Slimmer werken op de financiële afdeling

Op de afdeling FEZ (financieel economische zaken) bij Werkt voor Ouderen was sprake van een hoge werkdruk. De afdeling vroeg zich af of dit te maken had met de bestaande werkprocessen en (vernieuwde) werkwijze. Medewerkers hadden het gevoel dat het "slimmer moest kunnen". De afdeling besloot daarom de processen eens onder de loep te nemen. Om antwoord te kunnen geven op de vraag "Kunnen we slimmer gaan werken?" namen ze Q-Consult Zorg in de arm.

Een gezamenlijke aanpak

Het traject richt zich op alle functies van de financiële afdeling: de budgettering, advisering, jaarrekening, begroting, het applicatiebeheer, de AO/IC en de salarisadministratie. Om in kaart te brengen op welke punten slimmer gewerkt kon worden, is Q-Consult Zorgg gestart met een documentanalyse. Daarnaast hebben we interviews afgenomen om een goed beeld te krijgen van de organisatie en huidige werkprocessen. Op basis daarvan hebben we samen met de afdeling een selectie gemaakt van de processen die veel tijd kosten, die belangrijk zijn en waar winst op te behalen is in termen van ‘ontlasten’: een selectie waarin de ‘sense of urgency’ en het verbeterpotentieel belangrijke criteria zijn.

Vervolgens hebben de medewerkers een waardestroomanalyse gedaan van deze processen. Dit heeft geleid tot diverse speerpunten om daadwerkelijk processen te verbeteren en de werkdruk te verlagen. Hieruit is weer een top-10 van verbeteracties gekomen met de hoogste prioriteit. Je kunt immers niet alles tegelijk doen!

De verbeteracties uit de top-10 zijn opgepakt door tien subteams. Zij concentreren zich op het daadwerkelijk doorvoeren van de verbeteringen in de praktijk. Soms moet er een verbeterplan gemaakt worden en soms kan iets direct verbeterd worden. Dankzij deze werkwijze is het voor medewerkers veel leuker om processen te verbeteren. Ze zien direct (eigen) resultaat en zijn gemotiveerd om zelf aan de slag te gaan en te blijven. Door medewerkers op deze manier te betrekken, creëer je draagvlak voor de verbeteracties.

Erik den Boer is blij met deze betrokkenheid: "Verbeteren doen we aan de bron; samen zitten, een gesprekje over de fouten. Dat geeft veel inzicht! Het wordt echt al concreet. Medewerkers voelen zich betrokken, krijgen een rol en nemen ook het voortouw. Waar eerder veel sturing was, zie je nu dat de medewerkers het in de subteams zelf oppakken. Als er veel controle is, hoef je het ook niet in een keer goed te doen. We hebben voor ogen dat we het gaan halen. Er wordt gewerkt aan de stappen die we moeten zetten en de voordelen komen steeds nadrukkelijker in beeld".

Resultaat in zicht

Het resultaat is dus al in zicht. Maar wanneer is het doel echt bereikt? Het einddoel is: perfect ingerichte processen, doelmatig en efficiënt uitgevoerd, een hierop afgestemde formatie en tevreden klanten. Sommige verbeterplannen lopen nog door tot eind 2014, maar halverwege 2014 is de afdeling al een heel eind! Erik den Boer voegt daaraan toe: "Ik kan deze aanpak aan iedereen aanraden. Voor elke organisatie en afdeling heeft het nut om haar processen eens door te lopen vanuit de Lean-filosofie. Je kunt direct met de inzichten aan de slag. Door drukte lijkt er soms geen tijd om te veranderen. Het kost inderdaad tijd en investering, maar dat levert ook wat op!"

"Verbeteren doen we aan de bron; samen zitten, een gesprekje over de fouten. Dat geeft veel inzicht! Het wordt echt al concreet en medewerkers voelen zich betrokken."