Hoe ziet de quickscan er precies uit?

Om een gedragen visie rondom datagedreven werken te ontwikkelen, helpen wij ziekenhuizen bij het uitvoeren van een quickscan. Zo creëren wij de juiste randvoorwaarden, waar BI-medewerkers en stakeholders op voort kunnen borduren. Tijdens de quickscan onderzoeken we in vijf stappen benodigde aspecten om tot een resultaat te komen waar BI-medewerkers meteen mee aan de slag kunnen.

Standaard doorlopen we onderstaande stappen. Afhankelijk van de precieze vraag is er ruimte om de aanpak aan te passen. Zodat deze zo goed mogelijk aansluit bij de behoefte van jouw organisatie.

1. Kick-off

Tijdens een kick-off met de opdrachtgever stellen we de volgende onderdelen van de quickscan vast:

a. Scope en doel(en)

b. Eventueel: onderwerpen die extra aandacht moeten krijgen

c. Welke medewerkers worden geïnterviewd

(Denk hierbij bijvoorbeeld aan: BI-medewerkers, BI-managers, eindgebruikers, management en supportafdeling (indien aanwezig)).

2. Afnemen van interviews

In deze fase zijn wij een aantal dagen fysiek aanwezig om de interviews af te nemen en de doorlichting uit te voeren. We spreken de medewerkers waarvan we gezamenlijk tijdens de kick-off hebben vastgesteld dat zij betrokken worden. Naast de BI-medewerkers zijn dat bijvoorbeeld stakeholders vanuit (M)ICT, het bestuur en juist ook de werkvloer. Zo krijgen we een breed beeld van jullie situatie. Tijdens de interviews behandelen we verschillende thema's die een rol spelen bij datagedreven werken: techniek, team, organisatie en governance & processen. Ongeveer halverwege vindt een evaluatie plaats waarin we bespreken of er nog informatie mist. Zo ja, dan bekijken we of het nodig is extra interviews te plannen. 

3. Mini-audit

We kijken mee in de BI-omgeving om een beeld te krijgen van de techniek, code en werkprocessen. Daarbij gaan we ook in op de keuzes die gemaakt zijn en welke overwegingen daarbij een rol hebben gespeeld.

4. Eindrapportage

De uitkomsten van stap 2 en 3 worden geanalyseerd en uitgewerkt tot aanbevelingen. Dit verwerken we vervolgens samen in een eindrapportage. Het (concept)advies bespreken we met de opdrachtgever en de BI-medewerkers. Dit scherpen we verder aan waar nodig.

5. Eindsessie

Tot slot vindt er een sessie plaats om het advies te presenteren aan de geïnterviewden aangevuld met de belangrijkste stakeholders, een belangrijke stap om draagvlak te creëren. Op basis van deze sessie wordt het advies verder aangescherpt tot een definitieve rapportage. Dit geeft de resultaten en concrete adviezen weer waarmee de organisatie meteen aan de slag kan.