Wat moet er minimaal aanwezig zijn voor het succesvol opzetten van integraal capaciteitsmanagement?

Visie en veranderkracht
Draagvlak voor ICM in alle lagen van de organisatie begint bij een duidelijke visie op integraal capaciteitsmanagement. Het is belangrijk dat deze visie (bij voorkeur gevoed door een noodzaak om aan de slag te gaan) uitgedragen wordt door alle leidinggevenden op ieder niveau. Naast een duidelijke visie en noodzaak moet ICM standaard onderdeel zijn van de governancestructuur van de organisatie (lees hier meer over in dit artikel). ICM vraagt om (gedeeltelijke) centrale regie en besluitvorming, waarvoor draagvlak in de organisatie moet zijn. Daarbij is het van essentieel belang dat zorgprofessionals betrokken worden. Alleen dán ontstaat commitment en veranderbereidheid om de doelen die je met ICM nastreeft te bereiken.

Bekwaam personeel
Op alle niveaus, van operationele planners tot aan de raad van bestuur, moeten keuzes gemaakt worden die de doorstroom van patiënten en benutting van capaciteiten beïnvloeden. Dit betekent dat het handig én noodzakelijk is dat kennis van capaciteitsmanagement op alle niveaus aanwezig is en men dezelfde taal hierover spreekt. Want, afhankelijk van de functie moeten professionals deze principes ook toepassen! Zorg dat je als organisatie capaciteitsmanagementtrainingen per niveau aanbiedt, de adviseurs capaciteitsmanagement de verschillende functies laat begeleiden en de overleg- & communicatiestructuren (zie tevens artikel 3) met elkaar verbindt.

Beschikbaarheid van data
In artikel 4 bespraken we al het belang van het gebruik van data bij ICM. Aan deze data die gebruikt wordt, worden drie eisen gesteld: juiste data, realistische data en toegankelijke data. We lichten deze eisen toe:

• Juiste data: in de eerste plaats gaat het binnen ICM om hantering van de juiste data. Datahantering bij ICM is complex. Organisaties zijn vaak gewend te werken met financiële data (bijv. DBC analyses), terwijl we voor ICM juist logistieke data nodig hebben (bijv. verrichtingen en handelingen die een afdeling daadwerkelijk uitvoert en de daadwerkelijke tijd die hieraan wordt besteed). Deze data verschillen in sommige situaties van elkaar. Dit betekent dat er afstemming nodig is tussen informatiemanagement en de experts op het gebied van ICM om te komen tot de juiste informatie.
• Realistische data: data moet een goede weergave van de werkelijkheid zijn. “Garbage in, is garbage out”. Dit betekent dat tot op operationeel niveau vooraf gedefinieerd moet zijn welke data belangrijk is. Vervolgens is het de uitdaging om deze op effectieve en efficiënte wijze te registreren in het systeem.
• Toegankelijke data: betekent dagelijks beschikbare en bereikbare logistieke data voor iedere professional die de data nodig heeft om de juiste keuzes te maken. Idealiter komt de data in ruwe, onbewerkte vorm. Voor de professionals die stuurinformatie gebruiken op basis van de data kan gedacht worden aan een dashboard in een EPD. Op het dashboard is de stuurinformatie zichtbaar die voor deze professional relevant is. Denk hierbij aan toegangstijden, aantallen nieuwe en controle- patiënten en benuttingspercentages van een polikliniek.

Tips voor het creëren van de juiste randvoorwaarden

1. Breng een enthousiaste groep mensen binnen de organisatie bij elkaar die gelooft in de kracht van integraal capaciteitsmanagement en laat deze groep gezamenlijk de ICM visie voor de organisatie opstellen.
2. Stimuleer de groep tot het zetten van een eerste stap en het zichtbaar maken van de activiteiten, eerste resultaten en successen. Zoek bij die eerste stap naar een afdeling of proces waar noodzaak is tot veranderen en capaciteitsmanagement een hulpmiddel kan zijn.
3. Maak een opleidingsplan voor de verschillende lagen in de organisatie. Met als inhoud de basisprincipes capaciteitsmanagement en de visie van de organisatie op integraal capaciteitsmanagement.
4. Betrek bij capaciteitsmanagement continu zorgprofessionals, bijvoorbeeld om uitgangspunten te bepalen, commitment/vertrouwen in data te krijgen en KPI’s te bepalen.

Dit zevende artikel is de afsluiter van de reeks over integraal capaciteitsmanagement. ICM gaat niet over één nacht ijs en vraagt tijd, aandacht en doorzettingsvermogen. Kleine stapjes met directe resultaten zijn het startpunt en maken het mogelijk de verschillende elementen van ICM steeds verder uit te bouwen. Meer weten? Volg de training Integraal Capaciteitsmanagement of neem contact met ons op!