Gezamenlijke verantwoordelijkheid GRZ bij Stichting Topaz

"Stichting Topaz investeert in de Geriatrische Revalidatiezorg. De kwaliteit van zorg staat voorop en de ondersteunde processen zijn goed ingericht. Registratieproblemen worden structureel opgelost op de werkvloer, men voelt een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Taken en verantwoordelijkheden van betrokken functionarissen zijn belegd." Dat is de doelstelling van stichting Topaz bij de start van het project Sturen in de GRZ. Q-Consult Zorg hielp Topaz deze doelstelling te bereiken.

Aanleiding was de opening van Revitel, revalidatie- en zorghotel. Gasten revalideren in een moderne en veilige omgeving en gaan snel weer naar huis. Onze rol was om de inrichting van de AO/IC te begeleiden. Een goede AO/IC is voor Topaz essentieel om haar doelstelling te bereiken. Maar hoe creëer je nu die gezamenlijke verantwoordelijkheid? En hoe zorg je dat er tijdig wordt bijgestuurd op basis van goede en volledige informatie?

Projectgroep uit primair en ondersteunend proces

We hebben een projectgroep samengesteld met vertegenwoordiging uit het primair proces en de ondersteunende diensten om met deze uitdaging aan de slag te gaan. Eerst werd de huidige kwaliteit van registratie, de financiële positie en efficiëntie van behandelinzet bepaald vanuit het GRZ-Kompas van Casemix. Dit gaf veel inzichten in de huidige situatie. Met hulp van Q-Consult Zorg haalde de projectgroep de knelpunten in het proces naar boven. Vervolgens stelden we een kort plan van aanpak op om de knelpunten aan te pakken.

Knelpunten opgelost

Vaak waren deze knelpunten al langer bekend bij een kleine groep, maar werden ze niet opgelost. Oorzaak was dat de controle en administratieve afhandeling als aandachtspunt van de ondersteunende diensten werd gezien. Door met medewerkers uit het primair proces en de ondersteunende diensten samen naar de knelpunten te kijken en inzicht te geven in de gevolgen voor de bedrijfsvoering, ziet de projectgroep nu een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De knelpunten worden zo echt aangepakt. "Ik ben al jaren bezig om dit formulier te digitaliseren, en nu wordt het gewoon gedaan. Dat is heel fijn!", aldus een lid van het projectteam.

"Mijn vragen zijn perfect vertaald in een plan van aanpak. Voor de verfijning de komende jaren houden we zeker contact."

Enthousiasme en tijdige bijsturing

Ondertussen is Topaz Revitel geopend. De medewerkers zijn enthousiast en hebben een opfriscursus registratie gekregen. De managementinformatie wordt gezamenlijk geanalyseerd om de verbetering te blijven monitoren en tijdig bij te kunnen sturen als dat nodig is. Zo is de doelstelling van Topaz behaald.

"Ik heb de samenwerking met Q-Consult Zorg als zeer prettig en professioneel ervaren. Mijn vragen zijn perfect vertaald in een plan van aanpak. De juiste mix van interne kennis van werkprocessen en de externe kennis van de GRZ-regelgeving hebben dit project tot een succes gemaakt. Voor de verfijning de komende jaren zullen we zeker contact houden", aldus Marjolein Ludikhuize, General Manager Topaz Revitel.