Productiviteit binnen Veilig Thuis, hoe meet je dat?
Wij ontwikkelden een nieuw productiviteitsmodel voor Veilig Thuis-organisaties (VT) om eenvoudig afspraken met medewerkers te maken, verwerken en gedurende het jaar te monitoren. Benieuwd hoe het model werkt? We lichten het hieronder voor je toe.
Aanleiding
Een van de belangrijkste taken als teamleider is om met medewerkers af te spreken wat er van hen verwacht mag worden. Vervolgens moet je deze afspraken gedurende het jaar monitoren en afwijkingen bespreekbaar maken. Niet alleen vanuit de inhoud (waarom, hoe vaak, met wie, waarover, wanneer is het ‘goed’ of ‘niet goed’), maar ook cijfermatig. Hiervan een visueel overzicht creëren is niet eenvoudig en vormt voor VT-organisaties dan ook een uitdaging.
Doel van het model
Het doel van het productiviteitsmodel is om zowel transparantie als het goede gesprek te faciliteren tussen leidinggevenden en medewerkers. Het vormt de basis om alle benodigde informatie zo eenvoudig mogelijk in te vullen en in een visueel dashboard weer te geven. Elk VT kan zelf kiezen welke parameters belangrijk zijn om op te sturen en wordt zo gestimuleerd om kritisch na te blijven denken waarom juist op die punten.
Het productiviteitsdashboard is geen doel op zich, maar altijd het middel. Cijfers alleen zijn nooit het complete plaatje. Zonder cijfers blijft het gesprek echter bij aannames en blijft de organisatie verwijderd van objectief meten, gesprekken aanscherpen, weer meten, verder aanscherpen, enz. Alleen deze cyclische, kritisch voorwaartse beweging doet de organisatie groeien naar volwassen bedrijfsvoering.
Hoe verder?
De bedoeling van dit model is om een VT-organisatie zo ver op weg te helpen dat alles klaarstaat om de afspraken (voor zover nog niet gemaakt) in te vullen. Daarom bespreken wij eerst de visie van een VT-organisatie op sturen, de vertaling daarvan naar de bedrijfsvoering en de vertaling daarvan naar cijfers. Die opzet verwerken wij in het basismodel. Vervolgens ontvangt de VT-organisatie het model en kan zij ermee aan de slag. Voor enige tijd leveren wij hulp op afstand waar nodig. Uiteindelijk is het doel om de volledige overdracht naar de VT-organisatie te realiseren. De kosten voor dit model en deze dienst zijn vergelijkbaar met de kosten voor ondersteuning bij een begrotingsvraag.
Onderscheid Caseload en productienormen
In de Veilig Thuis-sector vertalen productieverwachtingen zich vaak in ‘caseload’ of ‘productienormen’. Onderscheid is belangrijk omdat ze vaak door elkaar worden gehaald.
Caseload
Wordt bij veel VT’s gebruikt als belangrijke maatstaf of medewerkers ‘vol’ zitten bij het verdelen van nieuw op te pakken diensten. Sommige VT’s hanteren een lage caseload en sturen op korte doorlooptijden. De meeste VT’s hanteren een hogere caseload en langere doorlooptijden, mits binnen de bekende 10 weken. Caseload kan in die zin prima gebruikt worden voor dit doeleinde. Caseload zegt echter niets over het daadwerkelijk afronden van diensten. Een medewerker met een hoge caseload kan argumenteren dat hij of zij er niets bij kan hebben, maar hoeveel ‘produceert’ de medewerker eigenlijk?
Productienormen
De aantallen adviezen, meldingen en/of diensten die een medewerker zou moeten afronden, vaak op jaarbasis. Deze afspraken baseren zich per medewerker op contracturen, neventaken, expertise of bijvoorbeeld verlof/ziekteverzuim. Ongeacht caseload, kan een medewerker een concrete opdracht krijgen: 36 diensten per jaar is gemiddeld 3 diensten afronden per maand. Het opstellen van productienormen stelt ook in staat makkelijker te monitoren gedurende het jaar of teams en medewerkers de goede kant opgaan.
