Rapportageproces verbeteren | Brengt verandering in de praktijk

Hoe verbeter je jouw rapportageproces?

Iedere controller kent het wel: de deadline voor de rapportage nadert, maar de cijfers zijn nog niet compleet, de laatste check moet nog plaatsvinden, en ondertussen wacht het management al ongeduldig. Het resultaat? Een rapportage die nét op tijd of net te laat wordt opgeleverd. Vaak met meer handwerk dan nodig en soms met kanttekeningen over de betrouwbaarheid. Wil je weten hoe je jouw rapportageproces kunt verbeteren? Lees verder!

In vier processtappen je rapportages verbeteren

Zelden is er sprake van één duidelijke boosdoener voor late en incomplete rapportages. Het is juist de combinatie van factoren die het lastig maakt om snel tot een oplossing te komen. Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de symptomen te kijken, maar ook naar de onderliggende oorzaken in de hele keten. Deze vier processtappen helpen deze oorzaken te achterhalen:

1. Breng de keten in kaart

Vaak is het een samenspel van factoren binnen het rapportageproces dat niet optimaal functioneert. Denk aan inefficiënte deelprocessen, technische beperkingen, organisatorische knelpunten of zelfs gedrag en cultuur binnen teams.

Tip: Visualiseer het rapportageproces van begin tot eind. Waar zitten de knelpunten? Waar ontstaan vertragingen? Het uittekenen van de hele keten en het analyseren met de oorzakenboom helpt om structurele verbeterpunten in beeld te krijgen.

Waarom belangrijk?

Tijdige en nauwkeurige rapportages zijn van groot belang voor de organisatie:

Ze zorgen ervoor dat signalen tijdig worden opgemerkt.
Beleidskeuzes worden gebaseerd op accurate en volledige informatie.
Het verbetert de besluitvorming.
Vermindert de werkdruk bij de controller.

Oorzakenboom

Teken jullie rapportageproces uit

Breng het rapportageproces in kaart, zoals het daadwerkelijk in de praktijk gaat. Loop hiermee het proces na en identificeer de symptomen.

Voorbeeld: De controller levert de rapportage te laat aan.

Stel vast waarom het symptoom zich voordoet

Bepaal waarom het symptoom zich voordoet en zoek in de oorzakenboom het waarom van het symptoom.

Voorbeeld: De controller weet niet op welke dag de rapportage wordt verwacht -> onduidelijke deadlines.

Identificeer de dieperliggende oorzaak van het symptoom

Check in de oorzakenboom onder welke categorieoorzaak (procesmatig, technisch of inhoudelijk, organisatorisch of cultureel) het symptoom valt. Ontwikkel hierna oplossingen gericht op deze geïdentificeerde, dieperliggende oorzaak.

Voorbeeld: Procesmatige oorzaak -> Maak de deadlines expliciet met duidelijke afspraken in een procesbeschrijving.

2. Standaardiseer en automatiseer

Begin met het aanpakken van knelpunten en leg je processen goed vast. Door te werken met vaste formats creëer je structuur en duidelijkheid. Automatiseer repeterende taken waar mogelijk met tools, zoals Power BI om tijd te besparen en fouten te verminderen.

3. Maak verantwoordelijkheden expliciet

In een team heerst soms onduidelijkheid over verantwoordelijkheden, zijn er vage deadlines of is er geen standaard werkwijze. Leg daarom vast wie waarvoor verantwoordelijk is in elke stap van het proces. Deel dit vervolgens ook met betrokken, zodat zij hiervan op de hoogte zijn. Dit voorkomt dubbel werk en misverstanden, zeker als meerdere teams betrokken zijn.

4. Zorg voor draagvlak en feedback

Zorg ervoor dat rapportages goed aansluiten bij het doel én de doelgroep. Alleen dan worden ze echt gebruikt als waardevolle stuurinformatie. Vraag actief om feedback: is het format duidelijk, relevant en bruikbaar voor de lezer? Evalueer dit regelmatig, want behoeften kunnen veranderen. Rapportages die niet goed aansluiten zorgen voor ruis, verwarring en zijn zonde van de tijd. Wees dus niet bang om elementen uit je rapportage te schrappen. Less is more.

Meer waarde uit je rapportages

Rapportages kosten vaak veel tijd en aandacht – zonde als ze niet optimaal worden benut. Door te investeren in structuur, duidelijke afspraken en slimme ondersteuning, verhoog je de betrouwbaarheid én de impact van je rapportages. Zo worden ze niet alleen sneller en consistenter opgeleverd, maar ook daadwerkelijk gebruikt voor betere besluitvorming. Uiteindelijk levert dat niet alleen tijdswinst op, maar ook meer grip op de organisatie.

Hoe kunnen wij helpen?

Wil je sparren over hoe jouw organisatie rapportages sneller en betrouwbaarder kan opleveren? Neem dan contact op met Bram of Stijn. Je vindt hun contactgegevens onderaan de pagina.

Daarnaast bieden we vanuit ons trainingbureau Q-Academie interessante trainingen voor controllers. Onderstaand enkele trainingen uitgelicht: