Het startsein voor een geoptimaliseerd primair proces

Het Expertisecentrum Noorderboog levert geriatrische diagnostiek, behandeling, begeleiding en zorg aan cliënten in en buiten Zorgcombinatie Noorderboog in de regio Meppel en Steenwijk. Het Expertisecentrum wil toonaangevend en vooruitstrevend zijn in de regio als het gaat om de kwaliteit van zorg en behandeling van ouderen en chronisch zieken. Door continue bijscholing kan het centrum zich met state of the art expertise echt onderscheiden van andere zorgaanbieders.

"Met het oog op toekomstige ontwikkelingen en bezuinigingen is het belangrijk dat we de beschikbare behandelcapaciteit optimaal benutten. Goede kaders en optimale inrichting van de processen dragen bij aan de continuïteit van hoge kwaliteit van zorg en goed werkgeverschap.", aldus Herman Meerholz, manager Expertisecentrum.

De analyse

Om inzicht te krijgen in de behandelcapaciteit van het Expertisecentrum, heeft Noorderboog Q-Consult Zorg in de arm genomen. Samen hebben we de uitgangspunten voor het onderzoek vastgesteld. De eerste stap richting optimalisatie was het in kaart brengen en analyseren van de werkzaamheden van de behandelaren binnen het primair proces. Hierbij was inzicht in de verdeling van de werkzaamheden tussen directe, indirecte en niet-cliëntgebonden tijd van belang. Het primaire vertrekpunt was de behandelaar. Daarnaast is ervoor gekozen een doorkijk vanuit de verschillende locaties in beeld te brengen.

Samen met de projectgroep, bestaande uit vakgroepcoördinatoren van de verschillende disciplines, zijn analyse-instrumenten vastgesteld. Daarnaast werden de definities voor de hoofdgroepen ‘indirect’ en ‘niet-cliëntgebonden tijd’ bepaald. Door middel van drie plenaire bijeenkomsten zijn alle behandelaren hierover geïnformeerd.

De aftrap van het onderzoek begon met een leerweek voor zowel Noorderboog als Q-Consult Zorg. Na een week van intensief contact waren de ‘kinderziektes’ boven tafel. Aan de hand hiervan zijn aanpassingen gedaan en zaken aangescherpt. De tijdregistraties uit de leerweek waren van goede kwaliteit en konden dan ook mee in de definitieve analyse. Na de leerweek volgden nog twee weken van het registreren van de werkzaamheden.

"Wij dachten al langer dat er sprake was van verspilling en inefficiëntie. De analyse bevestigde ons vermoeden." (Ergotherapeut)

De uitkomsten

Q-Consult analyseerde de uitkomsten van de tijdsregistraties op zowel discipline- als totaalniveau. In deze analyse vergeleken we de registraties van Noorderboog met de gegevens uit twee verschillende benchmarks. De uitkomsten waren herkenbaar voor Noorderboog. Herman Meerholz: "De uitgevoerde nulmeting had een positief resultaat, al zie ik op een aantal punten zeker de uitdaging tot verbetering.". Voor het management en het team van behandelaren is nu inzichtelijk waar de verspilling zit en waar ruimte voor verbetering van de klantwaarde is. Ook is er een onderbouwing van de SLA’s en de DVO’s voor wat betreft het toebedelen van de kosten van de afdelingen en locaties van Noorderboog.

"Met het bespreken van de resultaten met de behandelaren is het startsein gegeven voor verbetering van de eigen werkzaamheden en processen."

Naar aanleiding van de gespecificeerde uitkomsten van het onderzoek zijn de disciplines het gesprek met elkaar aan gegaan. Tijdens de terugkoppelbijeenkomsten werd hier een eerste aanzet voor gegeven. Omdat de disciplines apart zijn geanalyseerd, kan ook op dat niveau worden gekeken naar de verhoudingen tussen de hoofdgroepen. Herman Meerholz nodigde de disciplines uit om in beeld te brengen voor welke werkzaamheden zij structureel geen tijd hebben en hiervoor met verbetervoorstellen te komen. Hieraan wordt de komende tijd aandacht gegeven.

Het vervolg

"Het zou een mooi vervolg zijn om onze resultaten te vergelijken met die van andere instellingen en hierover met elkaar in gesprek te gaan.", aldus Herman Meerholz. "We hebben met de vakgroepen en behandelteams afgesproken om in het reguliere overleg tussen manager en vakgroep met elkaar te bespreken hoe we hier van kunnen leren. We stellen de vraag: ‘Als dit jouw bedrijf zou zijn, wat zou je dan als eerste veranderen?’ Er is al veel duidelijk geworden. Zo gaan we voor het eind van het jaar een draadloos netwerk installeren. Het ontbreken daarvan bemoeilijkte efficiënt werken ontzettend, zo bleek. Ook gaan we werken aan een verbeterde verhouding tussen direct en indirect cliëntgebonden taken."

Het Expertisecentrum verwacht over ongeveer een half jaar de eerste zichtbare resultaten te kunnen rapporteren en zo stappen te blijven zetten richting een geoptimaliseerd primair proces.