Ziekenhuizen en datagedreven werken | Brengt verandering in de praktijk

Waar staan de meeste ziekenhuizen nu op het gebied van datagedreven werken?

Wij zijn in gesprek gegaan met 15 ziekenhuizen over de ontwikkelingen die zij hebben doorlopen op het gebied van datagedreven werken. Op basis van de uitkomsten van deze gesprekken, in combinatie met onze jarenlange ervaring met datavraagstukken binnen de zorg, zetten we conclusies en aanbevelingen op een rij in deze blog. Lees dus snel deze blog en ontdek waar de meeste ziekenhuizen staan op het gebied van datagedreven werken. En wat de belangrijkste handvatten zijn om de volgende stap te zetten!

q-zorg-cultuurfoto-sio99-1066-kopie-1440-x-700

Q-Academie

Training De juiste dataoplossing bij de (juiste) vraag

26 september 2024

De belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek

Waar in 2020 de meeste ziekenhuizen zich net vóór het volwassenheidsniveau van de informatiegestuurde organisatie (fase 3) bevonden, zien we dat de meeste ziekenhuizen zich nu ín deze fase bevinden. En dat er eerste stappen richting het informatiemanagement (fase 4) worden gezet. Dit komt vooral tot uiting in de groeiende rol van (decentrale) medewerkers in de ontwikkeling van informatieproducten. En de uitbreiding van teams met data science kennis.

Enkele bevindingen op een rijtje:

1. Zowel technisch als beleidsmatig staat er een solide basis.

De kernprocessen zijn ingericht en steeds meer ziekenhuizen zijn op technisch vlak de afgelopen jaren gemigreerd naar een van de grote platformen, zoals Microsoft, SAS, Qlik en Tableau. Er is met name een sterke concentratie naar Microsoft tooling te zien.

2. BI-teams zitten veelal op formatie en de juiste kennis is aanwezig.

Kanttekening daarbij is dat de juiste kennis voor het huidige takenpakket aanwezig is. Er is de afgelopen jaren geïnvesteerd in werving en opleiding van medewerkers en dat heeft zich uitbetaald.

3. Gebruikers worden actief betrokken in het ontwikkelproces.

Aan de voorkant bij het prioriteren, tijdens het ontwikkelen bij het bepalen van de definities en vormgeving en voor de oplevering bij het testen. Ook vormen de gebruikers de brug naar collega’s.

4. Informatieproducten hebben vaak een structurele plek in de (be)sturing.

Er zijn gestandaardiseerde datamodellen en dashboards aanwezig om in de meest gangbare informatiebehoefte van de organisatie te voorzien. Veelal gaat het hier om financiën, productie, personeel en kwaliteitsinformatie. Daarnaast zien we dat steeds meer BI-teams integraal capaciteitsmanagement ondersteunen.

5. Verbinding over de muren van het ziekenhuis heen neemt steeds verder toe.

In diverse samenwerkingsverbanden en -vormen wordt steeds meer kennis gedeeld. Echter zien we nog weinig hergebruik van informatieproducten over de muren van het ziekenhuis heen.

De belangrijkste handvatten om de stap te maken richting een meer datagedreven organisatie zijn:

Maak, volgend uit de ziekenhuisbrede visie, concreet wat de visie op datagedreven werken is. En welke bijdrage datagedreven werken aan de organisatiedoelen zou moeten hebben. Vertaal dit in een datastrategie en roadmap om ook echt concreet aan de slag te kunnen gaan.

Datagedreven werken is een organisatiebrede ontwikkeling die tijd en aandacht nodig heeft. Sponsorschap op bestuursniveau geeft een krachtige boodschap af richting de organisatie van het belang hiervan. En is een succesfactor, omdat besluitvorming op het juiste niveau is georganiseerd. Dit is een traject van de lange adem. Sponsorschap op dit niveau in de organisatie zorgt ervoor dat de projecten die hieruit volgen prioriteit blijven krijgen naast andere initiatieven. Daarnaast is het voor borging van de uitvoering van belang om de strategische rollen op managementniveau vast te leggen.

Datagedreven werken raakt alle afdelingen in de organisatie. En vraagt van medewerkers om op een hele andere manier te gaan werken. Daarmee is het vooral een veranderkundig traject en dit vraagt ruimte en tijd om hier gezamenlijk in te groeien. Begin met overzichtelijke, aansprekende projecten om enthousiasme te creëren en om gezamenlijk te leren en schaal de succesvolle initiatieven verder op. Het overzien van de samenhang tussen alle initiatieven en hun bijdrage aan de visie vraagt om een ziekenhuisbreed programma.

Naarmate het datagebruik toeneemt en de datavaardigheden van medewerkers groeien, neemt ook het aantal vragen toe. Het wordt daarmee nog belangrijker om aan de ene kant de informatiebehoefte te vertalen naar de benodigde informatieproducten én aan de andere kant om de producten op de juiste manier te gebruiken. Dit vraagt meer samenwerking tussen medewerkers die met data werken binnen het ziekenhuis. In de praktijk zien we hoofdzakelijk twee organisatievormen:

Medewerkers vanuit de (zorginhoudelijke) afdelingen zijn parttime onderdeel van het BI-/datateam.
Decentrale (data)specialisten worden onderdeel van de (zorginhoudelijke)afdelingen en zijn nauw verbonden met BI.

De beweging naar decentrale ontwikkeling van informatieproducten vraagt van de BI-afdeling een kanteling van zelf bouwen naar het regisseren van de ontwikkeling door medewerkers buiten het team. Als er niet vroegtijdig wordt nagedacht hoe de juiste governance moet worden ingericht, bestaat het risico dat er een onbeheersbare situatie ontstaat. Met een wildgroei aan decentraal ontwikkelde informatieproducten.

De basis op orde

De ‘basis op orde’ legt het fundament om van de informatiegestuurde organisatie (fase 3) de stap richting het informatiemanagement (fase 4) te zetten. Veel ziekenhuizen bevinden zich nu op dit omslagpunt. Vanaf dit punt begint de rest van de organisatie een grotere rol te spelen en blijft het minder ‘binnen de muren’ van BI. Het vakgebied van BI bevindt zich op het snijvlak tussen IT, de ‘business’ (de zorg), en (data) governance. Hoe breder datagedreven werken verspreid is, hoe meer dit een samenspel tussen alle afdelingen wordt. Dit brengt een heel ander soort vraagstukken, met een groot veranderkundig element, met zich mee. Met name op het gebied van governance bestaan er nog veel vraagtekens.