Naar een geïntegreerd Veilig Thuis Midden-Brabant

Door: Diana Dingemans

Voor een effectievere aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling is in 26 regio’s het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) en het Steunpunt Huiselijk Geweld (SHG) samengevoegd en gaan zij verder onder de naam Veilig Thuis. Een geïntegreerd Veilig Thuis creëren dat voldoet aan de wettelijke eisen en aansluit bij de regiovisie, vraagt om een goede voorbereiding en een plan van aanpak. Veilig Thuis Midden-Brabant schreef daarom een bedrijfsplan en koos er bewust voor stapsgewijs en in werkgroepen diverse thema’s op te pakken. En met succes, want er is veel bereikt. Wat maakt de aanpak bij Veilig Thuis Midden-Brabant zo succesvol?

Procesbegeleiding

In 2014 vroeg de gemeente Tilburg aan Kompaan en De Bocht en Bureau Jeugdzorg Noord-Brabant om voor de regio Midden-Brabant een geïntegreerd Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling te vormen. De betreffende managers, Gerrianne Rozema en Jan ten Berge, beseften dat ze bij die omvangrijke operatie externe ondersteuning nodig hadden en schakelden Q-Consult Zorg in voor de procesbegeleiding. Waarom deze keuze? "Ernie van Dooren en Diana Dingemans van Q-Consult Zorg bleken de juiste kennis en ervaring te hebben, een duidelijke visie op een dergelijk veranderingstraject en een concreet plan. Ze hebben bovendien goede referenties", aldus Gerrianne.

Bedrijfsplan als leidraad

Gestart werd met het opstellen van een subsidieaanvraag en het schrijven van een bedrijfsplan 2015 voor de vorming van Veilig Thuis Midden-Brabant. Dit bedrijfsplan geeft een toelichting op de missie, visie, strategie, organisatie en doelstellingen. Daarnaast bevat het een begroting en een beschrijving van de in 2015 uit te voeren activiteiten om tot een geïntegreerd Veilig Thuis te komen.

Waarom een bedrijfsplan? "Het schrijven van zo’n plan dwingt om zaken heel goed te overdenken om het zo concreet op papier te krijgen", aldus Diana. "En dan niet alleen over je (zorg)producten of dienstverlening, maar ook over je toegevoegde waarde, je positie in de markt, wat je wil bereiken en wat is daarvoor nodig aan mensen en middelen. En in dit geval dwong het de betreffende werkgroep ook om na te denken over de ontwikkelpunten van het SHG en AMK om tot een geïntegreerd Veilig Thuis te komen. Het resultaat is een gedragen plan dat de leidraad vormt voor de vorming van Veilig Thuis." De beide managers leerden er veel van: het opstellen van een dergelijk plan maakt je bewust waarover je allemaal moet nadenken. Wat nodig is om als zelfstandige organisatie te functioneren en hoe daar te komen. "In de praktijk heeft het ons geholpen om koers te houden, stapsgewijs vorm te geven aan de nieuwe organisatie, waarbij continu de harde en zachte kanten gecombineerd zijn", aldus Gerrianne. Jan beaamt dit: "We zijn doelgericht gaan bouwen."

De verzelfstandiging

Een van de activiteiten die in het landingsjaar 2015 moest worden opgepakt, was de uitwerking van de meest passende organisatievorm voor Veilig Thuis. De gemeente Tilburg besloot immers dat Veilig Thuis Midden-Brabant uiterlijk per 1 januari 2016 een (juridisch) zelfstandige organisatie moet zijn. Als procesbegeleider voert Ernie alle (juridische) activiteiten uit die daarvoor nodig zijn. Voor de meest passende organisatievorm, en de besturing daarvan, moeten de handen van beide moederorganisaties en de gemeente(n) op elkaar komen. Geen gemakkelijke klus met alle verschillende politieke, maatschappelijke en organisatiebelangen. Bovendien is de vorming van Veilig Thuis slechts een onderdeel van diverse ingrijpende veranderingen (als gevolg van de decentralisaties) en krijgt daardoor bij betrokken bestuurder en gemeenten niet altijd de hoogste prioriteit. Volgens de managers was de rol van Ernie hierin cruciaal. "Hij heeft het totaaloverzicht, focust op de stappen die gezet moeten worden, bewaakt de planning en blijft sturen op resultaat", aldus Gerrianne.

"We zijn doelgericht gaan bouwen." – Jan ten Berge

Het succes van de werkgroepen

Voor de vorming van Veilig Thuis is heel bewust gekozen om in werkgroepen de ontwikkelpunten op te pakken. "Het van meet af aan betrekken van medewerkers vonden we belangrijk, om gebruik te maken van de aanwezige expertise en direct te werken aan de motivatie van Veilig Thuis een succes te maken. Organisatieontwikkeling, implementatie en integratie gaan dan hand in hand", aldus Diana. Het MT heeft door deze aanpak ook eigenaarschap gedeeld met de medewerkers. "Er is zo breed draagvlak gecreëerd en bewustwording bij medewerkers op voor hen nieuwe thema’s", vertelt Jan. "Diana nam de mensen mee in de verandering, activeerde ze en enthousiasmeerde om mee te bouwen. Als voorzitter van de werkgroepen kon zij de rode draad bewaken en als linking pin de verbindingen leggen tussen de diverse onderwerpen en het MT. Het bleek daarom ook van toegevoegde waarde dat zij de heidagen met MT en inhoudelijke staf begeleidde", aldus de managers van Veilig Thuis.

Bij de samenstelling van de werkgroepen werd gelet op een afvaardiging vanuit de verschillende organisatieonderdelen én vertegenwoordiging van zowel AMK als SHG. Aanvankelijk koos men bewust om acties samen met een collega van de andere moederorganisatie op te pakken en na verloop van tijd ging dat vanzelf. Door deze samenwerking leerden mensen elkaar snel kennen, bleken de nieuwe collega’s elkaar makkelijk op inhoud te vinden en vond al direct kruisbestuiving plaats.

Dat niet alle adviezen van de werkgroepen één op één werden overgenomen door het MT, bleek soms lastig voor de leden. Met extra aandacht voor verwachtingenmanagement was dit echter al snel geen issue meer. Medewerkers vonden het leuk om mee vorm te geven aan de nieuwe organisatie. Achteraf gaven werkgroepleden aan dat het voor hen een kans was zich te verdiepen in andere materie en de vertaalslag te leren maken van operationeel naar tactisch niveau.

Het hielp hen kritisch te kijken naar hun eigen werk en door hun directe betrokkenheid zijn zij in staat de veranderingen direct in de praktijk te brengen en intern uit te dragen. De rol van de externe voorzitter was volgens hen belangrijk: inbrengen en overdragen van benodigde expertise, sturen op hoofdlijnen, bewaken van het (groeps)proces, ruimte geven voor input, verbindingen leggen tussen de werkgroepen, met het MT en borgen van de resultaten.

Resultaat van de stapsgewijze aanpak

De vorming van Veilig Thuis is stapsgewijs aangepakt, waardoor de veranderingsoperatie behapbaar bleef. In het vierde kwartaal van 2014 is begonnen met het opstellen van een bedrijfsplan, zodat snel helder werd welke thema’s en acties men moest oppakken. Voor de hoofdthema’s zoals Processen & Aansturing, Aansluiting Frontlijn, ICT en Deskundigheidsbevordering zijn conform het bedrijfsplan werkgroepen geformeerd. Op deze manier is gefaseerd gebouwd aan het fundament van de nieuwe organisatie. Van macro- naar microniveau, op alle relevante onderwerpen. Daarbij is een prioritering aangebracht, waardoor men de juiste dingen op het juiste moment oppakte en tijdig de benodigde voorwaarden creëerde om als zelfstandige organisatie te functioneren conform de gestelde eisen. Binnen een jaar heeft dit tot de volgende resultaten geleid:

  • Gedeeld eigenaarschap als het gaat om de vorming van Veilig Thuis Midden-Brabant en breed draagvlak voor de ingezette koers en veranderingen;
  • De visie en koers van Veilig Thuis Midden-Brabant zijn bepaald, dat geeft houvast en richting;
  • Solide basis (qua structuur, processen en inhoud) waarop de organisatie als geheel kan functioneren en verder opgebouwd kan worden;
  • Goed fundament op grond waarvan het MT de bedrijfsvoering kan doen;
  • Medewerkers zijn in staat om binnen de gestelde kaders hun werkzaamheden te doen, conform de nieuwe werkwijze, in hoge mate van zelfstandigheid, gefaciliteerd door scholing en ruimte voor ontwikkeling;
  • Integratie van het AMK en SHG is een feit ("wij zijn Veilig Thuis") en de verzelfstandiging is bijna rond;
  • Er zijn belangrijke stappen gezet in de aansluiting met de frontlijnteams;
  • Het MT weet een bedrijfsplan te gebruiken als leidraad voor de doorontwikkeling van Veilig Thuis (stapsgewijze aanpak en borgen resultaten).

Vol trots vertelt Jan dat ook de inspecties erg tevreden zijn met de situatie waarin Veilig Thuis Midden-Brabant zich nu bevindt en waar de organisatie naartoe ontwikkelt. "Na het toezichtbezoek hebben de inspecteurs aangegeven een goed en consistent beeld te hebben gekregen over wat we (op papier) zeggen en doen. De inspecteurs waren onder de indruk van de mate waarin de integratie van huiselijk geweld en kindermishandeling al vorm heeft gekregen in de organisatie. En dat we juist op veiligheid en in samenwerking met partners zo goed scoren: echt heel fijn!"

"De inspecteurs waren onder de indruk van de mate waarin de integratie van huiselijk geweld en kindermishandeling al vorm heeft gekregen in de organisatie." – Jan ten Berge

Succesfactoren

  • Inzet en betrokkenheid MT en werkgroepen
  • Communicatie
  • Delen van eigenaarschap
  • Werkgroepen
  • Bedrijfsplan en stapsgewijze aanpak
  • Goede procesbegeleiding

Wat was bepalend voor het behalen van al deze resultaten? Een belangrijke succesfactor is de enorme inzet van zowel het MT als de werkgroepen. Zij voelen zich zeer betrokken bij de vorming van Veilig Thuis en dragen dit ook uit. De visie en koers wordt regelmatig gecommuniceerd en medewerkers worden periodiek op de hoogte gebracht van ontwikkelingen en vorderingen. Op deze manier worden ook de medewerkers die niet participeren in werkgroepen meegenomen in alle veranderingen.

Het MT draagt actief bij aan de veranderingen, maar deelt ook het eigenaarschap rondom de vorming van Veilig Thuis met de medewerkers. Door medewerkers vanuit beide moederorganisaties actief te betrekken bij de veranderingen en mee te laten bouwen is draagvlak gecreëerd en heeft direct kruisbestuiving tussen SHG en AMK plaatsgevonden. Zo konden ontwikkeling, implementatie en integratie hand in hand gaan. De werkgroepleden hebben nieuwe kennis opgedaan, vaardigheden geleerd en hun probleemoplossend vermogen is versterkt. Hier kan bij de doorontwikkeling van Veilig Thuis gebruik van worden gemaakt.

Een belangrijke succesfactor is ook het bedrijfsplan en de stapsgewijze aanpak, waardoor doelgericht en planmatig is gewerkt aan de vorming van Veilig Thuis, vooraf goed is nagedacht over het waarom, hoe en wat, en alle veranderingen behapbaar zijn gebleven in een organisatie die ondertussen op volle kracht moest draaien. Goede procesbegeleiding is daarbij van groot belang geweest. De combinatie van enerzijds ervaring in de begeleiding van fusie- en complexe verandertrajecten en anderzijds de vaardigheid om mensen op alle lagen in de organisatie mee te nemen in de beweging, is precies wat de organisatie nodig had. Wat daarbij volgens de managers belangrijk was, is dat Q-Consult Zorg de rode draad bewaakte en kon worden geraadpleegd op structuur-, proces- en zorginhoudelijke vraagstukken. "De consultants hebben bovendien zelf een hands-on mentaliteit en blijven vasthoudend sturen op resultaat", aldus Gerrianne.

"Q-Consult Zorg heeft ons rustig door woelige wateren geleid", aldus Jan ten Berge

Toekomst

Veilig Thuis Midden-Brabant ziet de toekomst met vertrouwen tegemoet. De contouren van de organisatie staan en er ligt een goede basis waarop verder gebouwd kan worden, aldus Gerrianne. "We zijn al weer bijna toe aan een nieuw plan als onderlegger voor 2016." Het komend jaar wordt onder andere doorgepakt op de integrale aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling. Daarvoor worden in de backoffice, net als in de frontoffice, gemengde teams geformeerd voor verdere kruisbestuiving. Ze investeren in expertiseontwikke-ling door scholing en het benoemen van aandachtfunctionarissen op de diverse expertisegebieden. Ook creëren zij de randvoorwaarden om professionals op een verantwoorde manier zelfstandig te laten functioneren. Dit zal afhangen van de afspraken met de gemeenten en het budget voor 2016. Maar ook daar is al op voorgesorteerd!