BI-teams verdrinken in duizenden lijstjes

Hoe komen organisaties tot duizenden lijstjes?

Zowel in de curatieve zorg als de langdurige zorg zien we dat BI-medewerkers veel tijd kwijt zijn aan kortetermijnvragen waardoor strategische ontwikkelingen voor de lange termijn achterblijven. Enerzijds ligt de vraag voor ad-hoclijstjes bij de interne organisatie en de directe zorg. Denk bijvoorbeeld aan een overzicht van patiënten met bepaalde gezondheidskenmerken of een lijst met facturen waar het factuurnummer ontbreekt. Soms is deze informatie ook beschikbaar in het EPD, maar wordt hiervoor toch het BI-team benaderd. 

Anderzijds zijn dit aanleveringen die gedaan moeten worden voor landelijke programma’s, bijvoorbeeld voor de NZA of wetenschappelijk onderzoek. Naast het maken van een query voor de juiste selectie, vergt het beheer van al deze lijstjes ook tijd en aandacht. Denk aan de overgang naar een nieuw datawarehouse. De initiële tijd en de ballast die je creëert, verhinderen de professionalisering van het datagedreven werken in veel zorginstellingen. 

Welke oorzaken liggen ten grondslag aan dit probleem? 

1. BI-team blijft informatieverzoeken beantwoorden
De behoefte aan informatie in de organisatie is oneindig. Doordat het BI-team deze informatieverzoeken bijna altijd beantwoordt, blijven opdrachtgevers met nieuwe verzoeken komen. Zowel het management als het BI-team trapt niet op de rem. Dit komt doordat zij gebonden zijn aan hun eigen kortetermijndoelen (denk aan de begroting en de Service Level Agreement) en vaak geen veranderkundige ervaring hebben. 

2. Datagedreven werken ligt buiten de comfortzone van medewerkers
Veranderingen op de werkvloer roepen vaak weerstand op bij medewerkers, omdat ze de bekende en dus vertrouwde manier van werken (deels) los moeten laten. Het nieuwe datagedreven werken vraagt om veranderingen bij het BI-team, wat buiten de comfortzone ligt. Medewerkers zijn daardoor geneigd vast te houden aan de huidige manier van werken. 

3. Snelle uitstroom van data-specialisten van buiten de zorg
Nieuwe data-specialisten van buiten de zorgsector vertrekken snel weer uit de organisatie, omdat zij geen ruimte krijgen voor uitdagende en vernieuwende projecten.

4. Directie heeft onvoldoende zicht op oorzaken
Hoewel de directie wel constateert dat strategische doelen niet worden gerealiseerd, hebben zij onvoldoende zicht op oorzaken uit de dagelijkse praktijk om dit op te lossen. 

Wat zijn mogelijke oplossingen? 

• Breng het aantal informatieverzoeken omlaag
  De druk uit kan verlicht worden door het aantal informatieverzoeken naar beneden te brengen. Dit kan door enerzijds minder medewerkers bevoegd te maken voor het indienen van een verzoek en anderzijds door vaker ‘nee’ te zeggen. Beoordeel binnenkomende verzoeken strenger op basis van waarde en tijdsinvestering. 
   
• Beleg verzoeken bij een gespecialiseerd team van data-analisten
  Een tweede oplossing ligt in de organisatiestructuur. Beleg informatieverzoeken decentraal bij een gespecialiseerd team van data-analisten met eigen domeinkennis om het BI-team te ontlasten. Dit creëert ruimte voor het BI-team om te investeren in een goede infrastructuur en generiek toepasbare dashboards. In de toekomst zit er potentie in augmented analytics, waarbij dataselecties geautomatiseerd worden in bijvoorbeeld Power BI. 
   
• Meer samenwerking, kennisdeling en standaardisatie
  Voor het beantwoorden van landelijke dataverzoeken zien wij zorgorganisaties hetzelfde wiel uitvinden. Hierin ligt een rol voor de brancheorganisaties om samenwerking, kennisdeling en standaardisatie te stimuleren. Een eerste stap zou een landelijk beheerd forum kunnen zijn waar praktische kennis over techniek en definities gedeeld worden. Een volgende stap is een door brancheorganisaties beheerde omgeving waarin de meest recente scripts staan om te voldoen aan de landelijke dataverzoeken.