Veilig Thuis op weg naar ISO-certificering

“Koppel kwaliteit aan de visie van de organisatie!”

Veilig Thuis op weg naar ISO-certificering

Op 19 en 20 juni 2019 vond de ISO-certificering van Veilig Thuis Zuidoost-Brabant plaats. Afgelopen jaar heeft de organisatie hier hard naar toegewerkt. Met resultaat, want Veilig Thuis Zuidoost-Brabant heeft de audit succesvol doorlopen en is nu gecertificeerd volgens de ISO 9001:2015 norm. Welke keuzes heeft de organisatie in de weg hier naar toe gemaakt en welke tips heeft zij voor andere Veilig Thuis-organisaties? We gaan hierover in gesprek met Marleen van der Westerlo (kwaliteitsfunctionaris bij Veilig Thuis Zuidoost-Brabant) en Marjolein Schimmel (adviseur kwaliteit en veiligheid bij Q-Consult Zorg), beiden betrokken bij het traject voorgaand aan deze ISO-certificering.

Over het traject
Marleen is aangenomen bij Veilig Thuis Zuidoost-Brabant om het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) op te zetten. Daarnaast voert ze ook andere taken uit in relatie tot kwaliteit: Marleen coördineert de interne audits en calamiteitenonderzoeken en is preventiemedewerker. Marleen heeft Marjolein gevraagd om te ondersteunen bij het opzetten van de interne audits en trainen van interne auditoren. Later werd zij een sparringpartner voor Marleen in het verder opzetten van het KMS en de norminterpretatie. Marleen en Marjolein hebben samen eind 2018 een ISO 0-meting uitgevoerd om te kijken hoe ver de organisatie op weg was richting certificering. Daar kwam toen uit dat de organisatie al een eind op weg was. Daarop is besloten om nog een half jaar te nemen om de puntjes op de i te zetten, en daarna te gaan certificeren. De certificering heeft in juni succesvol plaatsgevonden.

Hoe zijn jullie aan de slag gegaan met kwaliteit en het opzetten van het kwaliteitsmanagementsysteem?
Marleen: “Het opzetten van een KMS was nieuw voor ons. Ik had een training van de NEN over de ISO 9001:2015 norm gevolgd. Toch vond ik de ISO-norm moeilijk te interpreteren en lastig te vertalen naar de Veilig Thuis-situatie. Daar heeft Marjolein mij bij geholpen, onder andere door het uitvoeren van een 0-metingtraject.”

Hoe ziet een 0-metingtraject er uit?
Marleen: “Marjolein en ik hebben eerst een documentenstudie gedaan om te kijken wat er allemaal al was (procedures, beleidsstukken). Daarna zijn interviews afgenomen met een dwarsdoorsnede van de organisatie: van directie tot uitvoerend medewerkers. Wat ik hier heel waardevol aan vond, is dat ik kon leren van alle gesprekken. De medewerkers gaven mij input over wat zij goed vonden gaan en waar nog aan gewerkt diende te worden. Aan het einde van de dag kreeg ik altijd van Marjolein een terugkoppeling. Later kwam er een totale terugkoppeling aan het MT en de medewerkers. Naast dat er uit kwam dat we al op de goede weg waren, kwamen er ook nog een paar verbeterpunten uit. Bijvoorbeeld over hoe we omgaan met de implementatie van nieuwe zaken zoals de invoering van het nieuwe handelingsprotocol en verbeterde meldcode. Door de 0-meting hebben we nu meer structuur in het aanpakken van nieuwe onderwerpen gekregen.”

Marleen, wat vond je van de 0-meting?
Marleen: “De 0-meting was voor ons puur om een verbeterslag op het gebied van kwaliteit te maken. Er hing dus niets van af. Zelfs zonder certificering raad ik andere Veilig Thuis-organisaties aan om een 0-meting te doen. Een objectieve blik is echt een aanrader. Doordat Marjolein is geweest (dat vonden collega’s in het begin ook spannend), waren daarna de certificeringsgesprekken ook minder spannend.”

Wat is jullie visie op kwaliteit in de Veilig Thuis-sector?
Marleen: “Wij willen staan voor de veiligheid van alle bewoners in onze regio, met zicht op veiligheid, transparantie, conform wetgeving en met respect naar de cliënt. Onze visie hangt boven onze strategiekaart. Bij alles wat we doen komen we terug op deze strategiekaart. We hebben elke twee weken MT-beleid (overleg waarbij MT en de medewerkers beleid en kwaliteit aansluiten). Hierin bespreken we onze resultaten en toetsen we deze aan onze strategie. We krijgen zelfs van samenwerkingspartners het compliment dat we één lijn uitstralen.”

Marjolein: ‘Wat ik mooi vind, is dat de visie van Veilig Thuis Zuidoost-Brabant op kwaliteit aansluit op de visie van de organisatie. Ze hebben een integraal management systeem gemaakt dat ondersteunend is aan het leveren van kwaliteit voor de cliënt. Zo meten ze wat ze willen weten en reflecteren dan of ze op de juiste koers zijn en wel of niet moeten bijstellen.”

Welke tips willen jullie andere Veilig Thuis-organisaties meegeven?
Marleen: “Mijn tip aan andere VT-organisaties is: kijk goed wat je zelf nodig hebt als organisatie en wat je onder een KMS verstaat. Hoe sluit deze aan bij jouw organisatie? Daarbij is een extern persoon helpend, die kijkt namelijk anders naar de organisatie. Dit gaf ons veel vertrouwen en energie en we zijn vernieuwender gaan denken.”

Marjolein: “Ik wil de volgende tip aan Veilig Thuis-organisaties meegeven: blijf jezelf kritische vragen stellen, blijf jezelf ontwikkelen! En koppel alles wat je doet (bijv. de doelen en stuurinformatie) aan de visie van je organisatie. Ik zie dat sommige organisaties makkelijk beleidsstukken en meetinstrumenten overnemen vanuit andere organisaties, bijvoorbeeld van de (oude) moederorganisatie. Als je een stap wilt maken om de kwaliteit te verbeteren is het mooi om een KMS te ontwikkelen dat aansluit bij de eigen visie. Daarbij kan je natuurlijk stukken van anderen gebruiken (afkijken is immers een hele snelle manier van leren, en opnieuw het wiel uitvinden is zonde), maar vertaal het wel naar je eigen praktijk.”

Wilt u meer handvatten om aan de slag te gaan met (de visie op) kwaliteit binnen uw organisatie? Of bent u op zoek naar ondersteuning en/of een sparringpartner in de weg richting ISO-certificering? Neem dan contact op met één van onderstaande adviseurs.