Veerkracht bij Levvel5
Een overname door een andere organisatie is vaak hectisch en heeft veel impact, zowel op medewerkers als op processen, systemen, contractafspraken etc. Toen jeugdzorgorganisatie Levvel5 ontstond door een overname, schakelden zij consultants van Q-Consult Zorg en talenten van Q-Talent in om te ondersteunen bij de continuïteit van processen en het stabiliseren van de zorgadministratie. Benieuwd wat nodig is voor een stabiele zorgadministratie? Wij zetten de vijf essentiële elementen op een rij.
Over Levvel5
Levvel5 is een gespecialiseerde jeugdzorgorganisatie in Noord-Holland. De organisatie is ontstaan door een overname van Lijn5, waardoor zij onderdeel werden van Stichting Levvel. Meerdere consultants van Q-Consult Zorg en talenten van Q-Talent zijn afgelopen anderhalf jaar in diverse rollen (medewerker zorgadministratie, contractbeheer, adviseur facturatie & senior zorgadministratie) ingezet om de zorgadministratie te stabiliseren.
1. Werkprocessen zijn duidelijk vastgelegd
Het duidelijk vastleggen van werkprocessen zorgt voor eenduidigheid binnen de afdeling en maakt het eenvoudiger om nieuwe collega’s in te werken. Bij Levvel5 is in een korte periode een groot aantal nieuwe medewerkers ingewerkt. Duidelijke werkafspraken waren hierbij van essentieel belang. Het maakt direct inzichtelijk waar de mogelijkheden tot procesoptimalisatie zitten. De consultants van Q-Consult Zorg hebben, in nauwe samenwerking met een afvaardiging van de werkvloer, ondersteund bij het op papier zetten van de processen.
2. Investeren in het inwerken van nieuwe medewerkers
Vanuit Levvel5 is veel tijd gestoken in het goed opleiden van nieuwe werknemers door een intensieve begeleiding. Wanneer werknemers beter ingewerkt zijn, is de kans groter dat zij snel mee kunnen in de werkzaamheden en taken. Dit geeft duidelijkheid en indirect meer plezier in hun werk. Geef bestaande medewerkers dus de ruimte, tijd en waardering om nieuwe krachten in te werken.
3. Gebruik een steun in de rug om vervolgens op eigen benen te staan
Het grote verloop van medewerkers in de stormachtige fase van een overname is een risico voor de bedrijfsvoering. Door de inzet van externen wordt de continuïteit van kritieke processen geborgd. Daarnaast stimuleert de frisse blik vernieuwing en verbetering.
Een werkbezoek bij de afdeling zorgadministratie van een vergelijkbare organisatie kan ook nieuwe inzichten bieden. De ervaring leert dat dit erg leuk en inspirerend is!
4. Het coördineren van de jaarovergang
De zorgadministratie is de aangewezen afdeling om de coördinatie van nieuwe contractafspraken, waaronder tarieven voor het volgende jaar, op zich te nemen. Zij doen dit niet alleen, maar vormen wel de spin in het web. Zij kennen de producten uitvoerig en hebben korte lijntjes met functioneel applicatiebeheer, contractbeheer en control. Het afstemmen van de inkoopprocessen en de planning met alle stakeholders is van groot belang. Het resultaat? Een vlot lopende inventarisatie, controle en inrichting van de nieuwe producten en tarieven.
5. Inzetten op gezamenlijke stuurinformatie
De werkprocessen die in element 1 zijn aangescherpt, kunnen pas optimaal functioneren wanneer er informatie beschikbaar is die overzicht biedt. Binnen Levvel5 zijn er duidelijke sjablonen gemaakt om missende financiering, ontbrekende beschikkingen, inrichtingsproducten en meer, inzichtelijk te maken. Voordeel is dat alle werknemers in één oogopslag zien waar aan gewerkt kan worden.
Levvel5 over de samenwerking met Q-Consult Zorg en Q-Talent
“Erg prettig om direct tijdens het eerste gesprek al meteen geholpen te worden om orde te krijgen in de werkzaamheden die allemaal gedaan moeten worden. Er wordt meegedacht en er is een goede inschatting welke medewerkers passen in de organisatie waar het werk gedaan moet worden. Er was direct een klik tussen de medewerkers van Q-Consult Zorg en de medewerkers van de Zorgadministratie. Dit heeft geleid tot een succesvolle samenwerking. Tussentijds bij nieuwe vragen waren Q-Consult Zorg en Q-Talent ook altijd direct bereid om te helpen en mee te denken. Een hele vruchtbare samenwerking!”
– Winny Vreede (Teamleider Zorgadministratie Levvel5)
Kernboodschap van dit project
Afgelopen anderhalf jaar zijn er gezamenlijk mooie, duurzame stappen gezet en is er weer meer rust en continuïteit bij Levvel5. De kernelementen die wij signaleerden om dit te bereiken zijn werkprocessen sterker vastleggen, aandacht voor het inwerktraject van nieuwe medewerkers, frisse blik op de werkzaamheden, tijdige afstemming en gebruik van inzichtelijke stuurinformatie. Belangrijk is om continu met elkaar alert te blijven of deze kernelementen op orde zijn. Dat is van belang voor een goed draaiende zorgadministratie.
