Leo kijkt kort terug op waar het team 3 jaar geleden vandaan komt. “Het liep niet lekker. Er heerste een onveilig gevoel. Er waren eilandjes, groepjes en individuen die soms langs elkaar heen werkten. En de communicatielijnen lieten te wensen over, waardoor het voorkwam dat zaken niet werden opgepakt of werden gemist.” Hij wilde hier werk van maken, maar als leidinggevende en daarmee onderdeel van de groep vond hij dat hij dit niet zelf op zich moest nemen. “Daar hadden we een externe partij bij nodig. We zijn daarom op zoek gegaan naar coachingstraject van een onafhankelijke organisatie die affiniteit heeft met de zorg. Zo kwamen we uit bij Q-Consult Zorg, dat bekend was met adviestrajecten voor DJI en vaste supervisor voor CALOC onderzoeker vanuit PI Vught. Dat zagen we als extra pre.”

Compleet beeld

Bij het kennismakingsgesprek besefte Nathalie van Vemde, partner bij Q-Consult Zorg, al snel dat er sprake was van patronen die – als er niets aan werd gedaan – hun weerslag konden krijgen op de zorgkwaliteit. “Dit risico afwenden en echt een team neerzetten vereiste een cultuuromslag”, vertelt ze. “Dat zijn trajecten die veel tijd kosten als je het goed wil doen. PI Lelystad was bereid die investering te maken. En wat ik ook mooi vond, was dat we de gelegenheid kregen om als startpunt met het hele team in gesprek te gaan. Zo hebben we met collega's Niels Rooijakkers en Astrid Buysse in 32 uitgebreide interviews met alle verpleegkundigen én de leidinggevenden een heel compleet beeld van het team kunnen ophalen.” Leo geeft toe dat hij het spannend vond om hieraan mee te werken: “Maar als je wilt bouwen aan een team, moet je als managementteam ook naar jezelf kijken: zitten we met z’n drieën op de juiste lijn?”

Roze-olifantsessie

Nog spannender werd het daarna, toen Q-Consult Zorg de positieve punten, onduidelijkheden en verbeterpunten die uit de interviews gekomen waren, met het team had gedeeld. Nathalie: “Op basis daarvan hebben we samen twee urgente thema’s geselecteerd voor twee parallelle coachtrajecten met elk een eigen werkgroep: Basis op orde en Vertrouwen en veiligheid. En een van de eerste wensen die de werkgroep Vertrouwen en veiligheid inbracht, was een gesprek met de leiding. Om een keer uit te spreken wat niet uitgesproken werd. Dat hebben we ingevuld met zogenoemde roze-olifantsessie. Alle respect voor de leiding die hierin meeging en niet meteen in discussie ging, maar de toch wel pittige feedback echt binnen liet komen.” Leo: “Die sessie vergeet ik nooit meer. Ik zag het eerst totaal niet zitten, maar het leverde veel op. We hebben ons naar de groep ook wel kwetsbaar opgesteld. En het mooie was dat we tot de samenvatting kwamen dat we allemaal hetzelfde wilden: werken aan kwaliteit. Uiteindelijk hebben medewerkers en leiding een gezamenlijk belang en doel.”

Stappen naar structuur

Na deze indringende start kwam het zwaartepunt in de werkgroepen te liggen, die elk bestonden uit vier of vijf verpleegkundigen en een leidinggevende. Samen met de coaches van Q-Consult Zorg pakten zij de thema’s voortvarend op. Zo bracht de werkgroep Basis op orde op allerlei vlakken meer structuur aan. Zo formuleerden de werkgroepleden een gezamenlijke visie op de verpleegkundige dienst, brachten ze protocollen bijeen die overal en nergens stonden, voerden ze een inwerkplan in voor nieuwe collega’s en zorgden ze dat intervisie nu frequent plaatsvindt. “Waarbij er ook aandacht voor was dat medewerkers in de intervisie vrijuit kunnen praten, zonder het gevoel te hebben dat ze daarop worden afgerekend”, zegt Leo. “Een prachtig voorbeeld van waar Basis op orde en Vertrouwen en veiligheid bij elkaar komen.” 

360 gradenfeedback

De werkgroep Vertrouwen en veiligheid werkte ondertussen stap voor stap toe naar werkgeluk. “We bekeken per periode met welke onderwerpen we aan de slag wilden”, vertelt Nathalie. “Wat zien we in de onderstroom? En wat is er dan nu nodig? We hebben bijvoorbeeld het hele team een communicatiekleurentest laten doen om inzicht te krijgen in elkaar. Ook 360 gradenfeedback is geïnitieerd in deze werkgroep. We hebben eerst in kleine groepjes geoefend, en uiteindelijk zijn in 2023 de jaargesprekken allemaal op die manier gevoerd. Een mooi compliment voor de werkgroep.” 

Super trots

Op de achtergrond kreeg ook de leiding de nodige coaching van Q-Consult Zorg. Dat heeft er bijvoorbeeld toe geleid dat Leo en de twee plaatsvervangende hoofden zorg nu aan het eind van – bijna - elke dag die dag samen doornemen en elkaar feedback geven. “Onze communicatiestructuur, ook naar de groep, is veel beter geworden”, zegt hij. “Er is een enorme berg werk verzet. Ik ben supertrots op alle collega’s die zich daarvoor ook hebben opengesteld. En iedereen merkt het verschil met hoe het was. Er is veel meer veiligheid in het team; collega’s praten met in plaats van over elkaar. Er wordt nauwelijks gemopperd of geklaagd, en verpleegkundigen pakken zaken zelf op. Er zit meer daadkracht in het team, er vindt kruisbestuiving plaats. Dat heeft invloed op de kwaliteit én het werkplezier. Ook onder elkaar; voorheen werden teamuitjes gezien als verplicht nummer, nu worden er spontaan etentjes gepland en dan gaan er zo twintig collega’s mee.”

Direct en gedreven

De medische dienst is nu klaar om de stijgende lijn zelfstandig voort te zetten, mét werkgroepen, maar zónder coaching. “Het traject is afgerond, maar aan kwaliteit, veiligheid en vertrouwen moet je blijven werken”, zegt Leo." Q-Consult Zorg heeft ons geweldig op weg geholpen. De ervaring die de coaches – ook via hun organisatie - meebrengen, is van grote meerwaarde. Maar ook hun directheid, gewoon de kaarten op tafel, en hun gedrevenheid waren belangrijke succesfactoren. Erbovenop zitten, doorpakken, dagen plannen, dat doen ze goed. De Dienst Justitiële Inrichtingen is een dynamische omgeving, er gebeurt altijd wel wat. Dan helpt het als je coaches in huis hebt gehaald die de vaart in zo’n belangrijk verandertraject houden en zorgen dat iedereen bij de les blijft.”