Het Medisch Centrum Leeuwarden focust op kwaliteit

Het Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) had een drietal vraagstukken op het gebied van kwaliteit, waarbij een snelle uitwerking gewenst was. Ten eerste het opstellen van een plan van aanpak voor, en de uitrol van NIAZ-Qmentum. Daarnaast een evaluatie van de interne auditsystematiek en tot slot het inrichten van kwaliteit en veiligheid op centraal en decentraal niveau.

Door de beperkte capaciteit van de afdeling Kwaliteit en Patiëntveiligheid (K&PV) en de behoefte aan extra expertise, vroeg het MCL Q-Consult Zorg hen te ondersteunen. Jan van der Broek (coördinator Kwaliteit & Veiligheid) en Berber Potma (adviseur Kwaliteit & Veiligheid) vertellen over hun ervaringen.

NIAZ-Qmentum

In januari 2016 voert het NIAZ binnen het MCL de externe audit voor de heraccreditatie uit. Het MCL koos voor het nieuwe toetsingskader van het NIAZ: NIAZ-Qmentum. NIAZ-Qmentum vraagt om een brede betrokkenheid van zorgprofessionals. Het MCL wilde snel aan de slag met de zelfevaluaties, om de Resultaatverantwoordelijke Eenheden (RVE’s) nog voldoende tijd te geven om met de verbeterpunten aan de slag te gaan.

Om de aanpak goed te laten verlopen hielpen onze adviseurs het MCL een visie en strategie te bepalen voor de implementatie van NIAZ-Qmentum. Op basis hiervan werkten zij de organisatie- en communicatiestructuur rondom NIAZ-Qmentum verder uit. Bij de zelfevaluatie begeleidden we de RVE’s en kwaliteitsadviseurs in het bepalen van de normensets en hoe de zelfevaluatie werd vormgegeven (bijvoorbeeld in consensusgroepen, individueel, groepsgewijs, digitaal of een combinatie daarvan). Ter ondersteuning van de implementatie maakten we een gedetailleerd plan van aanpak en gaven we informatie en instructies, over bijvoorbeeld prioritering in het oppakken van verbeterpunten en de wijze van rapporteren naar aanleiding van de zelfevaluaties.

Na het uitzetten van de normensets bij de RVE’s, namen de kwaliteitsadviseurs het traject over. Het MCL koppelt de uitkomsten van NIAZ-Qmentum aan het Integraal Risicomanagement. De verbeterpunten die uit de zelfevaluatie komen worden, evenals andere risico’s, gewogen door middel van een risicomatrix.

"We zijn blij dat we de zelfevaluaties bij iedere RVE hebben uitgezet in plaats van slechts bij enkele medewerkers, zoals we eerst van plan waren. RVE’s herkennen door terugkoppeling op RVE-niveau hun verbeterpunten en zijn daardoor meer gemotiveerd ermee aan de slag te gaan."

Intern auditsysteem

Het MCL heeft al sinds 2003 een operationeel intern auditsysteem. Het MCL wilde dit systeem op een andere manier organiseren en zo de diverse audits beter op elkaar af stemmen en meer overzicht creëren voor de RVE’s, de afdeling K&PV en de directie. Bijvoorbeeld informatie over wie wanneer welk referentiekader komt toetsen en een overzicht over de veelheid rapportages en verbeterpunten. We interviewden het RVE-management, medisch specialisten, intern auditoren en andere medewerkers. Daarnaast analyseerden we de basiseisen aan interne audits in de diverse wet- en regelgeving en beschreven we de huidige en gewenste situatie binnen het MCL. Dit tezamen vormde input voor een advies met randvoorwaarden en acties om met het nieuwe intern auditsysteem te starten. Na een positieve reactie van het RVE-management, nam de directie de adviezen in juni 2015 over. Het MCL implementeert nu het nieuwe intern auditsysteem.

"Door persoonlijke gesprekken met het RVE-management inventariseerden we welke werkwijze rondom de zelfevaluatie voor de betreffende afdeling het meest passend was. De samenwerking met management en kwaliteitsadviseurs was erg prettig."

De organisatie van kwaliteit en veiligheid op centraal en decentraal niveau

Het MCL is sinds januari 2015 in RVE’s georganiseerd, waarbij een duaal management (een medisch specialist en manager bedrijfsvoering) de leiding heeft over een RVE. Het RVE-management is integraal verantwoordelijk voor kwaliteit, financiën en HRM en krijgt daarbij advies van adviseurs van de ondersteunende afdelingen. Diverse RVE’s stelden de functie van decentrale kwaliteitsfunctionaris in. Om meer uniformiteit en afstemming te bewerkstelligen, wilde de directie van het MCL een advies over de rol en positionering van centrale en decentrale kwaliteitsfunctionarissen. Interviews met RVE-managers, medisch specialisten, directeuren en medewerkers van ondersteunende afdelingen gaven inzicht in de wensen en ideeën. Het advies bevatte onder andere een beschrijving van de centrale en decentrale verantwoordelijkheid met bijbehorende taken ten aanzien van kwaliteit en veiligheid, een voorstel voor een functieprofiel en opleiding van de decentrale kwaliteitsfunctionarissen met de benodigde acties. Het MCL is nu bezig met implementatie van dit advies.

"Onze ervaring met de adviseurs van Q-Consult Zorg is positief: ze hebben een brede expertise en ervaring, een pragmatische aanpak en geven adviezen op maat."