Hoe DC Klinieken verandering realiseerde met slimme ondersteuning

Wat doe je als je tijdens een grote verandering handen tekortkomt? Bij DC Klinieken werd een nieuw EPD geïntroduceerd. Deze verandering vroeg om een betere bereikbaarheid van het Service- en Informatie Centrum (SIC) en een geoptimaliseerde belstructuur. Maar zoals vaak in de zorg, kan het een uitdaging zijn om zulke stappen te zetten met beperkte capaciteit en hoge werkdruk. Daarom koos DC Klinieken voor Q-Talent, onze detacheringsoplossing op maat. Aron, manager van het SIC bij DC Klinieken: ''De combinatie van extra slagkracht én expertise maakte deze samenwerking succesvol." Lees verder en ontdek hoe deze detacheringsoplossing het verschil maakte.

autoriteiten-foto-s-1340-sf-v2

Snel schakelen

DC Klinieken is een snelgroeiende zorgorganisatie en biedt gespecialiseerde zorg aan in heel Nederland. De introductie van een nieuw EPD bracht grote veranderingen met zich mee, waaronder directe druk op het SIC. Om de bereikbaarheid te waarborgen, was extra capaciteit nodig: maar liefst 200 tot 250 uur per week. Een flinke uitdaging om op korte termijn te regelen, zeker in een tijd waarin goed personeel schaars is. Vooral in de zorg.


DC klinieken en Q-Consult Zorg werken al jaren samen op het gebied van zorgadministratie. Toen DC Klinieken in het najaar van 2023 op zoek ging naar tijdelijke versterking voor het SIC, was het contact tussen Aron Stam, manager van het SIC, en Bart Gerards, accountmanager van ons detacheringslabel Q-Talent, dan ook snel gelegd. Kort daarna zaten ze samen aan tafel om de uitdagingen in kaart te brengen. In korte tijd stonden zes young professionals van Q-Talent klaar om tijdelijk te ondersteunen.

Meer dan capaciteit

“De young professionals maakten zich het werk snel eigen, werkten nauw samen met de collega’s van DC Klinieken en hebben een grote dienst bewezen door zoveel werk te verzetten,” vertelt Aron. Wat hij vooral waardeerde, was dat ze méér deden dan alleen ondersteunen. Ze dachten actief mee over het verbeteren van werkprocessen en kwamen met slimme, praktische ideeën. Eén voorbeeld dat Aron is bijgebleven: “Op de helpdesk beantwoordden we veel vragen van patiënten. Maar als we zelf belden, kregen we vaak geen gehoor en moesten we steeds opnieuw hetzelfde voicemailriedeltje inspreken. Eén van de young professionals kwam met het idee om een geautomatiseerde voicemailtekst op te nemen, die we met één druk op de knop konden afspelen. Een goed idee om een volledig geautomatiseerde voicemailinspraak zo in te zetten.”

Over Q-Talent

Wanneer er behoefte is aan flexibele, hoogopgeleide young professionals,

bieden wij via Q-Talent, ons detacheringslabel, oplossingen op maat. Meer ontdekken?


‘’Wat ik absoluut een mooi aspect van de samenwerking vind is die stap extra, maatwerk, persoonlijke aandacht en heldere communicatie.''

Aron Stam, Manager SIC bij DC Klinieken

juliette-en-sabine-defintief-rij-bovenaan-cutluur

Een frisse aanpak

Na operationele ondersteuning op het SIC stroomde één van de young professionals door naar de rol van projectleider. Haar opdracht: het ontwerpen van een nieuwe, gebruiksvriendelijke belboom met juiste afboekcodes, afgestemd op de locatie van de medewerker. Ze gooide de loggingstructuur volledig om. Voorheen waren er te veel ‘overige’ categorieën die op dat moment geen waarde toevoegden in het belproces. Samen met een stafondersteuner pakte ze dit project voortvarend op. Ze nam hierin de leiding en zorgde voor een duidelijke, efficiënte inrichting.


Duurzame impact

Aron vertelt: “Het succes van dit project zat in de aanpak. Ze begon op de helpdesk van het SIC en stond letterlijk met de voeten in de klei. Daardoor begreep ze het operationele proces door en door, kon ze laagdrempelig afstemmen met collega’s en wist ze precies wat wel of niet werkte. Het resultaat is een geoptimaliseerde inrichting van de belstructuur met breed draagvlak. Vervolgens heeft ze ook op basis van brondata de hele power BI naar een volgende stap gebracht.''

Slimme capaciteit en expertise

‘’Wat ik absoluut een mooi aspect van de samenwerking vind, is die stap extra, maatwerk, persoonlijke aandacht en heldere communicatie. We kregen niet alleen extra slagkracht om de bereikbaarheid te waarborgen, maar ook inhoudelijke ondersteuning bij complexere inrichtings-en optimalisatievraagstukken. De combinatie van operationele kennis en praktijkervaring, waarbij ze met de voeten in de klei stonden, maakte deze samenwerking succesvol. En het laagdrempelig, dichtbij de medewerkers staan en het kunnen vertalen naar een oplossingsrichting DC Klinieken is echt geholpen met de inzet van Q-Talent, de detacheringsoplossing van Q-Consult Zorg. Juist door de slimme capaciteit én expertise. Voor ons absoluut een reden om in de toekomst opnieuw met elkaar samen te werken.”

iris2

Meer weten over dit onderwerp? Bel ons!

Bart Gerards

Senior Accountmanager Q-Talent


  1. bart.gerards@qconsultzorg.nl
  2. 06 - 15 96 87 42
q-zorg-bart-w-def-groen