Het UMCG: audits van de toekomst

Het stimuleren van het kwaliteitsdenken door het uitvoeren van audits met een waarderende insteek. Het is één van de stappen die het UMCG onder begeleiding van Q-Consult Zorg zette richting de audits van de toekomst. De audit is een nuttig instrument om daadwerkelijk kwaliteitsverbeteringen te realiseren en om het continu verbeteren te bewerkstelligen. Het UMCG realiseerde zich dat de kracht van interne audits nog niet ten volle benut werd. Geïnspireerd door het boek "Audits van de Toekomst", geschreven door twee consultants van Q-Consult Zorg, brachten zij in beeld welke richting het UMCG op wil.

De volgende doelstellingen werden geformuleerd voor het vernieuwen van het auditsysteem:

  • Het uitvoeren van interne audits op zowel compliance als ‘leren en verbeteren’
  • Het geven van een positief imago en toegevoegde waarde van interne audits in het UMCG
  • Het realiseren van enthousiasme bij auditoren en hen ambassadeurs maken
  • Het kwaliteitsdenken in het UMCG vergroten

Van doelstelling naar uitvoering

Onder begeleiding van Q-Consult Zorg schreven zij een werkplan waarin de stappen zijn omschreven om bovenstaande doelstellingen te bereiken. Binnen het UMCG lag de focus in het verleden met name op verrichtingenaudits waarbij de toetsing op compliance centraal staat. Het ziekenhuis beschikt over een groot aantal auditoren dat is opgeleid in deze methodiek. Voor audits gericht op ‘leren en verbeteren’, waren nog geen auditoren opgeleid. Q-Consult en het UMCG bepaalden gezamenlijk over welke vaardigheden dit type auditoren zou moeten beschikken. Daar kwamen de voor het UMCG op maat gemaakte trainingen procesgericht auditen, themagericht auditen en tracergericht auditen uit voort.

Procesgerichte audits brengen in kaart hoe processen op en tussen afdelingen lopen. Thema-audits geven zicht op belangrijke strategische ziekenhuisbrede thema’s in de praktijk en een tracergerichte audit focust zich op het patiëntenpad binnen een zorgtraject. De waarderende insteek vormt de rode draad door al deze auditvormen. Waar hebben we positieve ervaringen mee en hoe komt het dat iets heel goed loopt. Ook daar willen we tenslotte graag van leren! Deze auditvormen integreert het UMCG met de inzet van de bestaande auditvormen (compliance, kwaliteitsrondes, …).

Trainingsprogramma

Samen met Q-Consult Zorg zet het UMCG momenteel de stappen om dit toekomstbeeld te bereiken. Q-Consult Zorg ontwikkelde een passend trainingsprogramma om de auditoren op te leiden in de nieuwe methodieken. Onderdeel van de trainingen zijn praktijkaudits op een afdeling waarbij de afdeling kennismaakt met de nieuwe ‘UMCG manier’ van auditen. Hierdoor verspreidt de waarderende auditmethode zich gestaag als een olievlek door het huis en ontstaat enthousiasme bij afdelingen om ook geaudit te worden.

Inmiddels heeft Q-Academy binnen het UMCG meer dan 100 auditoren opgeleid in de verschillende methodieken. Er is veel enthousiasme om aan de trainingen deel te nemen. Op basis van de ‘UMCG Expertiseladder’ wordt bepaald welke training geschikt is voor welke auditor. De UMCG Expertiseladder is ontwikkeld voor de UMCG-auditoren en beschrijft:

  • het profiel van een geschikte auditor
  • de doorgroeimogelijkheden als auditor binnen het UMCG
  • de onderliggende opleidingen
  • de wijze waarop het UMCG de auditoren begeleidt en faciliteert in hun rol

Nieuwe auditoren worden opgeleid in het procesgericht auditen. Meer ervaren auditoren leren een UMCG-breed thema te toetsen in de training voor gevorderde auditoren. Voor de training tracergericht auditen, waarbij het patiëntenproces centraal staat, worden zorgprofessionals actief benaderd.

De toekomst

Het ideale toekomstbeeld? Van samenhang naar integratie van alle auditvormen. Daarnaast is de methodiek ‘Auditen op wetenschappelijk onderzoek’ nu in ontwikkeling om toe te voegen aan het arsenaal.

"Q-Consult Zorg helpt ons bij het ontwikkelen en verbeteren van onze interne auditsystematiek. Hierbij ligt de focus op de waarderende dialoog en leren van wat goed gaat en wat beter kan."