Medicatiebeleid onder de loep via de HFMEA-light

Een prospectieve risico-inventarisatie naar de logistiek en verantwoordelijkheden binnen het medicatieproces

Voor GGZ-instellingen is het veiligheidsmanagementsysteem (VMS) een feit. Een geheel nieuw en belangrijk onderdeel hierin is het uitvoeren van prospectieve risico-inventarisaties (PRI). Zowel bij GGZ Drenthe als Pameijer begeleidde Q-Consult Zorg een multidisciplinair team in het uitvoeren van een PRI op het medicatiebeleid. Leerzaam, pittig en ook zeker enthousiasmerend.

Een goede voorbereiding is het halve werk…

Een PRI vraagt om een gedegen voorbereiding. Te starten met het vertalen van het medicatiebeleid naar procesbeschrijvingen (stroomschema’s). Het was al een leerervaring an sich om zo’n complex proces in een aantal hoofdstappen te beschrijven. Ook het samenstellen van de werkgroep moet ruim op tijd plaatsvinden. Een goede vertegenwoordiging van managers, locaties en de werkvloer is geselecteerd om aan de PRI deel te nemen.

HFMEA-light als methode

Nieuwsgierig starten de deelnemers aan de PRI. Een uitleg over risicomanagement en de plek van PRI hierin is het startpunt. Snel wordt duidelijk dat op iedere locatie al veel op het gebied van cliëntveiligheid en risicomanagement gebeurt, ‘maar ik was me hier helemaal niet bewust van’.

Dan aan de slag met de methode HFMEA-light. Deze lijkt in eerste instantie erg complex en de deelnemers vragen zich af of ze dit zelf kunnen doen. Wat blijkt? Door gewoon stapsgewijs de methode te volgen en te praten over het medicatieproces, komt al snel een mooie discussie tot stand. Een aantal discussiepunten was bijvoorbeeld:

  • Hoe houd je de medicatiekennis blijvend op peil?
  • Wat is de verantwoordelijkheidsstructuur rondom medicatie?
  • Hoe krijg je grip op tijdsdruk/afleiding bij het uitzetten en toedienen van medicatie?

Vervolgacties

Na een sessie van vier uur is een uitgebreide analyse gedaan van de risico’s in het medicatieproces. Een mooi overzicht met risico’s en beheersmaatregelen als resultaat. Hiermee is de PRI nog niet klaar! Belangrijk is om ook bij dit kwaliteitsinstrument acties uit te zetten en de opvolging hiervan te monitoren. Het praktische werkblad (in Excel) wordt door de deelnemers als groot voordeel gezien. Hierdoor hoeft minimale energie gestopt te worden in rapportage.

Welke acties worden o.a. opgepakt?

  • Medicatiebeleid als thema centraal stellen bij alle werkoverleggen.
  • Incidentmeldingen rondom medicatie inventariseren en direct terugkoppelen aan locaties.
  • Aanstellen van één aandachtsfunctionaris per locatie.

‘De PRI volgens de HFMEA-light methode is mij goed bevallen. Na de sessie ben ik er vooral achter gekomen hoe belangrijk het is om goede procesbegeleiders te hebben om de enorme discussie in goede banen te leiden. Dus voor de toekomst huur ik of nog een keer Q-Consult Zorg in of laat me verder coachen als procesbegeleider.’