Datagedreven werken binnen de langdurige zorg: onze visie

Het proces van datagedreven werken begint volgens onze visie vanuit de directie met 1) het tonen van leiderschap, 2) het hebben van een organisatiebreed plan voor datagedreven werken en 3) het maken van een bewuste keuze over de positionering van business intellegence (BI). 

Om datagedreven werken echt onderdeel van de organisatie te maken, zijn verschillende zaken van belang. Organisaties doen er goed aan om aandacht en tijd te maken (en te houden) voor de volgende acties:

1. Vergroten van de datavaardigheid binnen de gehele organisatie
2. Coördineren van stuurinformatie
3. Ontwikkelen van robuuste stuurinformatie
4. Toepassen van stuurinformatie
5. Binden, boeien (en groeien) van een BI-team
6. Optioneel: toepassen nieuwe/voorspellende analysetechnieken

In het verlengde hiervan is onze visie op datagedreven werken binnen zorgorganisaties (zie ook figuur 1): 

Leiderschap

Om data goed in te zetten voor het monitoren en verbeteren van de bedrijfsvoering en kwaliteit van zorg is het hebben van een visie op sturen en datagedreven werken cruciaal. Het ontwikkelen en uitdragen van deze visie, de vertaling ervan naar een organisatiebreed plan en goede implementatie vergen betrokkenheid, urgentie en ambitie van bestuur, directie en management.

Lef en daadkracht zijn nodig om krachtige keuzes te maken in de ontwikkelagenda van BI en ICT binnen de organisaties en om daarop te sturen. Alleen door te besluiten om bepaalde (ad hoc) informatievragen niet meer te beantwoorden ontstaat ruimte voor structurele verbetering.
 

Organisatiebreed plan 

Een organisatiebreed plan geeft richting aan het uitwerken van de visie op sturen en het toepassen van data. Met zo'n plan worden zowel de functionele en technische aspecten als de gedragsmatige en culturele aspecten van datagedreven werken meegenomen. Daarmee ontstaat een balans tussen de digivaardigheid binnen de organisatie, het gebruik van stuurinformatie en het toepassen daarvan.
 

Bewuste keuze positionering BI

Bij de ontwikkeling van een strategisch plan voor datagedreven werken komt het positioneringsvraagstuk van BI binnen de organisatie automatisch aan de orde. Wij zijn van mening dat de inhoudelijke aansturing van de informatievoorziening onder de afdeling Planning & Control valt. Deze afdeling heeft het complete beeld en overzicht om de organisatie aan te sturen, om 'in control' te kunnen zijn en om prioritering aan te geven in te ontwikkelen rapportages. Volgens 'strong controllership' is de controller een sparringpartner op het gebied van de totale bedrijfsvoering. 

Wij onderscheiden hierbij drie hoofdthema’s: primair proces, medewerkers, en organisatie & financiën. De controller heeft een brede rol. Financiën is een van de onderdelen binnen het gehele spectrum van het leiding en richting geven aan een organisatie.

Bij de ene organisatie ligt de hiërarchische aansturing van BI bij de afdeling ICT, bij de andere organisatie ligt deze aansturing bij de afdeling Planning & Control (zie ons artikel 'Datagedreven werken binnen de langdurige zorg: hoever zijn organisaties?'). Beide keuzes hebben voor- en nadelen. Wij erkennen de voordelen van aansturing door de afdeling ICT, waarbij de inhoudelijke aansturing van de stuurinformatie ligt bij Planning & Control. 
 

Vergroten van datavaardigheid binnen de gehele organisatie

De fase waarin je als organisatie zit moet aansluiten bij de datavaardigheid van de medewerkers. Je kunt investeren in allerlei geavanceerde technieken en mooie dashboards bouwen, maar als de medewerkers niet weten hoe ze het kunnen gebruiken is het zinloos.

Inzicht in het datavaardigheidsniveau is hierbij van belang. Op basis hiervan kun je passende leervormen en interventies inrichten gericht op alle niveaus. De digicoach kan hierbij een nuttige rol vervullen. Hij of zij kan het gat tussen de systeemwereld en de belevingswereld van de zorgprofessional helpen verkleinen en met name de digistarters meekrijgen in de ontwikkeling naar datagedreven werken. In de praktijk zien wij nog té veel mooie BI-trajecten stranden, wat tot veel frustratie leidt en een verspilling van inzet.
 

Coördineren van stuurinformatie 

Zorgaanbieders produceren een grote hoeveelheid KPI’s, losse lijstjes en rapportages. Deze informatie is vaak veel omvangrijker dan nodig om de organisaties goed aan te sturen. De omvang maakt goed beheer moeilijk en intensief, en het goede gesprek dat gebaseerd is op analyse van gegevens wordt vaak niet gevoerd. De KPI’s dienen ook niet altijd richting te geven aan de organisatie. Nog te vaak worden zij getoond omdat zij nu eenmaal beschikbaar zijn. 

De taak om de juiste keuzes te maken ligt bij de controller. In overleg met betrokkenen (waaronder het BI-team) kunnen keuzes en prioriteiten worden gemaakt. Onze ervaring is dat onderstaande tips helpen bij het maken van de (soms ingewikkelde) afwegingen:

1. Zorg dat de basis op orde is, zowel beleidsmatig als technisch.
2. Keep it simple: vertaal het besturingsmodel van de organisatie naar een zeer beperkte set KPI’s, waarbij definities helder zijn.
3. Neem het primair proces als uitgangspunt bij het bepalen van de benodigde KPI’s. Voegt het waarde toe voor de cliënt?
4. Betrek de gebruiker nauw bij alle fases van het ontwikkelproces en de doorontwikkeling.
5. Automatiseer zowel het tot stand komen van dashboards en rapportages daarover als inhoudelijke controle van informatie.

Ontwikkelen van robuuste stuurinformatie 

Nadat de keuze is gemaakt om bepaalde data om te zetten naar stuurinformatie wordt in samenspraak tussen control en het BI-team een eerste opzet gemaakt. Op basis daarvan ontwikkelt het BI-team samen met ICT-collega’s, zoals applicatiebeheerders, de stuurinformatie uit. Het is daarbij een randvoorwaarde dat definities en normen precies aansluiten bij het doel van de stuurinformatie. Robuuste stuurinformatie is wat ons betreft tijdig, volledig en betrouwbaar.
 

Toepassen van stuurinformatie

Wij zien kansen voor de zorgsector om vanuit analyse en reflectie proactief te sturen. In de praktijk zien wij dat data nog beperkt wordt benut om processen en continu verbeteren te ondersteunen. Ook wordt analyseren op basis van de stuurinformatie nog vaak ad hoc uitgevoerd. Stuurinformatie wordt opgeleverd, rapportages worden geschreven en vervolgens ontbreekt nog té vaak tijd en diepgang om de stuurinformatie toe te passen. Reactief tijd besteden aan de waan van de dag is een probleem waar veel verantwoordelijken mee worstelen. Proactief analyseren en sturen helpt bij heb hebben van de juiste focus. 
 

Binden, boeien en laten groeien van een BI team

In ons werk bij zorgaanbieders zien we dat de grote hoeveelheid ad hocvragen uit de organisatie ten koste gaat van de uitvoering van het strategisch plan. Iedere vraag krijgt aandacht vanwege het gebrek aan een eenduidig plan. Organisaties worstelen met het stellen van prioriteiten waardoor vraagstukken en keuzes vooral terechtkomen op operationeel niveau binnen het BI-team. Daarmee komt een belangrijke verantwoordelijkheid te liggen op een plek in de organisatie waar het niet hoort. Dat resulteert nog te vaak in lastige en soms onprettige situaties, wat frustrerend is voor alle betrokkenen. 

Daarnaast zien we dat goede BI-managers en BI-specialisten door de aard van de werkzaamheden (het niet echt kunnen bouwen aan structurele verbetering) en de stroperige cultuur binnen de zorg vaak al na korte tijd ontslag nemen en buiten de zorg gaan werken. Om een volgende stap te kunnen maken in datagedreven werken is behoud van eigen goede BI-medewerkers cruciaal. Bewust beleid en het werken binnen heldere kaders helpen enorm bij het binden en boeien van BI-medewerkers. 

Optioneel: toepassen nieuwe/voorspellende analysetechnieken

De technieken om waarde uit data te halen ontwikkelen zich razendsnel op dit moment, omdat de rekenkracht (zeker in een Cloud-inrichting) enorm toeneemt. Er zijn twee ontwikkelingen om in de gaten te houden:

• Artificial Intelligence (kunstmatige intelligentie): Dit is een verzameling van technieken waarbij een algoritme leert op basis van aangeboden data. Denk bijvoorbeeld aan het voorspellen van risico's voor een cliënt met een machine learning model gezien de uitkomsten van vergelijkbare cliënten.
• Augmented analytics (automatiseren van data-analyse): Dit zijn technieken waarbij de machine analyses doet, er is geen uitgebreide technische kennis nodig om data te analyseren. Denk bijvoorbeeld aan de Quick insights functionaliteit van Power BI die zelf patronen vindt of aan Q&A (vragen & antwoorden) functionaliteit waarmee je vragen zoals "wat is de omzet per maand" kunt stellen aan een BI-tool.

Niet voor iedere organisatie is het wenselijk om de nieuwste technieken toe te passen. Welke technieken je toepast, is geheel afhankelijk van het niveau van datavolwassenheid van de organisatie. Het inspelen op nieuwe/voorspellende analysetechnieken zal alleen van toepassing zijn bij organisaties die zich in de hoogste fase van datavolwassenheid bevinden.

Q-Consult Zorg heeft ruime ervaring met het vormen van een besturingsfilosofie, ontwikkelen van stuurinformatie en implementeren van BI-vraagstukken. Kan jouw organisatie ondersteuning gebruiken bij het uitwerken van de visie op sturen en het toepassen van data? Of wil je de digivaardigheid binnen jouw organisatie vergroten? In het artikel 'Datagedreven werken binnen de langdurige zorg: hoever zijn organisaties?' delen wij een aantal praktische tips.