Hoe beïnvloedt de hoge administratieve werkdruk het werkplezier van zorgprofessionals?

Uit het onderzoek van de denktank (Ont)Regel de Zorg blijkt dat professionals in de zorg maar liefst 40% van hun tijd met administratieve handelingen bezig zijn. De hoge administratielast draagt bij aan de arbeidsmarktproblematiek. Zorgprofessionals kunnen minder plezier in hun werk ervaren, waardoor de zorgsector minder aantrekkelijk is voor werkzoekenden. Ook kan de hoge administratielast zorgen voor een verlaagde betrokkenheid van zorgprofessionals. Deze gevolgen tezamen vormen een structureel probleem voor het kunnen aanbieden van voldoende zorg, zeker met de huidige toenemende zorgvraag. Stagiair Nienke doet de komende maanden onderzoek naar (Ont)regel de Zorg. Wat is het effect van de hoge regeldruk op professionals in de zorg? En hoe kunnen we de regeldruk verlagen?

Nienke, waarom heb je het onderwerp (Ont)regel de Zorg gekozen? 
“Veel vrienden en familie werken in de zorg of volgen een zorg-gerelateerde opleiding. Uit hun verhalen kwam naar voren dat er onwijs veel geregistreerd moet worden in huidige zorgorganisaties en dat dit veel frustratie oplevert. De administratieve rompslomp hindert zorgprofessionals hun primaire werk goed te doen: zorg leveren aan de patiënt. Ook werd mij tijdens mijn bachelor Gezondheid en Leven aan de Vrije Universiteit in Amsterdam duidelijk dat de zorg efficiënter kan. Ik hoop hier iets aan bij te kunnen dragen door tijdens mijn scriptie voor de master in management in dit onderwerp te duiken.”

"De administratieve rompslomp hindert zorgprofessionals hun primaire werk goed te doen: zorg leveren aan de patiënt. "

Wat ga je precies onderzoeken?
“Ik onderzoek nu hoe de administratieve werkdruk de engagement (betrokkenheid) van zorgprofessionals beïnvloedt. Ik vermoed namelijk dat het uitgebreide scala aan administratieve handelingen in de zorg het werkplezier van de zorgprofessionals tempert. Aan de andere kant zijn er natuurlijk ook noodzakelijke administratieve handelingen rondom de patiënt die moeten worden uitgevoerd. Ik kijk of ik de balans kan vinden tussen wat nodig is qua vastlegging en hoe zorgprofessionals genoeg ruimte kunnen krijgen om hun werk autonoom en met plezier uit te voeren.”

De balans tussen administratieve lasten en werkplezier, interessant! Wat valt je tot nu toe op?
“Het valt mij op dat er al veel initiatieven lopen om de administratieve werkdruk te verlagen in verschillende ziekenhuizen. Toch is het moeilijke aan het verlagen van administratieve handelingen dat er veel verschillende partijen bij komen kijken. Het ziekenhuis voert administratieve lasten in om verantwoording afleggen aan de zorgverzekeraar, terwijl de zorgverzekeraar weer houvast nodig heeft om de kwaliteit van ziekenhuizen te meten. Daarnaast heb je ook nog de overkoepelende partijen zoals het Zorg Instituut, het ministerie van VWS of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) die ook bepaalde eisen stellen. Het verlagen van de administratieve werkdruk is dan ook lastig, omdat vaak meerdere partijen het eens moeten worden over welke regels er wél en welke regels er niet noodzakelijk zijn.”

Valt er, met al deze belanghebbende in het achterhoofd, dan wel te ‘ontregelen’ voor zorgaanbieders?
“Zeker! Het blijkt dat zorgorganisaties veel meer administratieve regels hebben dan nodig is. Niet alle administratieve handelingen binnen organisaties zijn nodig om zich te verantwoorden aan instanties als het NIAZ of de IGJ. In de loop der jaren zijn er steeds meer regels bij gekomen, maar het blijkt dat regels schrappen erg moeilijk is uit angst voor dergelijke derde partijen. Maar lang niet alle administratieve handelingen zijn noodzakelijk. De administratieve regellast verschilt dan ook per zorgorganisatie. Dit toont aan dat sommige regels geen landelijke regels zijn, maar dat organisaties die zelf hebben ingevoerd. Door goed in kaart te brengen welke administratieve handelingen wel verplicht zijn en welke niet, kunnen zorgaanbieders aan de slag met het ontregelen.”

"Het zou interessant zijn om te kijken hoe we binnen de zorg van een coercive system, wat nu veelal heerst, naar een enabling system kunnen gaan."

Kan je iets delen over de insteek van je scriptie?
“Voor mijn scriptie gebruik ik de term formalization om de hoogte van de administratieve werkdruk te meten. Bedrijven met een hoge formalization hebben een hoge mate aan voorgeschreven regels, protocollen en instructies. Dit wordt ook wel een coercive system genoemd. In dit systeem is er veel bureaucratie en werknemers hebben weinig autonomie. In het andere uiterste, een enabling system, bestaat er bijna geen voorgeschreven regels. Wel is er een duidelijk doel gedefinieerd waar het werk toe moet leiden. In het geval van ziekenhuizen zou deze kunnen zijn: passende zorg leveren aan de patiënt. In dit systeem hebben werknemers veel autonomie: ze mogen zelf bepalen hoe ze werken, zolang ze het gedefinieerde doel maar behalen. Het zou interessant zijn om te kijken hoe we binnen de zorg van een coercive system, wat nu veelal heerst, naar een enabling system kunnen gaan.”

Wij zoeken nog deelnemers voor het onderzoek. Bent u medisch specialist in een ziekenhuis en wilt u graag uw kijk op dit onderwerp delen? Of heeft u interesse om het onderzoek na afloop te ontvangen? Neem dan contact op met onderstaande consultants.