Planningstool groepsvaccinaties voor GGD Gelderland-Zuid
De GGD’s in Nederland organiseren alle groepsvaccinaties vanuit het Rijksvaccinatieprogramma; een programma dat kinderen beschermt tegen 12 ernstige infectieziekten. Dit vergt veel organisatie en planning, aangezien alle kinderen in Nederland hiervoor worden uitgenodigd. Om de organisatie van de groepsvaccinaties optimaal te ondersteunen, vereenvoudigen én om te werken aan een optimale inzet van medewerkers heeft GGD Gelderland-Zuid samen met Q-Consult Zorg een personele planningstool ontwikkeld.
Doelen GGD Gelderland-Zuid
De personele planningstool helpt bij het inplannen van medewerkers op groepsvaccinatiedagen in de verschillende gemeenten in de regio. Met de ontwikkeling en implementatie van de planningstool hebben we invulling gegeven aan de doelen van GGD Gelderland-Zuid:
1. Het planproces structureren
Door het gehele planproces onder te brengen in cycli en per cyclus te plannen, weten alle betrokkenen waar zij aan toe zijn en wat er wanneer van hen wordt verwacht.
2. Blijvend rekening houden met de wensen van en afspraken met haar medewerkers
GGD Gelderland-Zuid hecht veel waarde aan de wensen van haar medewerkers. Daarom bevat de tool, naast informatie over de vaccinatiedagen en het rooster, ook informatie over de voorkeursdagen, voorkeurslocaties en andere wensen en afspraken met haar medewerkers.
3. Overzicht creëren voor alle betrokkenen
De tool brengt het volledige planproces overzichtelijk samen in één instrument, dat eenvoudig aan te vullen is. Door de hulp van berekeningen en automatische verwerkingen geeft het altijd een actueel en compleet overzicht.
4. Tijd besparen
Dankzij het structureren en efficiënter maken van het planningsproces, de overzichtelijkheid van het gebruik van één instrument, de voorhanden zijnde stuurinformatie én de berekeningen en automatische verwerkingen in de planningstool, wordt veel tijd bespaard in het totaalproces van onder andere het secretariaat, coördinatoren, medewerkers en managers.
5. Medewerkers in de lead
Het inplannen van personeel op de groepsvaccinaties verloopt niet langer volledig via het secretariaat. Betrokken medewerkers kunnen zichzelf gedurende de inschrijfperiode rechtstreeks inplannen in de planningstool. Zo wordt de verantwoordelijkheid van de medewerkers gestimuleerd, hebben zij meer zeggenschap over hun agenda en wordt het secretariaat ontlast, doordat er een gezamenlijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor het vullen van de dagen ontstaat.
6. Monitoring- en sturingsinformatie inzichtelijk maken
Daarnaast biedt de tool monitoring- en sturingsinformatie, zoals een automatische berekening van de in te vullen uren per persoon, de verdeling van werkzaamhedentussen functiegroepen of individuen en de ingeplande uren per persoon.
Resultaat
De eerste resultaten van de implementatiefase zijn inmiddels zichtbaar:
Secretariaat: ''Het is heel fijn dat iedereen nu overzicht heeft, medewerkers kunnen daardoor sneller en breder meedenken. Ook de overzichten ‘welke functies mis ik nog’ per dag en slimme automatische e-mailoverzichten schelen mij veel tijd.''
Teammanager: ''De tool maakt het proces overzichtelijk, geeft ons grip op de inzet van personeel en zorgt voor een grotere betrokkenheid van alle medewerkers bij het planproces. Q-Consult Zorg heeft in korte tijd grip gegeven op het proces en dit met een mooie tool ondersteund.''
Is zo’n planningstool ook iets voor jouw afdeling, of wil je meer weten over het planproces van groepsvaccinaties? Neem dan contact op met onderstaande consultant.
