Samenwerking: de sleutel tot succesvolle ICD-10-registratie

Als ziekenhuis bent u wettelijk verplicht om geregistreerde dagopnames en klinische opnames door te geven aan de Landelijke Basisregistratie Ziekenhuiszorg (LBZ). Naast een tijdige aanlevering, speelt de kwaliteit van de data een belangrijke rol voor zowel externe als interne doeleinden. Om hieraan te voldoen schakelde Robbert Westerink, toenmalig Hoofd Product Administratie en Financiële Administratie bij Ziekenhuis de Gelderse Vallei (ZGV), de hulp in van Q-Consult Zorg en Q-talent.

Mede door de introductie van de publicatieplicht van de HSMR en de benchmarks waaraan het ZGV deelneemt, is een volledige, juiste en tijdige registratie voor de klinische- en dagopnames van belang. Realisatie hiervan was echter lastig met de huidige bezetting. Onderbezetting leidde vorig jaar tot een enorme piekbelasting. Om dat nu in de periode voorafgaand aan de oplevering te voorkomen, werkten het ZGV, Q-Consult Zorg en Q-talent gezamenlijk aan een spreiding van de werklast door het bieden van structurele ondersteuning. 

Plan van aanpak en voortgang van het project

Talenten van Q-talent focusten op het handmatig coderen van de dagopnames, zodat het ZGV zich kon richten op het coderen van de klinische opnames. Vooraf brachten we de werkvoorraad voor de dagopnames in kaart en berekenden we hoeveel inzet nodig was om deze werkvoorraad handmatig weg te werken. Omdat anatomische kennis noodzakelijk is, hebben alle ingezette talenten een geneeskundige achtergrond. Bovendien volgden zij voorafgaand aan de opdracht allen een training (WHO-tool via RIVM) en kregen zij een presentatie van Q-Consult Zorg over ICD-10 en het belang van goed coderen. Door deze uitgebreide voorbereiding wisten de talenten een goede start te maken. Talent Jasper-Jan vertelt over zijn ervaringen. Om tussentijds de kwaliteit en voortgang te bewaken, was er maandelijks overleg waarbij ook een medisch codeur aansloot. De kwaliteit werd bepaald aan de hand van steekproeven. In een maandelijkse rapportage werd besproken of de productie in de lijn der verwachting lag en zo de aanlevering in ‘rustig’ vaarwater kon worden gedaan.

Resultaat

De medische talenten voerden coderingen uit bij specialismen als Cardiologie, Chirurgie, Interne Geneeskunde en Maag-, Darm- en Leverziekten. Sommige specialismen vergden, om verschillende redenen, meer tijd om te coderen dan andere specialismen. Op basis van maandelijkse berekeningen kwamen we uit op een gemiddelde codeersnelheid van 7 dossiers per uur.

Co-creatie

Het succes van dit project lag in goed projectmanagement en de sterke samenwerking, waarbij de kracht van alle partijen elkaar goed aanvulden. Vooraf stelden we de belangrijkste variabelen vast en maakten we een heldere rolverdeling waarbij we oog hadden voor ieders kwaliteiten rondom dit project. Q-talent leverde de Geneeskundetalenten, Q-Consult Zorg en het ZGV verzorgden de voorbereidende training en daarnaast werden, waar nodig, de talenten door het ZGV ondersteund en begeleid.

Interesse?

Bent u geïnteresseerd en wilt u graag verder praten over dit onderwerp? Neem dan contact op met Bart Gerards via 06 – 15 96 87 42 of bart.gerards@qtalent.nl.