Treant - Zorg voor de Regio

Hierboven lees je een uitspraak van Esther Vastenavond–Nijboer - manager bedrijfsvoering vrouw, kind & urologie Treant Zorggroep.

Een grote veranderopgave

Emmen: complexe ziekenhuiszorg en spoedeisende hulp
De ziekenhuislocatie in Emmen wordt ingericht voor ingewikkelde zorgvragen. Dit zijn spoedopnames, acute of hoogrisico-operaties en diagnoses met een hoge waarschijnlijkheid van een langere opname. Voor deze zorg dient een groot team van verschillende specialisten aanwezig te zijn. Acute afdelingen zoals de Spoedeisende Hulp (SEH), Intensive Care (IC), Neurocare, Coronary Care Unit/Eerste Hart Hulp (CCU/EHH) zijn uitgebreid en er is een nieuwe Acute Opname Afdeling (AOA) geopend. 

Hoogeveen en Stadskanaal: weekziekenhuizen met basisspoedpost
De ziekenhuislocaties in Stadskanaal (per 6 januari) en Hoogeveen (per 6 april) zijn nu weekziekenhuizen voor zorg die geen directe haast heeft en die we goed kunnen plannen (planbare zorg). Op deze locaties is een basisspoedpost ingericht en is voor cardiologische patiënten en huisartsen het innovatieve concept van een Cardiac Triage Unit ingericht. 

Netwerkzorg
Om de uitstroom uit het ziekenhuis te bespoedigen, zijn er bedden voor herstel en revalidatie op de ziekenhuislocaties ingericht onder regie van de langdurige zorg. Diverse projecten netwerkzorg zijn geïnitieerd met als doel: juiste zorg op de juiste plek en de juiste medewerkers op het juiste moment te leveren.

Medisch ondersteunende diensten/OK 
Door de concentratie van acute en complexe zorg in Emmen en de electieve, laagcomplexe zorg te verschuiven naar Stadskanaal en Hoogeveen, ontstaan er grote veranderingen in het patiëntenaanbod van de locaties. De klinische capaciteit, de OK-bezetting en -planning en de medische ondersteuning zijn aangepast op de veranderende patiëntenstromen.

Nieuwe logistieke concepten en verbouwingen
Ruim 15 grote verbouwingen onder grote tijdsdruk. Waaronder de bouw, inrichting en opening van een acute opnameafdeling binnen een jaar:

• uitbreiding van de SEH;
• inrichting van twee basisspoedposten;
• inrichting van Kortdurende Intensieve Zorg (KIZ) en herstelbedden;
• uitbreiding van de IC, CCU/EHH en Neurocare.

De deadline lag vast, omdat met de regiopartners was afgesproken dat 6 januari 2020 de SEH in Stadskanaal werd omgevormd tot basisspoedpost en 6 april ditzelfde gepland stond in Hoogeveen. Vanwege de coronacrisis is deze laatste deadline zelfs nog een week vervroegd om zodoende versneld extra gespecialiseerde medewerkers in te kunnen zetten op de IC en Coronary Care Unit in Emmen.

Grote impact op omzet en medewerkers
Treant heeft echt de nek uitgestoken in de regio. Met een verwachte omzetdaling van circa € 50 miljoen en personele gevolgen voor circa 500 fte is de impact enorm. De organisatie is over de eigen schaduw heen gestapt voor goede zorg in de regio, maar heeft daardoor wel een hele stevige veranderopgave. Vanuit de onderbouwing van een eigen financiële businesscase van Treant zijn met zorgverzekeraars financiële afspraken gemaakt over de verminderde patiëntenaantallen met oog voor de frictiekosten van een grote organisatieverandering. De verwachte daling van de omzet heeft gevolgen voor tijdelijk- en vast personeel. Treant is blij dat de nieuwe formatie eind april 2020 nagenoeg gerealiseerd is, naar verwachting en zonder gedwongen ontslagen.

Waarom is het gelukt?

Urgentie
Treant, met ziekenhuislocaties in Stadskanaal, Hoogeveen en Emmen en 17 centra voor wonen en zorg, kent tot 2019 een langere periode met zorginhoudelijke-, financiële-, bestuurlijke- en publicitaire problemen en personeelskrapte. De acute personele situatie, die in 2017/2018 aanleiding was tot centralisatie van de acute verloskunde en kindergeneeskunde in Emmen, toonde de noodzaak van verandering aan. Hoewel niet breed uitgesproken binnen de organisatie, ontstond steeds meer de notie bij bestuur, management en medewerkers dat er wat moest veranderen. 

Visie
Niet alleen bij Treant neemt de druk in die jaren toe. Ook bij andere zorgverleners in de regio zijn er problemen die men alleen moeilijk kan oplossen. De regio toont kracht door de individuele vraagstukken in een regioperspectief te plaatsen en samen naar oplossingen te zoeken. De visie op zorg voor de regio, die op 11 februari 2019 is uitgebracht, biedt voor de regio en individuele instellingen/zorgverleners een perspectief. Behoud van goede en toegankelijke zorg in de regio Drenthe en Zuidoost-Groningen. Er ontstaat een nieuw elan ondanks dat de gemaakte keuzes soms pijnlijk zijn (zeker voor Treant en de inwoners in het adherentiegebied). De duidelijkheid van de visie geeft houvast voor de toekomst.

Commitment
Binnen Treant is er commitment op de visie. Het bestuur wordt gesteund door de raad van toezicht. Ziekenhuizen en het Medisch Specialistisch Collectief Treant (MSCT) zitten op dezelfde lijn. De bestuurders van Treant en het MSCT realiseren zich dat met deze lijn grote veranderingen worden doorgevoerd en pijnlijke keuzes in het proces moeten worden gemaakt. Ze gaan dat niet uit de weg en blijven ook bij lastige beslissingen tijdens het traject samen optrekken. De beleidsraad toont hier zijn waarde en kracht.

“Als voorzitter MSCT en lid stuurgroep Treant - Zorg voor de Regio kijk ik terug op een fraai staaltje projectmanagement! Dat stond onder een energieke en gedreven leiding, gesteund door een fijn team van kundige mensen van Q-Consult Zorg. Dit team was in staat in korte tijd onze organisatie te doorgronden, was altijd goed benaderbaar en kon waar nodig snel opschalen. Mede door een goede programma-organisatie, respect voor de mens achter de organisatie, maar vooral ook oog voor de lokale situatie terwijl daarbij het grote einddoel niet uit het oog verloren werd, de grote inzet van het gehele Q-Consult Zorg-team en hun rekenkundige kennis, is het project binnen de gestelde termijnen volbracht naar volle tevredenheid van de opdrachtgevers. En dat in een grote complexe organisatie in verandering, met tijdsdruk en financiële uitdagingen. Bravo!” Peter Kleingeld - voorzitter Medisch Specialisten Collectief Treant

De lijnorganisatie werkt positief mee aan de herinrichting van Treant. Een groot deel is actief betrokken bij het uitwerken van de interne adviezen voor de herinrichting. Ook al hebben ze soms bedenkingen, ze committeren zich wel; ‘agree or disagree, but commit’.

De diverse adviesorganen hebben zich vanaf het begin van het proces constructief opgesteld. Kritisch en binnen hun eigen verantwoordelijkheid hebben zij mede vormgegeven aan de plannen en het bijsturen daarvan. Met het positieve advies hebben zij zich uiteindelijk ook gecommitteerd aan de uitkomst. De uitvoering daarvan volgen zij kritisch en constructief.

Medewerkers stellen zich gedurende het hele veranderingsproces ontzettend loyaal op naar de organisatie, waar zij vaak al vele jaren werkzaam zijn. Zij volgen de veranderingen kritisch, dragen inhoudelijk veel bij aan het nieuwe ontwerp en gaan voor het overgrote deel loyaal mee in de moeilijke keuzes die gemaakt worden. Ook wanneer dat niet hun eigen keuze is. Er zijn zeker medewerkers geweest die de keuze hebben gemaakt om een nieuwe plek buiten Treant te zoeken. Er is echter absoluut geen sprake geweest van een uittocht van medewerkers. De loyaliteit naar de organisatie is groot.

“Het afgelopen jaar heeft Q-Consult Zorg mijn HR-afdeling zeer professioneel ondersteund. Ik ben onder de indruk van de snelheid waarmee zij zich de materie eigen hebben gemaakt. De combinatie van kennis van de inhoud en dit kunnen vertalen naar systemen, overzichten en rapportages vind ik uniek. Data-analyses op HR-gebied zijn essentieel in een groot reorganisatietraject en Q-Consult Zorg weet als geen ander om de data ook om te zetten in concrete benodigde producten.”
Manon van der Wal–Wijbenga - manager personeel, organisatie en opleidingen Treant Zorggroep 

Organisatie
Treant had geen goed track record in het afmaken van plannen, zo gaf men van tevoren aan. Gezien de omvang van het veranderproces hebben ze ervoor gekozen om een professionele programmaorganisatie in te richten om de gemaakte afspraken in de regio daadwerkelijk te realiseren. 

“Erik den Teuling van Q-Consult Zorg heeft als programmamanager op inspirerende, verbindende en doeltreffende wijze leiding gegeven aan de uitvoering van het uitdagende programma dat tot fundamentele veranderingen heeft geleid.” Ron Akkerman – lid raad van bestuur Treant Zorggroep

Treant heeft Erik den Teuling, partner bij Q-Consult Zorg, gevraagd dit programma met zijn team collega’s te leiden. De programmaorganisatie heeft vanaf het begin een aantal zaken stevig neergezet:

• duidelijke opdracht(gever) en een helder mandaat;
• duidelijke programmaorganisatie en verantwoordelijkheden;
• strakke opzet met projectinitiatiedocumenten;
• formeel aanstellen van projectmedewerkers met aanstellingsbrieven;
• betrekken van meer dan 200 medewerkers van Treant bij de planvorming;
• duidelijke tijdlijnen en doelen;
• duidelijke termijnen voor het adviestraject en regelmatige (in)formele communicatie met de stakeholders;
• open communicatie en het halen van de afgesproken termijnen en deadlines rondom wettelijke advisering en besluitvorming;
• na de adviesfase omschakeling naar een uitvoeringsorganisatie met deelverantwoordelijkheden;
• strakke wekelijkse sturing op de gemaakte afspraken;
• aanspreekcultuur;
• regelmatige afstemming met de lijnorganisatie;
• vieren van successen.

“Strakke bewaking van de te behalen deadlines, waarbij voldoende ruimte was voor inhoudelijke discussies die uiteindelijk hebben geleid tot gedragen besluiten. Erik verstaat de kunst om werelden samen te laten komen. Er werd een gevoel van ‘écht samen de klus klaren’ gecreëerd. En, niet geheel onbelangrijk, er was ook tijd om lol te maken en successen te vieren. Dat maakt dat er weer voldoende energie vrij kwam om de volgende stap te zetten (van PID, naar herinrichting, naar implementatie).” Marjan van de Pol, MSc - manager bedrijfsvoering

Communicatie
Intern en extern is veel tijd en aandacht besteed aan het:

• formuleren en communiceren van de ‘Why’?;
• in gesprek gaan met medewerkers (individueel, via de projecten, via de lijn, via reflectiegroepen, klankbordgroep en via medewerkersbijeenkomsten);
• inbrengen van het patiëntenperspectief via de cliëntenraden;
• in gesprek gaan met bewoners en gemeenten door het bezoeken van bijeenkomsten in de diverse gemeenten;
• verbinding houden met het regieteam en Regionaal Overleg Acute Zorg (ROAZ) voor externe afstemming;
• op meerdere manieren communiceren van de voortgang.

“Er werd een consistente boodschap afgegeven in de regio en in de organisatie waardoor het vertrouwen van externe stakeholders en medewerkers van Treant is toegenomen.”  Marjan van de Pol, MSc - manager bedrijfsvoering

Tot slot

Wat er in een jaar tot stand is gebracht, is vooral te danken aan de inzet en loyaliteit van medewerkers. Velen hebben vanuit hun eigen beweegredenen, en soms ook met bedenkingen, loyaal meegedacht met de adviezen en later ook meegewerkt aan de uitvoering daarvan. Naast een groot hart voor Treant gaven medewerkers aan de urgentie van de veranderingen te begrijpen. Men is trots op Treant en wil daarvoor ook de handen uit de mouwen steken.

Er is nog veel te wensen en ontwikkelen binnen Treant. Of het nu gaat om het opbouwen van de geplande Centers of Excellence of de verdere uitrol van netwerkzorg, het fundament staat stevig. Wij blijven de ontwikkelingen op enige afstand en met vertrouwen volgen.