De casus van Juzt – ‘‘Van continuïteit van zorg naar gecontroleerde zorgoverdracht”

De eerste uitdaging: de start

Het traject startte op 19 juni 2019 met een stakeholdersbijeenkomst op een van de terreinen van Juzt. Gemeenten en jeugdzorgaanbieders waren aanwezig om de zorgoverdracht van Juzt te bespreken. Deze bijeenkomst voelde dubbel voor alle betrokkenen. De kinderen in zorg bij Juzt waren buiten op het terrein aan het spelen en binnen bespraken we de zorgoverdracht van o.a. deze kinderen. Enerzijds voelde dit heel cru, anderzijds onderstreepte dit extra het belang van een zorgvuldige zorgoverdracht voor het welzijn van alle kinderen en medewerkers, waarbij vooral de kinderen hier zo min mogelijk van zouden merken. 

In de periode daarna werden meerdere gesprekken gevoerd met Juzt, gemeenten en jeugdzorgaanbieders. Tijdens de gesprekken werd besproken welke jeugdzorgorganisaties welke kinderen, medewerkers, en/of vastgoed konden overnemen. Ondanks de inzet van alle partijen, liepen de onderhandelingen vast, omdat de partijen het niet eens konden worden over de transitiekosten. 

In september 2019 werd besloten tot een instroomstop voor nieuwe kinderen vanuit West-Brabant-West met ingang van 1 oktober 2019. Dit had gevolgen voor de financiële situatie van Juzt en daarmee ook de continuïteit van de zorg. Hierop werd de volgende poging gedaan tot een warme en zorgvuldige zorgoverdracht.

De zorgoverdracht: het verloop

Voor de hernieuwde zorgoverdracht werd een werkgroep met gemeenten, Juzt en Q-Consult Zorg opgezet. Tijdens de inhoudelijke overleggen werd het gezamenlijk plan van aanpak voor de zorgoverdracht gemaakt. Daarnaast heeft Juzt in overleg met de gemeenten een aantal jeugdzorgorganisaties als voorkeurspartijen voor de overname van de verschillende jeugdzorgportfolio’s gekozen. De voorkeurspartijen zijn gekozen op basis van de wens van de inrichting van het zorglandschap en waren gebaseerd op de gesprekken die in de zomer van 2019 zijn gevoerd met geïnteresseerde partijen. Met de overnemende partijen zijn verdiepende gesprekken gevoerd, waarna de overnemende partijen inzicht kregen in de gegevens (financiën, zorgportfolio’s, functieomschrijving van de medewerkers) voor het opstellen van hun businesscase. 

Na de onderzoeksfase volgde een fase waarin de intentieverklaring tot overname werd opgesteld door Juzt en werd na enkele onderhandelingsrondes getekend door de overnemende zorgaanbieders. Parallel aan dit traject liep voor de overnemende partijen een traject met de gemeenten over o.a. de contractonderhandelingen. Hiermee was de basis voor de zorgoverdracht gelegd. 

In de maanden die volgden, werden een plan van aanpak, format en checklist opgesteld voor de dossieroverdracht volgens de AVG richtlijnen en werden er per cluster afspraken gemaakt over de manier waarop warme zorgoverdracht gerealiseerd kon worden. Alle zorginhoudelijke contracten en raamwerkovereenkomsten met de daarbij behorende cliëntopdrachten werden per cluster overgedragen aan overnemende partijen vanuit het juridisch kader ‘Overgang van Onderneming’. Het waren intense maanden, maar uiteindelijk is het met alle partijen gelukt om voor 1 april 2020 kinderen en medewerkers warm over te dragen aan de overnemende jeugdorganisaties.

De afronding: de ontmanteling van Juzt

Na de overdracht van alle zorg en medewerkers heeft een klein team zich nog ingezet om alle overige zaken af te ronden. Denk hierbij aan onderhandelingen voor het opzeggen en overdragen van de contracten en overeenkomsten, het verkopen van het vastgoed, het veilig borgen van de cliëntendossiers en het voldoen aan de bewaartermijnen voor zorgdossiers. In augustus 2020 waren de meeste contracten opgezegd en was het gros van het vastgoed verkocht. Dit is het punt waarop onze reis en de samenwerking met Juzt stopte, maar ook nu bleef er een nog kleiner team achter om de allerlaatste punten af te ronden. 

Hoe kijkt Q-Consult Zorg terug op dit project?

De gesprekken met overnemende partijen, de onderzoeksfase, het opstellen van de intentieverklaringen en de overdrachten zijn begeleid door medewerkers van Q-Consult Zorg. Wij kijken terug op een zeer intensief, dynamisch, interessant en leerzaam traject. Lees hieronder de les of ervaring die onze collega's hebben meegenomen uit dit traject:

Ernie van Dooren
''Vooraf (bijvoorbeeld bij de contractering) bindende afspraken maken tussen de gemeenten binnen de jeugdzorgregio en de gemeenten en de aanbieders maakt je slagvaardiger op het moment dat er daadwerkelijk problemen zijn bij de uitvoering van de jeugdzorg.''

Ilse Hager
''Een mooie les die ik heb mogen leren bij Juzt is dat duidelijkheid en perspectief van enorm belang zijn voor medewerkers en kinderen, ook als de boodschap is dat de organisatie ophoudt te bestaan. Daarmee bracht het proces van zorgoverdracht perspectief voor de medewerkers en kinderen, wat mij onverwachts veel voldoening gaf.''

Linda Steffers
''Om met vele betrokken partijen in een complexe setting te komen tot een oplossing, zijn er twee belangrijke randvoorwaarden: gedegen en professioneel projectmanagement én het definiëren van een gemeenschappelijk doel, zoals in deze casus ‘Continuïteit van zorg’.''

Wouter de Boer
''Een voorwaarde voor een goede overdracht is dat partijen niet vanuit opportunisme handelen, maar zich opstellen als steward om zo de continuering van zorg voor het betreffende kind te organiseren. Vertrouwen is hierbij een belangrijke voorwaarde.''

Juliëtte de Visser
''Een zorgvuldige zorgoverdracht in een complexe situatie zoals bij Juzt vereist meer dan alleen een goede planning. Ook creativiteit, uitvoeringskracht en toewijding zijn belangrijke bouwstenen.''

Petra Ebben
''Bij het ondersteunen bij de ontmanteling van Juzt was ik me steeds heel bewust van het belang van een zorgvuldige zorgoverdracht voor het welzijn van kinderen en medewerkers. Reden voor mij om nog meer dan anders steeds nog een paar stappen extra te zetten.''

Juliëtte Kuijpens
''Door voorafgaand met de overnemende partijen duidelijke afspraken te maken voor de overdracht van kinderen tot aan contracten, hebben wij eraan gewerkt om de zorgoverdracht zo te regelen dat de kinderen er zo weinig mogelijk van hebben gemerkt.''

Channa van der Ploeg
''Bij een grote en lang bestaande organisatie sluipen er gemakkelijker kleine fouten in het contractbeheer en de administratie. Voor mij onderstreept het traject bij Juzt het belang en de winst die er te halen valt bij in- en overzichtelijk contractbeheer en een duidelijk toezeggen van bevoegdheden.''