Een toekomstbestendige zorgadministratie

Zo neem je de afdeling mee in cultuurverandering

Een toekomstbestendige zorgadministratie

De komst van het zelfonderzoek in 2013 veranderde veel voor afdelingen zorgadministratie. Waar de afdelingen voor 2013 vrij ‘onzichtbaar’ waren binnen de organisatie en zich voornamelijk bezig hielden met achteraf corrigeren, werd er nu een adviserende rol gevraagd. Ook de komst van Horizontaal Toezicht vraagt meer zichtbaarheid van de afdelingen. Door te kijken naar hoe er aan de bron wordt geregistreerd, moeten medewerkers met iedereen van de organisatie in gesprek. Deze veranderingen zorgen voor een cultuuromslag: een andere manier van werken, waarbij ook andere competenties nodig zijn. Wat betekenen deze veranderingen voor de positie van en de sfeer op de afdeling Zorgadministratie? Wat doet dit met de afdelingscultuur?

Wij organiseren regelmatig intervisiebijeenkomsten om kennis en ervaringen tussen zorgaanbieders uit te wisselen. In mei 2019 stond een bijeenkomst in het teken van ‘Een toekomstbestendige zorgadministratie’. De aanleiding van deze bijeenkomst zijn bovengenoemde veranderingen. Wij merken dat de invoering van het zelfonderzoek en HT ook een cultuuromslag vraagt op veel afdelingen – wat weerstand en spanningen op kan leveren. Hoe ga je hier als hoofd Zorgadministratie of als manager mee om? En hoe speel je hierop in? Bij de intervisiebijeenkomst waren 12 hoofden zorgadministratie en managers van verschillende zorgorganisaties aanwezig. De belangrijkste uitkomsten van deze bijeenkomst hebben wij gebundeld tot onderstaand artikel. Voor een actueel overzicht van onze bijeenkomsten, klik hier.

Succesvolle cultuurverandering
Een essentieel onderdeel van succesvolle cultuurveranderingen is het creëren van draagvlak en het voorkomen van weerstand bij medewerkers. Een verandering levert bij veel mensen spanning op, wat maakt dat medewerkers meegenomen moeten worden in het veranderproces. Als hoofd of manager van een afdeling kan het helpen om in een periode van verandering de week of dag te beginnen met een gezamenlijke week- of dagstart. Een dergelijke start zorgt voor een actieve werkhouding van medewerkers en maakt dat collega’s weten waar de ander mee bezig is. Dit bevordert samenwerking.

Heldere communicatie is in een verandertraject essentieel. Niet alleen is het voor medewerkers prettig om te weten waar iedereen mee bezig is, ook is het fijn om duidelijk te hebben waar je als afdeling naartoe werkt. In de praktijk blijkt dat het hebben van een centraal whiteboard of poster, met daarop de veranderingen of doelstellingen, een succesvolle uiting is. Dit biedt medewerkers ook duidelijkheid. Zijn er doelen behaald? Vier ze dan! Want succes vieren is een goed middel om de intrinsieke motivatie van medewerkers aan te spreken. Geef daarnaast opvolging aan wat je belooft: dit zorgt voor vertrouwen. “Zeg wat je doet, en doe wat je zegt”.

Veranderende positie van de medewerkers
De komst van het zelfonderzoek en de implementatie van Horizontaal Toezicht heeft de rol en de zichtbaarheid van de zorgadministratie in de organisatie vergroot. De zorgadministratie is een gesprekspartner geworden. Dit vraagt om andere competenties van medewerkers, om hogere functie-eisen en een hoger opleidingsniveau van DBC-adviseurs. Houd bij het aannemen van personeel rekening met hoe deze persoonlijkheden passen binnen het team. De behoeften van medewerkers die al langer op de afdeling zitten (en een andere manier van werken gewend zijn) zijn anders dan die van nieuwe medewerkers. Hierover in gesprek blijven en duidelijk over communiceren helpt. Dat beaamt ook Lisette Folge, hoofd zorgadministratie en facturatie bij het Zaans Medisch Centrum. Zij zag de functie-eisen voor de medewerkers op haar afdeling veranderen gedurende de jaren en houdt hier in het aansturen van haar team rekening mee.

De ideale teamsamenstelling
Als team succesvol een cultuurverandering doormaken is lastig, want onzekerheid kan leiden tot weerstand en vertrek van medewerkers. Dit voorkomen kunnen we uiteraard niet, maar hier aandacht voor hebben wel. Voor een prettige werksfeer binnen een team is het belangrijk dat iedereen open durft te communiceren. De ‘durf’ om dit te doen komt als mensen inzicht hebben in hun eigen communicatiestijl en die van anderen. Zo kunnen de teamrollen van Belbin of de DISC-persoonlijkheidstest nuttige tools zijn om meer inzicht te krijgen in elkaar. Daarnaast is het goed om in de gaten te houden dat financiële waardering niet het enige component is om medewerkers aan de organisatie te binden. Werksfeer, doorgroeimogelijkheden en opleidingen zijn evenzo van belang.

Horizontaal Toezicht is bij veel ziekenhuizen geïmplementeerd of wordt opgestart. Deze ontwikkeling gaat wederom zorgen voor een cultuurverandering op de zorgadministratie. Om Horizontaal Toezicht goed van de grond te krijgen is het essentieel hier rekening mee te houden. Blijft met medewerkers communiceren en neem ze mee in deze verandering! Dit levert een fijne werksfeer, tevreden werknemers en hogere productiviteit op! Wil je meer weten over de rol van cultuur in uw instelling en ondersteuning bij hoe deze te beïnvloeden? Neem dan contact op met onderstaande consultants.