Het belang van integraal overleg & heldere communicatie

Integraal capaciteitsmanagement in ziekenhuizen #3

Het belang van integraal overleg & heldere communicatie

Integraal capaciteitsmanagement (ICM) is noodzakelijk om in te spelen op de veranderingen binnen het Nederlandse zorglandschap. Om ICM op te zetten is een aantal elementen noodzakelijk. Eén van de zeer relevante componenten voor het succesvol uitvoeren van ICM is het hebben van integrale overleggen en het hanteren van heldere communicatie. Zonder dit element blijft iedereen op zijn eigen eiland binnen de organisatie capaciteiten besturen en blijft benutting in de hele keten, vanuit patiëntenperspectief, suboptimaal. Wat is daarbij belangrijk?

Waarom integraal overleg & communicatie bij ICM?
Het loopt tegen het einde van het jaar en plotseling mogen patiënten niet meer ingepland worden omdat het productieplafond met zorgverzekeraars bereikt is. Voor met name de poliklinieken vraagt dit plotseling veel werk en energie om daarop bij te sturen. Een voorbeeld dat de afgelopen jaren voor veel ziekenhuizen herkenbaar is, hoewel er nu vanuit de hoofdlijnakkoorden een omgekeerde situatie wordt nagestreefd om groei te beperken. Met een goed ingerichte integrale overlegstructuur kan hier op worden geanticipeerd, omdat alle lagen in de organisatie beter geïnformeerd zijn over het productieverloop en daarop vroegtijdig kunnen bijsturen.

Om integrale besluitvorming over de beschikbaarheid van capaciteiten van verschillende eenheden in een ziekenhuis te hebben en proactief te sturen, zullen gemandateerde vertegenwoordigers van die eenheden structureel bij elkaar moeten komen. Doet een ziekenhuis dit niet? Dan blijft iedere eenheid of deelcapaciteit onafhankelijk zijn capaciteit beschikbaar stellen en inplannen met het risico op een slechte doorstroom van patiënten en benutting van capaciteiten als gevolg. Teamleiders en planners van de verschillende capaciteiten op operationeel niveau weten met veel moeite een deel van die risico’s te beperken door het ‘blussen van brandjes’, maar zeker niet altijd. Vaak zijn er ook op strategisch niveau afspraken gemaakt, maar mist hierbij de vertaalslag naar het tactisch- en operationeel niveau. Moeten we dan nog meer overleggen organiseren? Nee, dat zeker niet. Afstemming over de beschikbaarheid van capaciteiten moet zoveel mogelijk standaard onderwerp van gesprek zijn in de reeds bestaande integrale overleggen op strategisch, tactisch en operationeel niveau en overleggen binnen de eenheden.

Wat is integraal overleg & communicatie bij ICM?
Integraal overleg & communicatie bij ICM betekent dat je op strategisch, tactisch en operationeel niveau periodiek overleg hebt met de betrokken stakeholders. Overleg is nodig om:

  • te monitoren en evalueren vanuit de logistieke kaders;
  • vooruit te kijken en besluiten te nemen over capaciteitsinzet in de toekomst;
  • afspraken te maken hoe besluiten gecommuniceerd worden naar andere niveaus en relevante stakeholders in het ziekenhuis en follow-up daarvan.
  • Download Download hier het overzicht van benodigde overleggen
  • Inrichting aanpassen op de governancestructuur

    Tip 1: sluit met het integraal overleg ICM aan bij de formele governancestructuur van het ziekenhuis.

    Het gaat om invloed. Wie heeft welk mandaat om besluiten te nemen en zitten de juiste mensen aan tafel om knopen door te hakken? Inventariseer als kartrekker ICM eerst welke overleggen er op ieder niveau al bestaan en voeg waar nodig capaciteitsmanagement toe aan de agenda aansluitend op andere niveaus. Daar waar er op een niveau een overleg mist, voeg je deze toe.

    Tip 2: ben je bewust van en beweeg jezelf in de informele governancestructuur.

    Met het integreren van ICM in de overleg- en besluitvormingscyclus in de formele governancestructuur alléén ben je er nog niet. Ook dien je je bewust te zijn van de informele governancestructuur. Het informele circuit zijn de gesprekken op de gang vóór en ná de formele overleggen, de koffiezetapparaatgesprekken en de 1-op-1 gesprekken die van invloed zijn op de besluitvorming in de formele overleggen. Als kartrekker ICM zal je je ook in dit circuit moeten begeven om het belang van ICM uit te dragen en via deze weg besluitvorming in de formele overlegstructuur te beïnvloeden. De vertegenwoordigers van de medisch specialisten, die heel goed weten wat er speelt en welke ontwikkelingen er zijn, hebben samen met het lijnmanagement, die de bedrijfsmatige kant beheersen, een belangrijke rol binnen de verschillende overleggen. De ICM-adviseur is daarbij faciliterend en ondersteunend, onder andere door de onafhankelijkheid en de beschikbaarheid over de data-analyses die de besluitvorming ondersteunen.

    In het volgende artikel zullen we de pijler over een centrale, faciliterende afdeling met adviseurs ICM verder uitdiepen. Nu al meer weten? Volg de training Integraal Capaciteitsmanagement of neem contact op met Sanne van Logten of Laurens van den Bosch.

    Over deze reeks
    Ziekenhuizen worden steeds meer gedwongen om capaciteiten integraal op elkaar af te stemmen en in te richten. Toch zijn er nog veel knelpunten die het optimaal invoeren van integraal capaciteitsmanagement in ziekenhuizen belemmeren. Koplopers op het gebied van ICM zijn in staat ICM op meerdere onderdelen vorm te geven binnen de organisatie. Deze 7-delige artikelreeks geeft inzicht in die verschillende onderdelen door antwoord te geven op de volgende drie vragen: “Wat is ICM?”, “Wat zijn de 5 essentiële elementen van ICM”, en “Wat zijn de randvoorwaarden om ICM in de organisatie te organiseren?”. Hopelijk helpt deze artikelreeks organisaties met het verder vormgeven van ICM binnen hun eigen organisatie.