Veilig Thuis Zuidoost-Brabant op naar een voldoende bij de IGZ

Veilig Thuis Zuidoost-Brabant stond in september 2015 voor een grote uitdaging nadat het inspectierapport werd gepubliceerd over de kwaliteit van haar dienstverlening. De IGZ oordeelde dat Veilig Thuis voldeed aan 14 van de 24 verwachtingen uit het toetsingskader. De opdracht? Zo snel mogelijk verbeteren!

De opdracht aan Q-Consult Zorg was tweeledig: enerzijds het goed neerzetten van de Veilig Thuisorganisatie en anderzijds het werken aan het behalen van de punten uit het toetsingskader. Voor deze zowel strategische als praktische opdracht zette Q-Consult Zorg een sterk team neer, aldus de opdrachtgever: "Ze waren procesmatig sterk, boden structuur en hielden vooral de vaart erin."

Werken op twee niveaus

Waar Ernie van Dooren als projectleider op strategisch niveau de grote lijnen uitzette voor de nieuwe organisatie, zorgde Willem Rutgers voor de vertaling en inbedding binnen het primaire proces. Op strategisch niveau waren er maandelijks stuurgroep- en projectgroepoverleggen, op medewerkersniveau vonden er tweewekelijks werkgroepoverleggen plaats. De verschillende werkgroepen bestonden uit ambassadeurs uit het primaire proces die verantwoordelijk waren voor de vertaling van de resultaten naar de werkvloer. De werkgroepen kregen thema’s die voor de medewerker belangrijk zijn en concreet aangaven welke resultaten behaald moesten worden, zoals: ‘primaire processen’, ‘voldoende materieel’, ‘gekwalificeerde professionals’ en ‘beschikbaarheid en bereikbaarheid’. "Met deze aanpak sloot Q-Consult Zorg goed aan op de taakvolwassenheid van de teams" aldus de opdrachtgever.

Communicatie

Communicatie was één van de belangrijkste thema’s binnen het project. De opdrachtgever wilde de medewerkers goed betrekken, zonder vaart te verliezen. "Q-Consult Zorg kwam met het idee om aan te sluiten bij de medewerkersbijeenkomsten die gepland stonden en nieuwsflitsen in te zetten ten tijde van het project." Mede door deze middelen waren medewerkers continu op de hoogte van de veranderingen die werden doorgevoerd. En belangrijker: ze wisten waarom bepaalde veranderingen werden ingezet.

Inzicht in de cijfers

Om toekomstbestendig te zijn, is inzicht in de cijfers essentieel. Zo ook voor Veilig Thuis Zuidoost-Brabant. Hoeveel meldingen komen er per maand binnen? Hoeveel tijd wordt er per melding ingezet? Bij hoeveel casussen wordt de vertrouwensarts ingeschakeld? Allemaal vragen die helpen te sturen op een optimale inzet van medewerkers. Q-Consult Zorg vulde samen met Veilig Thuis het ‘Kosten- en formatiemodel Veilig Thuis’ in, om zo inzicht te krijgen in de kosten van Veilig Thuis en de benodigde inzet. "Q-Consult Zorg heeft tooling in huis om ons verder te helpen. We hebben nu een ‘foto’ van de huidige kosten en de kostenontwikkeling in de toekomst". Dit helpt Veilig Thuis om medewerkers efficiënt in te zetten en om het gesprek aan te gaan over de financiering van Veilig Thuis met de gemeente.

6 maanden verder en het resultaat mag er zijn!

Na zes maanden hard werken, vooral ook door de medewerkers zelf, kwam op 5 juli de verlossende brief: Veilig Thuis Zuidoost-Brabant voldoet aan 21 van de 24 verwachtingen en scoort daarmee een dikke voldoende. Maar het belangrijkste: de organisatie staat ‘als een huis’ en gaat vol vertrouwen de toekomst in, waaronder ook de eerstkomende inspectieronde.