Is ontregelen de oplossing voor werkdruk en PNIL- en verzuimkosten?
In 2018 is de beroepsvereniging VvAA gestart met de Nationale (Ont)regelmonitor. Middels deze monitor wordt gemeten hoeveel registratielast zorgprofessionals ervaren. Na de nulmeting in 2018 zijn er landelijk veel initiatieven gestart om te ‘ontregelen’. Echter, uit een recente meting van de Nationale (Ont)regelmonitor blijkt dat verlaging van de ervaren registratielast uitblijft. De hoge registratielast maakt dat zorgprofessionals minder tijd aan primaire zorgverlening kunnen besteden. Het gevolg? Minder werkplezier voor de professional en onnodige stijging van de (PNIL- en verzuim)kosten. Daar moet verandering in komen! Hoe kunnen zorgorganisaties de theoretische maatregelen uit landelijke ontregelinitiatieven omzetten naar een pragmatische aanpak om op de werkvloer te ontregelen?
- Zorg voor draagvlak binnen de organisatie
Start het ontregelen met het in kaart brengen van de grootste knelpunten rondom registratie. Hierbij gaat het niet alleen om een ‘lijstje hier of vinkje daar’: focus op de gehele processen. Regeldruk is namelijk vaak een optelsom van meerdere elementen. Voor medewerkers is het lastig om te zien welke zaken écht verplicht zijn. Organiseer vervolgens werksessies rondom de topprocessen, waarbij alle betrokken functies zijn vertegenwoordigd. Op deze manier wordt in één sessie direct stilgestaan bij de diverse belangen en kan sneller overgegaan worden tot schrappen of versimpelen. Ook verhoogt dit het draagvlak.
- Toon lef!
Zodra er weloverwogen besloten is om een regel te schrappen, moet er doorgezet worden. Oók als er negatieve reacties naar voren komen. Schrappen vraagt nu eenmaal om een gedragsverandering en dat kost tijd. Toon ook lef in de samenwerking met externe stakeholders: betrek deze bij het ontregelen. Ga bijvoorbeeld in gesprek met de zorgverzekeraar over de manier van verantwoorden: als de organisatie kan aantonen dat een andere manier van verantwoorden minder tijd kost en dus kosten bespaart, dan zal de zorgverzekeraar bereidwillig zijn daaraan mee te werken.
- Investeer in cultuurverandering
Het succes van ontregelen valt of staat met cultuurverandering. Wanneer er een nieuwe manier van registreren is vastgesteld, moet deze verandering op een goede manier besproken worden met de werkvloer. Als zorgprofessionals begrijpen waarom er sprake is van een nieuwe manier van registreren, dan zal deze sneller op de werkvloer worden omarmd.
- Evalueer en vier kleine successen
Ontregelen is een continu proces. Zodra de veranderde manier van registreren is opgenomen in het werkproces, is het belangrijk te evalueren of dit tot het beoogde resultaat heeft geleid. Plan daarom een evaluatiemoment voor elke ontregeloplossing in. Stel vast of de registratielast is verminderd en vier de kleine successen, deze zorgen voor een olievlekeffect! Wees ook niet bang om zaken terug te draaien wanneer het beoogde effect uitblijft.
Dit artikel is verstenen in de decembereditie (2019) van Fizier, het tijdschrift voor zorgfinancials. Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem dan contact op met onderstaande consultant.
