Drie tips voor een effectieve zorgadministratie
Zorgadministraties en zorgcontrol staan vandaag de dag voor grote uitdagingen. Ze kampen met personeelstekort, ervaren financiële druk en moeten voldoen aan steeds strengere verantwoordingseisen van verschillende financiers. Als manager of teamleider vraagt het op orde brengen en houden van de basis daarom continue aandacht. Die basis bestaat uit juiste, volledige en tijdige registratie.
In de praktijk zien we op afdelingen vaak problemen ontstaan bij het op orde krijgen én houden van de basis. Daardoor vertraagt de facturatie, lopen achterstanden op en komt de tijdigheid en betrouwbaarheid van stuurinformatie in het gedrang. Hoe zorg je nou voor die basis op orde? We delen drie heldere stappen en concrete tips waar je morgen al mee aan de slag kan.
Stap 1: werk achterstanden weg want dit geeft focus op echte issues
Eén van de eerste signalen dat je als organisatie niet voldoende in control bent over je basisadministratie, is het oplopen van achterstanden. Die ontstaan vaak op werklijsten, die bij elke facturatieronde groeien. Uiteindelijk tot een onwerkbaar niveau. De eerste stap is het wegwerken van deze achterstanden. Behapbare werk- en uitvallijsten geven weer ruimte. Niet alleen in tijd, maar ook in het hoofd van medewerkers. Die mentale ruimte stelt medewerkers uiteindelijk ook in staat om te kijken naar de achterliggende oorzaak.
Tip: organiseer een focusweek, bijvoorbeeld in de rustigere zomermaanden, waarin een aantal mensen zich één of twee weken puur richt op het wegwerken van de achterstand en oplossen van oude uitval op de werklijsten.
Stap 2: breng je proces op orde
Zodra de werklijsten zijn teruggebracht tot een acceptabel niveau, is het tijd voor stap twee: het proces op orde brengen. Begin met het uitwerken van jullie zorgadministratieve proces. Houd daarbij in gedachten dat jullie afdeling onderdeel is van een bredere keten van processen en afdelingen. De bronregistratie in het primaire proces beïnvloedt de uitval en werklijsten aan de voorkant. Vertraging in de facturatie werkt door aan de achterkant en raakt de financiële rapportages.
Tip: organiseer een brown-paper-sessie met de afdeling en teken samen het volledige proces uit. Door het visueel te maken worden knelpunten snel zichtbaar. Richt de eerste sessie op het in kaart brengen van het huidige proces. Gebruik een tweede sessie om samen oplossingen te bedenken en het proces slimmer in te richten.
Stap 3: vergroot (en deel!) kennis en vaardigheden van je medewerkers
Om het nieuwe proces goed te laten werken én nieuwe achterstanden te voorkomen, is het belangrijk om te investeren in kennis en vaardigheden. Dit is stap drie. Zorgadministratie en zorgcontrol hebben actuele inhoudelijke kennis nodig, bijvoorbeeld over de laatste DBC-regels. Maar ook gespreks- en adviesvaardigheden zijn cruciaal. Zeker wanneer medewerkers het huis in gaan om collega’s in het primaire proces te ondersteunen.
Tip: organiseer korte inloopmomenten waarin je als afdeling uitleg geeft over de knelpunten, oplossingen en het nieuwe proces. Door meerdere momenten aan te bieden wordt het makkelijker voor collega’s om een geschikt tijdstip te kiezen en dit in te passen in hun werkweek.
Hulp nodig bij bovenstaande stappen?
Wij kunnen je op meerdere manieren ondersteunen.
Optimaliseren van het proces
Wil je het zorgadministratief proces structureel verbeteren? Onze adviseurs ondersteunen bij onder andere het in kaart brengen van het zorgadministratieve proces, het optimaliseren ervan of het slimmer inzetten van het EPD. Ze zijn vertrouwd met financiële afdelingen en brengen rust en overzicht met een projectmatige aanpak. Meer informatie?
Hulp bij achterstanden
Wil je tijdelijk extra inzet om achterstanden op de werklijsten weg te werken? Via ons detacheringslabel
Q-Talent bieden we verschillende detacheringsmogelijkheden aan, uitgevoerd door onze young professionals. Ze springen bij tijdens piekmomenten, ziekte of verlof. Meer informatie?
Trainen van medewerkers
Wil je dat het (nieuwe) proces goed landt in de organisatie én geborgd wordt? Via ons trainingsbureau
Q-Academie bieden we praktijkgerichte trainingen aan. Denk aan een training (advies)vaardigheden voor de zorgadministratie of een verdiepende DBC-training. Meer informatie?