SEIN werkt aan duurzaam integraal capaciteitsmanagement

De diagnostiek en behandeling van epilepsie en aanverwante aandoeningen is volop in ontwikkeling met onder meer de steeds verdergaande mogelijkheden rondom epilepsie-chirurgie. Dit merken ze ook bij de afdeling Klinische Neurofysiologie (KNF) van SEIN in Zwolle. De toenemende vraag naar hoog gespecialiseerde diagnostiek neemt hiermee toe. Daarom heeft SEIN afgelopen jaar samen met ons gewerkt aan duurzaam integraal capaciteitsmanagement om zo klaar te zijn voor de vraag en ontwikkelingen van de toekomst.

SEIN

SEIN is een expertisecentrum voor epilepsie en slaapgeneeskunde met locaties in Zwolle en Heemstede en in totaal 12 satelliet-poliklinieken. SEIN verhoogt de kwaliteit van leven van mensen met deze aandoeningen. In de contacten met cliënten en anderen stelt SEIN zich op als partner en stellen zij de mensen centraal. De Klinische Neurofysiologie (KNF) in Zwolle is een belangrijke afdeling binnen SEIN en verantwoordelijk voor een belangrijk deel van de diagnostiek bij epilepsie en gerelateerde aandoeningen. Binnen de KNF afdeling werken verpleegkundigen, gespecialiseerde KNF-laboranten, physician assistents en neurologen samen om te komen tot nauwkeurige diagnostiek in veelal complexe casussen.

Van logistiek naar integrale aanpak
In de gesprekken tussen SEIN en Q-Consult Zorg ontwikkelde het plan van aanpak zich van een geïsoleerd logistiek georiënteerd plan naar een integrale aanpak om de afdeling duurzaam en toekomstgericht in te richten. In de integrale aanpak zijn drie thema’s benoemd: leiderschap, logistiek & capaciteitsmanagement en teamontwikkeling. Op elk van de drie thema’s is vervolgens een plan van aanpak opgesteld, waarbij de adviseurs van ons en de medewerkers van de afdeling KNF samen optrekken.

Doel, thema en Aanpak_Sein

Leiderschap

In tijden van verandering is zichtbaar leiderschap een belangrijk element. Gedurende een half jaar heeft Q-Consult Zorg ook ad interim de functie van Hoofd Zorgeenheid KNF vervuld. Dit maakte dat de voorgestelde veranderingen in zowel logistiek, werkafspraken als gedrag & cultuur direct doorgevoerd konden worden en kort cyclische feedback mogelijk was. De laboranten binnen de afdeling KNF van SEIN zijn hoog gespecialiseerde KNF laboranten, die, naast een theoretische opleiding, praktijkgericht intern worden opgeleid. Leiderschap en opleidingsbeleid zijn sterk met elkaar verbonden en door middel van het opstellen van een nieuw opleidingsplan en coaching van de opleiders is de opleidingscapaciteit vergroot en daarmee de laborantcapaciteit in de toekomst.

SEIN: ‘De ervaring die SEIN heeft opgedaan met het interim management en daarnaast de aansturing en afhandeling van de drie thema’s hebben we als erg plezierig ervaren.’

Logistiek & capaciteit

Door middel van data-analyse, interviews en Value Stream Mapping is de huidige situatie in kaart gebracht en een oorzaken-analyse uitgevoerd. Aan de hand van deze input is een planningstool ontwikkeld, waarbij de zorgvraag leidend is en continu een match tussen gevraagde en beschikbare capaciteit wordt gemaakt. Hiermee is de afdeling in staat om proactief te sturen in de productieplanning in plaats van reactief. De planningstool geeft SEIN inzicht in de samenhang tussen verschillende functionarissen (zoals inzet laboranten versus inzet verpleging) waardoor integraal op de productie en capaciteiten wordt gestuurd. Tevens biedt de planningstool stuurinformatie en de mogelijkheid om toekomstscenario’s te analyseren. Met de invoering van planningsoverleggen op strategisch, tactisch en operationeel niveau ontstaat verbinding tussen de productiebegroting op jaarniveau en de weekmal met bijbehorend personeelsrooster. Vraagstukken rondom zorglogistiek en capaciteitsmanagement benaderen wij via drie niveaus: richten, inrichten en verrichten. Onderstaande figuur geeft weer hoe zich dit bij SEIN vertaald heeft naar oplossingsrichtingen:

Figuur 1

Teamontwikkeling

Aan de hand van de DISC-analyse zijn voor het hele team ieders persoonlijke voorkeuren voor gedrag en communicatie in beeld gebracht. Door de individuele DISC-stijlen weer te geven in het DISC-teamwiel ontstaat inzicht in de voorkeursstijlen van het gehele team (zie figuur 2). Door middel van teamsessies, individuele coaching en 2-tallen is gewerkt aan het inzichtelijk krijgen van de eigen voorkeuren en begrijpen welke interactie dat geeft met collega’s met eenzelfde of juist andere voorkeursstijl. Door dit inzicht in elkaars voorkeursstijlen en aanpassing van het handelen en gedrag hierop is ruimte ontstaan binnen het team om gezamenlijk aan de uitdagingen op het gebied van zorglogistiek, opleiding en wetenschap te werken.

SEIN: ‘Kenmerkend voor de werkwijze van Q-Consult Zorg was de goede heldere communicatie, het creëren van draagvlak en een vertrouwde begeleiding in de teamsessies.’

Figuur 2. DISC – Teamwiel:

DISC wiel_SEIN

Continu blijven verbeteren

SEIN heeft met dit traject nadrukkelijk niet gekozen voor een ‘quick fix’, maar voor een structurele en duurzame verbetering. Daarom is ingezet op een intensieve overdracht naar het nieuwe Hoofd Zorgeenheid KNF, training in de nieuwe planningsmethodiek – en tool en coaching van medewerkers op de afdeling in het kader van teamdoelen. Hiermee heeft de afdeling KNF de juiste ingrediënten in handen voor een mooie toekomst!