Optimale cliëntenadministratie als voorwaarde voor de implementatie van een ECD

Woon-Zorgcentrum Groot Hoogwaak stond voor een grote uitdaging: de implementatie van een Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Een goed moment om eerst processen te optimaliseren. Bovendien waren de medewerkers van onder andere zorgbemiddeling zelf ook al bezig met "dingen die beter konden". Dat viel mooi samen met het project optimale cliëntenadministratie, dat werd gestart met Q-Consult Zorg.

Tijdens de aftrap van het project speelden we het Lean Simulatiespel. Hierbij leer je anders naar een proces kijken en ervaar je hoe je gezamenlijk een proces kan verbeteren. "Door eerst het spel te spelen konden we daarna de vertaling maken naar onze eigen praktijk en onze eigen processen. Dat was heel verhelderend", vertelt Angelique van Groot Hoogwaak. Vervolgens werd het eigen proces van aanmelding en opname van de cliënt onder de loep genomen.

Het proces visualiseren

Doordat we het proces van aanmelding en opname van de cliënt in de huidige situatie hebben uitgetekend, kwam er veel inzicht in en begrip voor elkaars werk. Ook bleek dat mensen met verschillende disciplines vaak dubbel werk deden. Het was goed en nuttig om erachter te komen wat een ander binnen hetzelfde proces doet.

Samen kijken naar processen werkt verbindend

Bij een optimale cliëntenadministratie gaat het om het centraal stellen van de cliënt. "We waren allemaal al wel cliëntgericht, maar dan vanaf ons eigen eilandje", vertelt Thoma. De medewerkers van Groot Hoogwaak vonden het heel nuttig om samen naar de processen te kijken. Het werkt verbindend. "Het is goed om die verbinding met elkaar te maken en gezamenlijk te kijken hoe je je processen zo goed en zo vriendelijk mogelijk kunt organiseren voor je cliënten", legt Marian uit.

"Op dit moment zitten we nog in een overgangsfase en werken we nog niet volgens de nieuwe methode", vertelt Marie. Wel is er meer duidelijkheid voor de cliënt en hebben medewerkers meer begrip voor elkaar en elkaars werkzaamheden. Marie: "Je kunt ook leren van elkaar. Hoe iemand anders het doet is misschien nog slimmer of handiger". Met dit project is een hoop op gang gekomen. Ondanks dat het nu nog niet kan, weten medewerkers wel hoe ze het straks gaan doen, wanneer het ECD er is.