Capaciteit Zuyderland Medisch Centrum | Brengt verandering in de praktijk

De ontwikkeling van inzicht in capaciteit op de polikliniek van Zuyderland Medisch Centrum

Hoe stem je als polikliniek het zorgaanbod zo optimaal mogelijk af op de zorgvraag? En hoe kun je daar gedurende het jaar op bijsturen? Dit zijn vragen die steeds vaker naar voren kwamen op de poliklinieken in het Zuyderland Medisch Centrum. Er ontstond behoefte aan inzicht en knoppen om op bij te sturen. Om in deze behoefte te voorzien, is een capaciteitsbegroting en dashboard belangrijk. Onze adviseurs Tinka Santing en Kim Rietjens hebben hierin ondersteund om capaciteitsmanagement verder uit te rollen over alle poliklinieken.

Strekking capaciteitsmanagement

In samenwerking met het team Integraal Capaciteitsplanning (ICP) binnen het Zuyderland Medisch Centrum is capaciteitsmanagement uitgerold op strategisch én tactisch niveau. Zo is er op strategisch niveau een capaciteitsbegroting opgesteld op basis van de financiële begroting. Hiermee toets je of er voldoende personele en fysieke capaciteit beschikbaar is om aan de voorspelde productie of zorgvraag te voldoen. Daarnaast kan op basis van de capaciteitsbegroting het planbord worden ingericht, waardoor het inplannen van patiënten in lijn is met de voorspelde productie.

Voor het tactisch sturen is een dashboard ontwikkeld met verschillende kritieke prestatie indicatoren (KPI’s). Uit dit dashboard kan bepaald worden of het begroot aantal afspraken gehaald wordt. Om stuurinformatie op te halen, kijkt team ICP naar toegangstijd, herhaalfactor, toekomstige open plekken en spreekuurbenutting. In het Tactisch Planningsoverleg (TPO) worden de uitkomsten in het dashboard vervolgens besproken. Zo sturen ze de voorspelde productie waar nodig bij of anticipeert het team op een veranderende zorgvraag.

"De training is praktisch en interactief van aard. Vanuit de theorie ga je direct aan de slag met oefeningen en casuïstiek. Tussen de trainingsdagen voer je een huiswerkopdracht uit."

Training

Naast bovenstaande ontwikkeling, koos Zuyderland Medisch Centrum ervoor om het project uit te breiden met de training ‘Capaciteitsmanagement in de polikliniek’ van Q-Academie. Deze training dient als extra ondersteuning voor de polihoofden, teamleiders, planners en andere betrokkenen. Tijdens deze training leerde de deelnemers namelijk over het gebruik van de capaciteitsbegroting en het tactisch sturen met behulp van het dashboard. Trainers bieden handvatten voor het inrichten van processen van de polikliniek op basis van de verwachte zorgvraag. Ook ontdekken deelnemers met behulp van deze training aan welke knoppen ze kunnen draaien en krijgen ze inzicht in de stuurindicatoren voor de voorspelde productie of zorgvraag. Zo beredeneren ze over de effecten van het optimaliseren van de spreekuurbenutting of het verlagen van de herhaalfactor.

Hulp nodig bij de capaciteitsinrichting op jouw polikliniek? Bekijk ons trainingsaanbod!

Ons trainingsbureau biedt verschillende trainingen aan om de capaciteitsmanagement in jouw zorgorganisatie naar een hoger niveau te brengen. In de training 'Capaciteitsmanagement in de polikliniek' leren we je de basis van capaciteitsmanagement. Ook krijg je handvatten over hoe je de capaciteitsmanagement binnen jouw polikliniek zelf kan inrichten. Merk je dat er ruimte is voor verbetering van de huidige capaciteitsprocessen in jouw organisatie? Kijk dan naar de basistraining 'Procesoptimalisatie in de zorg', waarin we jou voorzien van handvatten voor het doorvoeren van procesverbeteringen.

Heb je de basis op orde en wil je de capaciteitsinrichting nog concreter maken? Schrijf je dan in voor de training 'Doorontwikkelen van je Tactisch Planningsoverleg (TPO)'. Waarin je jouw tactisch planningsoverleg (TPO) opzet of verbetert om zo bij te sturen gedurende het jaar.