessen;
  • De signalering van uitzonderingen en risico’s die in het huidige systeem worden afgevangen met ziekenhuisspecifieke instellingen en nagaan op welke wijze deze overgenomen kunnen worden door het nieuwe systeem;
  • Technische onmogelijkheden in de periode na livegang, waardoor een juiste registratie nog niet volledig gefaciliteerd wordt;
  • Extra werklast door conversieproblematiek.

Om hierop voorbereid te zijn is het belangrijk dat de afdeling AO/IC (waar de ondersteuning van de werkvloer is ondergebracht) zichtbaar is op verschillende afdelingen binnen het ziekenhuis. Onjuistheden moeten worden opgelost en vragen worden beantwoord. Voldoende capaciteit om daarin te kunnen voorzien is hierbij essentieel. Bij het ASz hebben wij deze capaciteit geboden in de eerste weken na de livegang van HiX. Samen met de afdeling AO/IC vormden wij het DBC-ondersteuningsteam.

Hoe hebben wij deze overgang aangepakt?
Vanuit onze ervaring bij de overgang naar een nieuw EPD houden wij altijd rekening met 3 fases, te weten de voorbereidingsfase, de go-live fase en de nazorgfase. In de go-live fase zijn zichtbaarheid in het huis en voldoende capaciteit essentieel om risico’s op tijd te signaleren en actie te kunnen ondernemen. De nazorgfase heeft echter ook aandacht nodig omdat het aantal registratiefouten weggewerkt moet worden.

  1. Voorbereidingsfase
    Consultants en de opdrachtgever hebben samen een plan gemaakt voor de werkwijze tijdens livegang.
  2. Go-live fase
    1. Afstemming met de afdeling AO/IC over vaste aanspreekpunten per specialisme.
    2. Consultants beantwoorden samen met DBC-adviseurs telefonische vragen van zorgverleners en mails.
    3. Signaleren van knelpunten aan de bron en het bieden van mogelijke oplossingen (consultants en DBC-adviseurs). De werkvloer is proactief benaderd door in de 1e weken meerdere keren per dag alle klinische en poliklinische afdelingen te bezoeken en te bevragen. Zo waren wij in het hele huis zichtbaar.
    4. Dagelijks overleg binnen afdeling AO/IC aan het begin van de dag om bevindingen te bundelen, prioriteren en oplossingsrichtingen uit te zetten.
    5. Twee consultants zijn tevens ingezet om de ZA wegwijs te maken in HIX en hen te begeleiden in het ontwikkelen van nieuwe werkafspraken m.b.t. afwikkeling van foutenlijsten.
  3. Nazorgfase
    Talenten van Q-talent hebben de zorgadministratie ontlast door een deel van het toegenomen aantal registratiefouten weg te werken.

Wat heeft deze aanpak voor resultaat opgeleverd?
De verdeling van specialismen onder de DBC-adviseurs en consultants heeft ervoor gezorgd dat alle afdelingen van het ziekenhuis ergens terecht konden voor een antwoord op hun DBC- en registratievragen. Dankzij de dagelijkse rondes op de poliklinieken, verpleegafdelingen, SEH en IC-afdelingen, zijn knelpunten en risico’s in registratie(processen) in een vroeg stadium (aan de bron) gesignaleerd. Deze risico’s zijn afgedekt met beheersmaatregelen om een groot aantal registratiefouten in de toekomst te voorkomen. Daarnaast zijn grote achterstanden in het oplossen van registratiefouten voorkomen dankzij de extra inzet van de talenten op de zorgadministratie.

Waar lag het succes van dit project?
Het succes van dit project lag in de samenwerking tussen de verschillende partijen, waarbij optimaal gebruik is gemaakt van ieders expertise. Kennis vanuit de afdeling AO/IC over de werkwijze van de verschillende afdelingen en de bestaande werkprocessen is steeds het uitgangspunt geweest. Bij aanpassingen en oplossingen voor knelpunten is gekeken op welke manier zo dicht mogelijk bij de werkvloer aangesloten kan worden. Deze kennis vanuit het Albert Schweitzer Ziekenhuis is aangevuld met de ervaring en kennis van de consultants van Q-Consult Zorg over projectmanagement en de implementatie van een nieuw EPD. Hierdoor was het DBC-ondersteuningsteam zowel qua kennis als qua omvang (capaciteit) in staat om te voldoen aan de behoefte van de organisatie.

Ervaring met Q-Consult Zorg
Nanni Ruedisueli (opdrachtgever) over de ondersteuning van Q-Consult Zorg:

“Tijdelijke uitbreiding van het DBC-team met de kennis, capaciteit én positieve energie van Q-Consult Zorg raad ik iedereen aan in een impactvolle periode als een EPD-implementatie!”

Meer weten?

Gaat het ziekenhuis waar u werkt binnenkort over naar een nieuw EPD? Of bent u al over naar een nieuw EPD en ervaart u knelpunten na de livegang? Wij praten graag met u verder over dit onderwerp. Neem gerust contact op met een van onze consultants.