Lean in het P&O-proces en workflow “in dienst”

De P&O-afdeling van het Sint Franciscus Gasthuis (SFG) was al geruime tijd bezig om het proces rondom de instroom van nieuwe medewerkers te verbeteren. Een complexe uitdaging, omdat heel veel verschillende afdelingen een rol spelen in het proces. Uiteindelijk had de afdeling het zichzelf zo moeilijk gemaakt dat ze, ondanks alle inzet, waren vastgelopen. Anke Stegeman (manager P&O) verwachtte dat Lean heel goed zou kunnen helpen om het proces weer ‘makkelijk’ te maken. Daarom schakelde ze Q-Consult Zorg in. En het hoeft inderdaad niet zo ingewikkeld te zijn, als je maar met de juiste mensen aan tafel zit.

Met een waardestroomanalyse het proces in beeld

Na een korte introductie van Lean, gingen de deelnemers tijdens de eerste middag aan de slag met het proces ‘Instroom van een nieuwe medewerker’. Met een waardestroomanalyse (een belangrijke Lean-methodiek) lukte het om de huidige situatie in kaart te brengen. Naast P&O waren ook de facilitaire afdeling en automatisering aanwezig bij deze sessie. "Zo’n middag helpt om buiten je eigen hokje te treden en het geheel samen als één proces te bekijken. Je wilt niet meer het beste voor jezelf en je eigen afdeling regelen, maar de nieuwe medewerker juist centraal stellen in het proces", legt Anke uit.

Tijdens de tweede bijeenkomst kon nog meer winst worden behaald, toen ook een lijnmanager bereid was om aan te sluiten. De stap naar bewustwording van alle partijen is tijdens de Lean-bijeenkomsten gezet. "Op die manier kijkt iedereen meer over grenzen heen en ontstaat er meer begrip voor elkaar en elkaars werk", licht Anke toe. Dit zorgde ook voor een eyeopener: er is nog veel werk aan de winkel.

De rollen van P&O en het lijnmanagement bleken namelijk nog niet zo scherp vastgesteld als in de visie van P&O omschreven. Een mooie aanleiding voor Anke om opnieuw naar de rolverdeling te kijken

Een mooie eerste stap

De bijeenkomsten zijn heel positief ontvangen. "Het was heel praktisch en goed toepasbaar", aldus Anke. Hoewel er nog steeds veel moet gebeuren is er een belangrijke eerste stap gezet en lijkt de aandacht terug bij wat belangrijk is.

"Zo'n middag helpt je buiten je eigen hokje te denken, je kijkt over grenzen heen en zo ontstaat er meer begrip voor elkaar en elkaars werk"

Leergang Lean Management

Q-Consult Zorg organiseert samen met Q-Academy regelmatig trainingen en kennissessies op het gebied van procesverbetering en Lean Management. Dit voorjaar start weer de Leergang Lean in de Zorg, bestaande uit 5 interactieve en praktijkgerichte modules. De leergang staat open voor disciplines uit alle sectoren van de zorg en ondersteunende diensten: teamleiders, cluster- en unithoofden, managers innovatie, kwaliteitsfunctionarissen, hoofden patiëntenzorg en patiëntenlogistiek, verpleegkundigen, paramedici en artsen.